ERP 適配差距分析：如何用流程圖進行

如何為 SAP、Oracle、Dynamics 365 或 NetSuite 進行 ERP 適配差距分析：按標準系統逐項走過每個流程，把適配、差距和變通方法分類，並取得決策簽核。

適配差距分析逐個流程比較你的業務需要的運作方式與 ERP 的標準功能，並把每個差異變成有紀錄的決策：採用標準、更改流程，或另行開發。

簡而言之

  • 由標準流程出發，不要由舊系統出發。
  • 逐步走過流程，並在每個決策點停下來。
  • 把每個差異分類為適配、設定、流程改變或擴充功能。
  • 為每項擴充功能寫明業務原因和負責人。
  • 在開始開發前，先取得已分類差距清單的簽核。

差距是一項決策，不是一項需求

大部分適配差距分析都以同一方式失敗：工作坊搜集舊系統與新 ERP 之間的每個差異，每個差異都變成需求，差距清單膨脹到數百項，項目再嘗試把它們全部開發出來。結果 ERP 被客製化成像它取代的舊系統。

較好的做法是把每個差距視為一項決策，有三種可能結果：更改業務流程以配合標準、使用標準已容許的設定或變通方法，或因為差異確實值得花錢而開發擴充功能。SAP 稱之為適配標準，Microsoft 的業務流程目錄和 Oracle 的方法論亦採取同一路線，對 NetSuite 同樣適用。

流程圖令分析變得具體。團隊不是籠統地問有沒有審批需要，而是逐步走過標準流程，在每個決策點停下來：這個審批策略、這條核對規則、這項信貸檢查，對我們適用嗎？下面的例子是 SAP 採購到付款流程，按適配差距工作坊的走法逐步檢視。

SAP 採購到付款的適配差距

標準 SAP P2P 流程，一次走一個階段。在每個階段要問的是：與你目前的流程有何不同，以及它屬於四種結果的哪一種。

  1. 請購與審批

    第一個適配問題是審批策略：你的審批規則可否以金額、物料組、工廠或科目分配來表達？幾乎都可以。如果要求按項目角色或矩陣式上司審批，那是真正的差距，需要作出決定，而不是自動開發。

  2. 貨源與採購訂單

    貨源確定和採購訂單審批。常見的發現包括：業務部門想讓採購員看到每張請購單（屬流程改變，因為標準功能可以由合約自動建立採購訂單），或需要標準審批策略本來已涵蓋的採購訂單審批（屬設定適配）。

  3. 收貨與品質

    以 MIGO 收貨和可選的檢驗批。要問哪些物料真的需要檢驗，以及服務是否使用服務輸入單。這裏的差距往往涉及流動收貨和標籤，通常有標準或合作夥伴的方案。

  4. 發票核對

    MIRO 和容差鍵。舊有的變通做法會在這裏浮現：人手修正價格、在沒有收貨下付款的發票。大部分都應該變成流程改變，因為標準的三方核對正是核數師期望的控制。

  5. 付款

    F110 和清除。適配問題包括付款方式、銀行格式和付款運行的審批。銀行檔案格式屬設定，要求逐筆批准每項付款則屬值得質疑的流程改變。

運作方式

  1. 選定流程及其標準流程

    列出範圍內的端到端流程（採購到付款、訂單到收款、記錄到報告等），每個工作坊都由供應商的標準流程開始，而不是由舊系統的圖開始。

  2. 邀請實際做事的人

    每個工作坊都需要流程負責人、兩三位每日做事的關鍵用戶，以及熟悉標準功能的功能顧問。沒有關鍵用戶，差距只是猜測，沒有顧問，每個差異看起來都像差距。

  3. 逐個決策走過流程

    按次序走過流程，在每個決策和交接處停下來，問自己的業務現時有何不同和原因，並把差異記錄在出現的那一步，令差距清單與流程保持連繫。

  4. 為每個差異分類

    為每個差異選一種結果：標準適配、設定後適配、流程改變（業務去適應）或擴充功能（需要開發）。記錄誰決定和原因。

  5. 質疑每項擴充功能

    為每項擴充功能寫下業務價值，以及開發和維護的成本。如果沒有人說得出價值，它就變成流程改變。實施項目大部分的節省都在這一步覆核中取得。

  6. 簽核差距清單

    在開始開發前，把已分類的差距清單和更新後的流程圖送交流程負責人批准。簽核的版本，就是日後衡量範圍變更的基準。

應避免的錯誤

  • 由舊系統出發

    詳細畫出現有流程再要求 ERP 去配合，必然產生很長的差距清單。現況流程只需畫到足以理解痛點，然後以標準為本。

  • 每個差異都變成需求

    沒有四種分類的話，差距清單會變成開發清單。把「流程改變」定為預設答案，其他答案都要有理由。

  • 決策沒有負責人

    工作坊結束時標上「待討論」的差距，到上線時通常仍未解決。每項都要有負責人和日期。

  • 差距與流程分開記錄

    沒有注明所屬步驟的差距試算表會失去脈絡。請把每個差距記為流程圖中該步驟的備註。

為你的工作坊打開 SAP P2P 流程

把 SAP 採購到付款流程打開成你自己的圖表，在每一步加上差距備註，再送交流程負責人簽核。

為你的工作坊打開 SAP P2P 流程

相關指南

常見問題

ERP 實施中的適配差距分析是甚麼？

它是把業務需求與 ERP 標準功能作結構化比較。每項需求會分類為適配、設定後適配、以更改流程解決的差距，或以開發擴充功能解決的差距。結果是一份已簽核的決策清單，訂下開發的範圍。

適配差距和適配標準有甚麼分別？

適配標準是 SAP Activate 對同一活動的稱呼，預設立場更強：先在預先設定好的系統中向用戶展示標準流程，除非有明確的業務理由，否則以標準為答案。傳統的適配差距往往由已記錄的需求開始。現在各 ERP 供應商都普遍強調適配標準。

誰應該出席適配差距工作坊？

能夠作決定的流程負責人、每日做事的關鍵用戶、該 ERP 模組的功能顧問，以及就部分流程而言，來自財務控制或資訊科技整合的人員。小組要小得足以詳細走完流程。

適配差距分析需要多長時間？

中型實施通常需要四至八星期的工作坊，涵蓋所有流程領域，每個端到端流程進行一至三節。時間長短取決於決策的速度，多於系統的複雜程度。

本指南所用的範本

SAP 採購到付款（P2P）流程圖及 T-code — 可編輯的 SAP 採購到付款流程，由請購單（ME51N）到付款運行（F110），以泳道呈現審批策略、MIGO 收貨、MIRO 發票核對和容差凍結。