ERP fit-gap-analyse: sådan kører du en med procesflow

Kort fortalt

• Start fra standardprocessen og ikke fra det gamle system.
• Gennemgå flowet trin for trin, og stands ved hvert beslutningspunkt.
• Klassificér hver forskel som fit, konfiguration, procesændring eller extension.
• Sæt en forretningsmæssig begrundelse og en ejer på hver extension.
• Få den klassificerede gapliste godkendt, før opbygningen starter.

Hvert gap kalder på en beslutning

De fleste fit-gap-analyser fejler på samme måde. Workshops samler hver eneste forskel mellem det gamle system og det nye ERP, hver forskel bliver til et krav, og gaplisten vokser til flere hundrede punkter, som projektet så forsøger at bygge. ERP-systemet ender med at blive tilpasset, så det ligner det system, det afløste.

Den bedre fremgangsmåde behandler hvert gap som en beslutning med tre mulige udfald: ændr forretningsprocessen, så den passer til standarden, brug en konfiguration eller en workaround, som standarden allerede tillader, eller byg en extension, fordi forskellen reelt er pengene værd. SAP kalder det fit-to-standard, Microsofts business process catalog og Oracles metoder følger samme linje, og det virker også til NetSuite.

Et procesflow gør analysen konkret. I stedet for at spørge: har I brug for godkendelser?, gennemgår teamet standardflowet trin for trin og standser ved hvert beslutningspunkt: virker denne frigivelsesstrategi, denne matchregel, denne kreditkontrol for os? Eksemplet nedenfor er SAP's flow fra indkøb til betaling, gennemgået på den måde, en fit-gap-workshop ville gøre det.

Fit-gap på SAP-flowet fra indkøb til betaling

Det almindelige SAP P2P-flow, gennemgået ét trin ad gangen. På hvert trin er spørgsmålet, hvad der adskiller sig fra jeres nuværende proces, og hvilket af de fire udfald det får.

1. Rekvisition og frigivelse

   Det første fit-spørgsmål er frigivelsesstrategien: kan jeres godkendelsesregler udtrykkes som værdi, varegruppe, værk eller kontering? Næsten altid ja. Et ønske om godkendelser efter projektrolle eller matrixleder er et reelt gap og kræver en beslutning og ikke en automatisk opbygning.

2. Kildebestemmelse og indkøbsordren

   Kildebestemmelse og frigivelse af indkøbsordren. Typiske fund: forretningen vil have, at indkøbere ser hver rekvisition (en procesændring, da standarden kan oprette indkøbsordrer automatisk ud fra kontrakter), eller har brug for en godkendelse af indkøbsordren, som den almindelige frigivelsesstrategi allerede dækker (et konfigurationsfit).

3. Varemodtagelse og kvalitet

   Modtagelse med MIGO og det valgfri kontrolparti. Spørg, hvilke materialer der reelt kræver kontrol, og om ydelser bruger ydelsesark. Gap her handler ofte om mobil modtagelse og etiketter, som som regel har svar i standarden eller hos en partner.

4. Fakturakontrol

   MIRO og tolerancenøgler. Det er her, gamle workarounds dukker op: manuelle priskorrektioner og fakturaer betalt uden modtagelser. De fleste bør blive til procesændringer, fordi standardens trevejsmatch er den kontrol, revisorerne forventer.

5. Betaling

   F110 og udligning. Fit-spørgsmålene er betalingsmetoder, bankformater og godkendelse af betalingskørslen. Bankfilformater er konfiguration. Et ønske om at godkende hver betaling for sig er en procesændring, som er værd at udfordre.

Sådan fungerer det

1. Vælg processerne og deres standardflow

   Opstil de processer fra ende til anden, der er omfattet (indkøb til betaling, ordre til betaling, bogføring til rapportering og så videre), og start hver workshop fra leverandørens standardflow og ikke fra en tegning af det gamle system.

2. Invitér dem, der udfører arbejdet

   Hver workshop har brug for procesejeren, to eller tre nøglebrugere, der udfører arbejdet dagligt, og den funktionelle konsulent, der kender standarden. Uden nøglebrugere er gaps gætterier. Uden konsulenten ligner hver forskel et gap.

