Analyse des écarts ERP (fit-gap) : la mener avec des flux de processus
Comment mener une analyse des écarts ERP pour SAP, Oracle, Dynamics 365 ou NetSuite : parcourir chaque flux face au standard, classer fits, écarts et contournements, et faire valider les décisions.
Une analyse des écarts compare la façon dont votre entreprise doit fonctionner avec celle dont l'ERP fonctionne en standard, processus par processus, et transforme chaque différence en décision consignée : adopter le standard, changer le processus ou développer.
En bref
- Partez du processus standard et non du système historique.
- Parcourez le flux étape par étape et arrêtez-vous à chaque point de décision.
- Classez chaque différence comme fit, paramétrage, changement de processus ou extension.
- Associez à chaque extension une justification métier et un responsable.
- Faites valider la liste d'écarts classée avant le début du développement.
Un écart est une décision et non une exigence
La plupart des analyses des écarts échouent de la même façon. Les ateliers recensent chaque différence entre l'ancien système et le nouvel ERP, chaque différence devient une exigence, et la liste des écarts grossit jusqu'à plusieurs centaines de points que le projet tente ensuite de développer. L'ERP finit personnalisé pour ressembler au système qu'il remplace.
La meilleure approche traite chaque écart comme une décision à trois issues possibles. On change le processus métier pour s'aligner sur le standard, on recourt à un paramétrage ou à un contournement que le standard permet déjà, ou l'on développe une extension parce que la différence vaut réellement son coût. SAP appelle cela le fit-to-standard, le catalogue de processus métier de Microsoft et les méthodes d'Oracle adoptent la même ligne, et cela fonctionne aussi pour NetSuite.
Un flux de processus rend l'analyse concrète. Au lieu de demander si l'on a besoin d'approbations, l'équipe parcourt le flux standard étape par étape et s'arrête à chaque point de décision. Cette stratégie de libération, cette règle de rapprochement, ce contrôle de crédit conviennent-ils chez nous ? L'exemple ci-dessous est le flux SAP procure-to-pay, parcouru comme le ferait un atelier de fit-gap.
Fit-gap sur le procure-to-pay SAP
Le flux SAP P2P standard, parcouru une étape à la fois. À chaque étape, la question est de savoir ce qui diffère de votre processus actuel et laquelle des quatre issues s'applique.
Demande d'achat et libération
La première question de fit porte sur la stratégie de libération. Vos règles d'approbation peuvent-elles s'exprimer par valeur, groupe de marchandises, site ou imputation ? Presque toujours oui. Une demande d'approbation par rôle de projet ou par manager matriciel est un vrai écart et appelle une décision, non un développement automatique.
Sourcing et commande d'achat
Détermination de la source et libération de la commande. Constats typiques : le métier veut que les acheteurs voient chaque demande (un changement de processus, puisque le standard peut créer automatiquement les commandes à partir des contrats) ou réclame une approbation de commande que la stratégie de libération standard couvre déjà (un fit par paramétrage).
Réception des marchandises et qualité
La réception avec MIGO et le lot de contrôle facultatif. Demandez quels articles exigent vraiment une inspection et si les services utilisent des feuilles de saisie de service. Les écarts relèvent souvent de la réception mobile et des étiquettes, qui ont généralement une réponse standard ou chez un partenaire.
Vérification des factures
MIRO et les clés de tolérance. C'est ici que remontent les contournements historiques, comme les corrections de prix manuelles ou les factures payées sans réception. La plupart devraient devenir des changements de processus, car le rapprochement à trois standard est le contrôle que les auditeurs attendent.
Paiement
F110 et lettrage. Les questions de fit portent sur les modes de paiement, les formats bancaires et l'approbation du lot de paiement. Les formats de fichier bancaire relèvent du paramétrage. Une demande d'approuver chaque paiement individuellement est un changement de processus qu'il vaut la peine de challenger.
Comment cela fonctionne
Choisir les processus et leurs flux standard
Listez les processus de bout en bout concernés (procure-to-pay, order-to-cash, record-to-report, etc.) et démarrez chaque atelier à partir du flux standard de l'éditeur, non d'un dessin du système historique.
