Dynamics 365 business process catalog: fra katalog til procesflow

Sådan bruger du Microsofts Dynamics 365 business process catalog i en implementering: vælg processer fra ende til anden, omsæt procesområder til svømmebaneflow med roller og beslutninger, og registrér fit-gap-resultater.

Microsofts business process catalog opstiller de processer fra ende til anden, som Dynamics 365 understøtter, fra acquire to dispose til order to cash. Det fortæller jer, hvilke processer der findes. Et svømmebaneflow viser, hvordan jeres organisation kommer til at køre dem.

Kort fortalt

  • Brug kataloget til at afgøre omfanget: hvilke processer fra ende til anden og hvilke områder der er med.
  • Tegn ét svømmebaneflow pr. proces fra ende til anden, med jeres egne roller som baner.
  • Markér de konfigurerbare beslutninger: workflows, matchning og kreditspærringer.
  • Registrér fit-gap-resultater som noter på de trin, hvor de optræder.
  • Behold katalogets ID'er på flowet, så krav og flow forbliver knyttet sammen.

Kataloget er listen, og flowet er designet

Microsofts business process catalog organiserer Dynamics 365 i processer fra ende til anden (for eksempel procure to pay, order to cash og record to report), hver opdelt i forretningsprocesområder og derefter i enkelte forretningsprocesser. Microsoft anbefaler det som udgangsstruktur for implementeringsprojekter, og det kan importeres til Azure DevOps for at organisere krav og arbejdsopgaver.

Kataloget er et hierarki og ikke et diagram. Det fortæller, at procure to pay omfatter rekvirering af varer, indkøb, modtagelse og betaling af leverandører. Det viser ikke, hvem i jeres organisation der udfører hvert trin, hvor godkendelserne ligger, eller hvad der sker, når en faktura ikke stemmer. Det er de beslutninger, jeres fit-gap-workshops skal afklare, og de er lettest at drøfte på et svømmebaneflow.

Eksemplet nedenfor omsætter katalogets procesområder for indkøb til betaling til et Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management-flow, trin for trin.

Indkøb til betaling i Dynamics 365

Katalogets procesområder for indkøb til betaling som ét flow. Hvert trin svarer til et procesområde. Beslutningerne er der, hvor jeres designvalg hører hjemme.

  1. Rekvirér varer og ydelser

    Indkøbsrekvisitionen og dens workflow. Designvalgene er de indkøbskategorier og kataloger, rekvirenterne ser, og workflowbetingelserne: beløb, kategori og omkostningssted.

  2. Køb varer og ydelser

    Handelsaftale eller tilbudsforespørgsel, frigivelse til en indkøbsordre og bekræftelse. Beslut, om ændringsstyring (godkendelse af indkøbsordren) er slået til, og om indkøbere gennemgår hver rekvisition, eller godkendte rekvisitioner frigives automatisk.

  3. Modtag varer og ydelser

    Varemodtagelsen. Design af lagerstyring (modtagearbejde og kvalitetsordrer) hører til her, hvis I bruger det. For ydelser bekræftes modtagelsen ofte af rekvirenten.

  4. Faktura og match

    Indtastning af leverandørfaktura, match mod indkøbsordren og varemodtagelsen, gennemgang af afvigelser og workflowet for leverandørfakturaen. Matchpolitikken og tolerancerne er blandt de vigtigste beslutninger i hele processen.

  5. Betal leverandører

    Betalingsforslag i leverandørens betalingskladde, betalingsfil til banken og afregning. Designspørgsmålene er betalingsmetoder, bankformater og hvem der godkender betalingskørslen.

Sådan fungerer det

  1. Vælg processer fra ende til anden i kataloget

    Gå katalogets processer fra ende til anden igennem og markér, hvilke der er med i denne fase. Det bliver projektets procesliste og strukturen for kravene.