3. Gennemgå flowet beslutning for beslutning

   Gå flowet igennem i rækkefølge og stands ved hver beslutning og overdragelse. Spørg, hvad der er anderledes i jeres forretning i dag, og hvorfor. Notér forskellen på det trin, hvor den optræder, så gaplisten forbliver knyttet til processen.

4. Klassificér hver forskel

   Giv hver forskel ét af fire udfald: passer som standard, passer med konfiguration, procesændring (forretningen tilpasser sig) eller extension (noget bygges). Notér, hvem der besluttede det, og hvorfor.

5. Udfordr hver extension

   Skriv forretningsværdien og omkostningen ved at bygge og vedligeholde hver extension ned. Hvis ingen kan angive værdien, bliver den til en procesændring. Det er i denne gennemgang, de fleste besparelser i en implementering opstår.

6. Få gaplisten godkendt

   Send den klassificerede gapliste og de opdaterede procesflow til procesejerne til godkendelse, før opbygningen starter. Den underskrevne version er det, senere ændringer i omfanget måles mod.

Faldgruber du skal undgå

• At starte fra det gamle system

  At tegne den nuværende proces i detaljer og bede ERP-systemet matche den giver garanteret en lang gapliste. Kortlæg den nuværende tilstand kun så langt, som I har brug for for at forstå smertepunkterne, og arbejd derefter ud fra standarden.

• Hver forskel bliver til et krav

  Uden den firedelte klassificering bliver gaplisten til en byggeliste. Gør procesændring til standardsvaret, og kræv en begrundelse for alt andet.

• Ingen ejer på beslutningerne

  Et gap markeret til drøftelse ved workshoppens slutning er som regel stadig åbent ved go-live. Giv hver en ejer og en dato.

• Gap registreret væk fra processen

  Et regneark med gap uden det trin, de hører til, mister sin sammenhæng. Behold hvert gap som en note på trinnet i procesflowet.

Åbn SAP P2P-flowet til din workshop

Åbn SAP-flowet fra indkøb til betaling som dit eget diagram, tilføj dine gap som noter på hvert trin, og send det til procesejeren til godkendelse.

Åbn SAP P2P-flowet til din workshop

Relaterede guides

• Dynamics 365 business process catalog: fra katalog til procesflow
• Sådan laver du en ERP-omlægningsplan
• Sådan kortlægger du en forretningsproces

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en fit-gap-analyse i en ERP-implementering?

Det er den strukturerede sammenligning af forretningens krav med ERP-systemets standardfunktioner. Hvert krav klassificeres som et fit, et fit med konfiguration, et gap lukket ved at ændre processen eller et gap lukket ved at bygge en extension. Resultatet er en underskrevet liste over beslutninger, der fastlægger omfanget af opbygningen.

Hvad er forskellen på fit-gap og fit-to-standard?

Fit-to-standard er SAP's navn for den samme aktivitet i SAP Activate, med en stærkere standard: vis først brugerne standardprocessen i et forkonfigureret system, og behandl standarden som svaret, medmindre der er en klar forretningsmæssig grund. Traditionel fit-gap tog ofte udgangspunkt i dokumenterede krav. Vægten på fit-to-standard er nu almindelig hos ERP-leverandørerne.

Hvem bør deltage i fit-gap-workshops?

Procesejeren, der kan træffe beslutninger, nøglebrugere, der udfører arbejdet hver dag, den funktionelle konsulent for ERP-modulet og for nogle processer en fra økonomikontrollen eller IT-integrationen. Hold gruppen så lille, at den kan gennemgå flowet i detaljer.

Hvor lang tid tager en fit-gap-analyse?

Ved en implementering af mellemstørrelse typisk fire til otte ugers workshops på tværs af alle procesområder, med en til tre sessioner pr. proces fra ende til anden. Varigheden afhænger mindre af systemets kompleksitet end af, hvor hurtigt beslutningerne træffes.