Análisis fit-gap de ERP con flujos de proceso
Cómo hacer un análisis fit-gap de ERP para SAP, Oracle, Dynamics 365 o NetSuite: recorrer cada flujo frente al sistema estándar, clasificar ajustes, brechas y soluciones alternativas y firmar las decisiones.
Un análisis fit-gap compara cómo necesita trabajar su negocio con cómo funciona el ERP de serie, proceso a proceso, y convierte cada diferencia en una decisión registrada: adoptar el estándar, cambiar el proceso o construir.
En resumen
- Parta del proceso estándar y no del sistema heredado.
- Recorra el flujo paso a paso y deténgase en cada punto de decisión.
- Clasifique cada diferencia como ajuste, configuración, cambio de proceso o extensión.
- Ponga un motivo de negocio y un responsable a cada extensión.
- Consiga la firma de la lista de brechas clasificada antes de empezar la construcción.
Una brecha es una decisión y no un requisito
La mayoría de los análisis fit-gap fracasan de la misma manera. Los talleres recogen todas las diferencias entre el sistema heredado y el nuevo ERP, cada diferencia se convierte en un requisito y la lista de brechas crece hasta varios cientos de elementos que el proyecto intenta construir. El ERP acaba personalizado para parecerse al sistema que sustituyó.
El mejor enfoque trata cada brecha como una decisión con tres resultados posibles: cambiar el proceso de negocio para ajustarlo al estándar, usar una configuración o una solución alternativa que el estándar ya permite o construir una extensión porque la diferencia vale de verdad el dinero. SAP lo llama fit-to-standard, el catálogo de procesos de negocio de Microsoft y los métodos de Oracle siguen la misma línea, y también funciona con NetSuite.
Un flujo de proceso concreta el análisis. En lugar de preguntar si necesitan aprobaciones, el equipo recorre el flujo estándar paso a paso y se detiene en cada punto de decisión: ¿sirve esta estrategia de liberación, esta regla de cotejo, este control de crédito? El ejemplo de abajo es el flujo compra a pago de SAP, recorrido como lo recorrería un taller de fit-gap.
Fit-gap sobre el compra a pago de SAP
El flujo P2P estándar de SAP, recorrido una fase cada vez. En cada fase la pregunta es qué difiere de su proceso actual y cuál de los cuatro resultados recibe.
Solicitud y liberación
La primera pregunta de ajuste es la estrategia de liberación: ¿pueden expresarse sus reglas de aprobación como valor, grupo de artículos, centro o imputación? Casi siempre sí. Una petición de aprobaciones por rol de proyecto o por jefe matricial es una brecha real y exige una decisión, no una construcción automática.
Fuentes y pedido
Determinación de fuentes y liberación del pedido. Hallazgos típicos: el negocio quiere que los compradores vean todas las solicitudes (un cambio de proceso, porque el estándar puede crear pedidos automáticamente desde contratos) o necesita una aprobación del pedido que la estrategia de liberación estándar ya cubre (un ajuste por configuración).
Entrada de mercancías y calidad
Entrada con MIGO y el lote de inspección opcional. Pregunte qué materiales necesitan realmente inspección y si los servicios usan hojas de entrada de servicios. Las brechas aquí suelen referirse a la recepción móvil y a las etiquetas, que normalmente tienen respuesta estándar o de un socio.
Verificación de facturas
MIRO y las claves de tolerancia. Aquí afloran las soluciones alternativas heredadas: correcciones manuales de precio y facturas pagadas sin recepción. La mayoría debería convertirse en cambios de proceso, porque el cotejo estándar a tres bandas es el control que esperan los auditores.
Pago
F110 y compensación. Las preguntas de ajuste son los métodos de pago, los formatos bancarios y la aprobación de la ejecución de pagos. Los formatos de fichero bancario son configuración; pedir aprobar cada pago por separado es un cambio de proceso que merece cuestionarse.