  2. Tegn ét flow pr. proces fra ende til anden

    Tegn for hver proces, der er med, et svømmebaneflow med jeres egne roller som baner og katalogets procesområder som faser. Start fra standardflowet i D365 og ikke fra det gamle system.

  3. Markér de konfigurerbare beslutninger

    Tilføj hvert workflow, hver matchregel, kreditkontrol og politik som en beslutning på flowet. Det er de punkter, jeres fit-gap-workshops kommer til at drøfte.

  4. Kør fit-gap-workshops på flowet

    Gennemgå hvert flow med nøglebrugere og den funktionelle konsulent, og notér hver forskel som en note på trinnet: passer, konfiguration, procesændring eller extension.

  5. Knyt tilbage til kataloget og DevOps

    Behold katalogets proces-ID'er i trinnenes noter, så hvert flow hænger sammen med kravene og arbejdsopgaverne i Azure DevOps.

  6. Få godkendelse hos procesejeren

    Send hvert flow til godkendelse hos dets procesejer. De godkendte flow bliver designgrundlaget og undervisningsmaterialet.

Faldgruber du skal undgå

  • At behandle kataloget som designet

    Kataloget opstiller, hvad Dynamics 365 kan. Det afgør ikke, hvordan jeres virksomhed arbejder. Hver proces, der er med, har stadig brug for et designet flow.

  • At starte fra AX-flowet eller det gamle flow

    Hvis I tegner den gamle proces og lægger den over på D365, følger de gamle tilpasninger med. Start fra standardflowet og begrund hver forskel.

  • For mange processer i første fase

    Kataloget har hundredvis af forretningsprocesser. Afgræns til det, I har brug for ved go-live, og lad resten vente til senere faser.

  • Flow uden forbindelse til kravene

    Hvis flow og arbejdsopgaver i DevOps ikke deler ID'er, glider de fra hinanden under projektet. Behold katalogets ID'er på begge.

Åbn Dynamics 365 P2P-flowet

Åbn Dynamics 365-flowet fra indkøb til betaling som dit eget diagram, omdøb banerne til jeres roller, og tilføj katalogets ID'er og fit-gap-noter til hvert trin.

Åbn Dynamics 365 P2P-flowet

Relaterede guides

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er Dynamics 365 business process catalog?

Det er Microsofts strukturerede liste over de forretningsprocesser fra ende til anden, som Dynamics 365-apps understøtter, for eksempel acquire to dispose, procure to pay, order to cash, record to report og hire to retire. Hver proces fra ende til anden er opdelt i forretningsprocesområder og enkelte forretningsprocesser, med vejledning til hver.

Hvordan bruger jeg business process catalog i en implementering?

Brug det til at fastlægge omfang og struktur: vælg de processer fra ende til anden, der er med, importér kataloget til Azure DevOps for at organisere krav og arbejdsopgaver, og design hver proces som et flow med jeres roller og beslutninger. Fit-gap-resultater og konfigurationsbeslutninger knyttes derefter til trinnene.

Erstatter kataloget Business Process Modeler i Lifecycle Services?

Microsoft har flyttet implementeringsvejledningen væk fra Business Process Modeler, hvis rutediagrammer er udfaset, og hen mod business process catalog og Azure DevOps. Teams, der brugte BPM-rutediagrammer, har nu brug for et andet værktøj til at tegne og godkende deres procesflow.

Er kataloget kun til Finance og Supply Chain Management?

Nej. Det dækker Dynamics 365-apps bredere, herunder Sales, Customer Service, Field Service, Project Operations og Business Central ved siden af Finance og Supply Chain Management.

Skabelonen bag denne guide

Dynamics 365-procesflow for indkøb til betaling (Finance og SCM) — Redigerbart procesflow for indkøb til betaling i Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management: rekvisitionsworkflow, tilbudsforespørgsel, bekræftet indkøbsordre, varemodtagelse, fakturamatch og betalingskladde.