Inviter les personnes qui font le travail
Chaque atelier réunit le propriétaire du processus, deux ou trois utilisateurs clés qui font le travail au quotidien et le consultant fonctionnel qui connaît le standard. Sans utilisateurs clés, les écarts sont des suppositions. Sans le consultant, chaque différence ressemble à un écart.
Parcourir le flux décision par décision
Suivez le flux dans l'ordre et arrêtez-vous à chaque décision et à chaque passage de relais. Demandez ce qui diffère aujourd'hui dans votre entreprise et pourquoi. Consignez la différence sur l'étape où elle se produit pour que la liste d'écarts reste liée au processus.
Classer chaque différence
Attribuez à chaque différence l'une de quatre issues : convient en standard, convient avec paramétrage, changement de processus (le métier s'adapte) ou extension (on développe). Consignez qui a décidé et pourquoi.
Challenger chaque extension
Pour chaque extension, notez la valeur métier et le coût de développement et de maintenance. Si personne ne sait énoncer la valeur, elle devient un changement de processus. C'est dans cette revue que se réalise la plus grande part des économies d'une implémentation.
Faire valider la liste d'écarts
Envoyez la liste d'écarts classée et les flux de processus mis à jour aux propriétaires de processus pour approbation avant le début du développement. La version signée sert ensuite de référence pour mesurer les changements de périmètre.
Erreurs à éviter
Partir du système historique
Dessiner en détail le processus actuel et demander à l'ERP de s'y conformer garantit une longue liste d'écarts. Cartographiez l'existant seulement autant qu'il faut pour comprendre les points de douleur, puis travaillez à partir du standard.
Chaque différence devient une exigence
Sans la classification en quatre issues, la liste d'écarts se change en liste de développement. Faites du changement de processus la réponse par défaut et exigez une raison pour tout le reste.
Aucun responsable sur les décisions
Un écart noté « à discuter » à la fin de l'atelier est généralement encore ouvert à la mise en production. Attribuez à chacun un responsable et une date.
Écarts consignés loin du processus
Un tableur d'écarts sans l'étape à laquelle ils appartiennent perd son contexte. Gardez chaque écart comme une note sur l'étape du flux de processus.
Ouvrir le flux SAP P2P pour votre atelier
Ouvrez le flux SAP procure-to-pay comme votre propre schéma, ajoutez vos écarts en notes sur chaque étape et envoyez-le au propriétaire du processus pour validation.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une analyse des écarts dans une implémentation ERP ?
C'est la comparaison structurée des exigences de l'entreprise avec les fonctions standard de l'ERP. Chaque exigence est classée comme fit, fit avec paramétrage, écart comblé en changeant le processus ou écart comblé par le développement d'une extension. Le résultat est une liste de décisions validée qui fixe le périmètre du développement.
Quelle différence entre fit-gap et fit-to-standard ?
Le fit-to-standard est le nom que SAP donne à la même activité dans SAP Activate, avec un parti pris plus affirmé. On montre d'abord aux utilisateurs le processus standard dans un système préconfiguré et l'on traite le standard comme la réponse, sauf raison métier claire. Le fit-gap traditionnel partait souvent d'exigences documentées. L'accent mis sur le fit-to-standard est aujourd'hui courant chez les éditeurs d'ERP.
Qui doit participer aux ateliers de fit-gap ?
Le propriétaire du processus, capable de décider, des utilisateurs clés qui font le travail chaque jour, le consultant fonctionnel du module ERP et, pour certains processus, quelqu'un du contrôle financier ou de l'intégration informatique. Gardez un groupe assez petit pour parcourir le flux en détail.
Combien de temps dure une analyse des écarts ?
Pour une implémentation de taille moyenne, en général de quatre à huit semaines d'ateliers sur l'ensemble des domaines de processus, à raison d'une à trois séances par processus de bout en bout. La durée dépend moins de la complexité du système que de la rapidité des décisions.