Cómo funciona
Elija los procesos y sus flujos estándar
Liste los procesos de extremo a extremo del alcance (compra a pago, pedido a cobro, registro a informe y otros) y empiece cada taller desde el flujo estándar del proveedor y no desde un dibujo del sistema heredado.
Invite a quienes hacen el trabajo
Cada taller necesita al propietario del proceso, a dos o tres usuarios clave que hagan el trabajo a diario y al consultor funcional que conozca el estándar. Sin usuarios clave las brechas son conjeturas; sin el consultor, toda diferencia parece una brecha.
Recorra el flujo decisión a decisión
Avance por el flujo en orden y deténgase en cada decisión y cada traspaso. Pregunte qué es distinto hoy en su negocio y por qué. Registre la diferencia en el paso donde ocurre, para que la lista de brechas siga unida al proceso.
Clasifique cada diferencia
Dé a cada diferencia uno de cuatro resultados: encaja como estándar, encaja con configuración, cambio de proceso (el negocio se adapta) o extensión (se construye algo). Registre quién decidió y por qué.
Cuestione cada extensión
Para cada extensión escriba el valor de negocio y el coste de construirla y mantenerla. Si nadie sabe enunciar el valor, pasa a ser un cambio de proceso. En esta revisión se logra la mayor parte del ahorro de una implantación.
Firme la lista de brechas
Envíe la lista de brechas clasificada y los flujos de proceso actualizados a los propietarios de los procesos para su aprobación antes de que empiece la construcción. La versión firmada es la referencia con la que se miden después los cambios de alcance.
Errores que debes evitar
Partir del sistema heredado
Dibujar el proceso actual con detalle y pedirle al ERP que lo iguale garantiza una lista de brechas larga. Mapee la situación actual solo hasta donde necesite para entender los puntos de dolor y trabaje después desde el estándar.
Cada diferencia se convierte en requisito
Sin la clasificación en cuatro resultados, la lista de brechas se convierte en una lista de construcción. Haga del «cambio de proceso» la respuesta por defecto y exija un motivo para cualquier otra.
Decisiones sin responsable
Una brecha marcada como «por discutir» al final del taller suele seguir abierta en la puesta en marcha. Dé a cada una un responsable y una fecha.
Brechas registradas lejos del proceso
Una hoja de cálculo de brechas sin el paso al que pertenecen pierde contexto. Mantenga cada brecha como una nota en el paso del flujo de proceso.
Abra el flujo P2P de SAP para su taller
Abra el flujo compra a pago de SAP como gráfico propio, añada sus brechas como notas en cada paso y envíelo al propietario del proceso para su firma.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Qué es un análisis fit-gap en una implantación de ERP?
Es la comparación estructurada de los requisitos del negocio con las funciones estándar del ERP. Cada requisito se clasifica como ajuste, ajuste con configuración, brecha cerrada cambiando el proceso o brecha cerrada construyendo una extensión. El resultado es una lista firmada de decisiones que fija el alcance de la construcción.
¿Qué diferencia hay entre fit-gap y fit-to-standard?
Fit-to-standard es el nombre que da SAP a la misma actividad en SAP Activate, con un criterio por defecto más firme: mostrar primero a los usuarios el proceso estándar en un sistema preconfigurado y tratar el estándar como la respuesta salvo que haya un motivo de negocio claro. El fit-gap tradicional solía partir de requisitos documentados. El énfasis del fit-to-standard es hoy común a todos los proveedores de ERP.
¿Quién debe asistir a los talleres de fit-gap?
El propietario del proceso que pueda tomar decisiones, los usuarios clave que hacen el trabajo cada día, el consultor funcional del módulo del ERP y, en algunos procesos, alguien de controles financieros o de integración de TI. Mantenga el grupo lo bastante pequeño para recorrer el flujo con detalle.
¿Cuánto dura un análisis fit-gap?
En una implantación de tamaño medio, normalmente de cuatro a ocho semanas de talleres en todas las áreas de proceso, con una a tres sesiones por proceso de extremo a extremo. La duración depende menos de la complejidad del sistema que de la rapidez con que se toman las decisiones.