قالب مخطط جانت لحملة جمع التبرعات: مهلة الطباعة والتبرع المقابل
مخطط جانت قابل للتحرير لحملة جمع تبرعات: مبررات الدعم وشرائح المتبرعين وانتظار التبرع المقابل ومهلة الطباعة وموجات البريد والبريد الإلكتروني وشكر المتبرعين ومراجعة النتائج، مع الاعتماديات والمعالم.
ما هي قالب مخطط جانت لحملة جمع التبرعات: مهلة الطباعة والتبرع المقابل؟
تبدو حملة جمع التبرعات تسويقاً، لكن جدولها يتشكل بأمرين نادراً ما يوجدان في خطط التسويق. الأول طلب طباعة لا يمكن تغييره بعد تقديمه. والثاني وعد للداعمين، كتبرع مقابل، يجب أن يؤكده شخص من خارج مؤسستك قبل أن تستطيع وصفه. يُظهر المخطط الزمني أيهما يحدد موعد الإطلاق وكم من الفسحة للباقي.
في هذا القالب أربع مجموعات هي «المبررات والجمهور» و«التصميم والشركاء» و«الإطلاق والموجات» و«الشكر والنتائج»، و21 مهمة وأربعة معالم رئيسية. «الاتفاق على هدف الحملة وجمهورها» (3 أيام عمل) هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً. تجري «كتابة مبررات الدعم» (5) و«تقسيم قائمة المتبرعين إلى شرائح» (4) جنباً إلى جنب وتلتقيان عند «اعتماد المبررات والشرائح»، وهي البوابة التي تنتظرها أعمال التصميم وطلب الشريك وبناء الموقع. فلا يُصمَّم شيء ولا يُطبع على مبررات قد تتغير.
بعد تلك البوابة تجري ثلاثة أمور معاً. «تصميم رسالة النداء ونموذج الرد» تستغرق 6 أيام عمل. و«طلب تأكيد التبرع المقابل من الشريك» (2) تقود إلى «انتظار تأكيد التبرع المقابل» (8)، وهو انتظار بسيط تستبدل مدته بما يخبرك به شريكك. و«بناء صفحة التبرع وقوالب البريد الإلكتروني» تستغرق 5. والخيار التسلسلي المهم أن «طباعة حزمة النداء» (10) تنتظر التصميم و«تأكيد التبرع المقابل» معاً. في الأرقام التوضيحية يجهز التصميم في يوم العمل 14 ويصل التأكيد في اليوم 18، فالشريك لا العمل الإبداعي هو الذي يحدد متى تبدأ الطباعة. ويمكن تصحيح البريد الإلكتروني والصفحة لاحقاً، فلا تحتاج «إضافة صياغة التبرع المقابل إلى الصفحة والرسائل» (2) إلا التأكيد. أما المطبوع فلا يمكن تصحيحه.
«إطلاق الحملة» يحتاج الحزمة المطبوعة و«اختبار صفحة التبرع والإيصالات» (2). الصفحة جاهزة في اليوم 22، قبل ستة أيام من وصول الحزمة المطبوعة في اليوم 28، فمهمة الطباعة البالغة 10 أيام لا العمل الرقمي هي التي تحدد الإطلاق. ثم يتداخل البريد والرسائل الإلكترونية: تبدأ «إرسال موجة البريد الإلكتروني 1» (2) بعد يوم عمل واحد من بدء «إرسال موجة المراسلات البريدية 1» (3) برابط من بداية إلى بداية، فتصل الرسائل الإلكترونية والبريد في طريقه. وتأتي «إرسال رسالة التذكير والمراسلة البريدية الثانية» (3) بعد موجة البريد الإلكتروني الأولى بفاصل 5 أيام. وتبدأ «إرسال رسائل الشكر والإيصالات» (10) بعد 3 أيام عمل من بدء موجة البريد الأولى، فيُشكر أصحاب التبرعات المبكرة والحملة لا تزال جارية، ويبقيها رابط من نهاية إلى نهاية جارية حتى 5 أيام عمل بعد انتهاء موجة التذكير.
«اكتمال الشكر» بوابة عن قصد. «مراجعة نتائج الحملة» (3) و«التخطيط للنداء التالي» (4) تنتظرانها كلتاهما، لأن إرسال نداء إلى أشخاص لم يُشكروا بعد على النداء السابق هو الخطأ المكلف في هذا النوع من الخطط. تمتد الخطة 52 يوم عمل في المجمل، وكل مدة توضيحية: استبدل بها أوقات الطباعة والشريك والبريد لديك. يجدول المخطط الزمني العمل، ولا يجعل التبرع المقابل حقيقياً ولا المراسلة ممتثلة للقواعد السارية عليك ولا الحملة ناجحة. وللخطط ذات الصلة انظر قالب مخطط جانت لحملة تسويقية، وقالب مخطط جانت لتخطيط الفعاليات لفعالية لجمع التبرعات، وقالب مخطط جانت لتقويم المحتوى للمنشورات التي تتواصل بعد الإطلاق. ولمعرفة كيف تُرسم البوابات والتداخلات انظر دليل اعتماديات مخطط جانت ودليل المهام المتداخلة في مخطط جانت، وقالب مخطط جانت لطلب منحة إن كان الفريق نفسه يكتب مقترحات المنح.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مجموعات هي «المبررات والجمهور» و«التصميم والشركاء» و«الإطلاق والموجات» و«الشكر والنتائج»، مع 21 مهمة وأربعة معالم رئيسية: «اعتماد المبررات والشرائح» و«تأكيد التبرع المقابل» و«إطلاق الحملة» و«اكتمال الشكر».
- بوابة لمبررات الدعم: تجري «كتابة مبررات الدعم» و«تقسيم قائمة المتبرعين إلى شرائح» معاً، ويتبع كل عمل إبداعي ومع الشريك ورقمي «اعتماد المبررات والشرائح».
- انتظار للشريك يحبس طلب الطباعة: «انتظار تأكيد التبرع المقابل» (8 أيام عمل) يقود إلى «تأكيد التبرع المقابل»، وتحتاجه «طباعة حزمة النداء» مع التصميم.
- موجات متداخلة: تبدأ «إرسال موجة البريد الإلكتروني 1» بعد يوم عمل واحد من «إرسال موجة المراسلات البريدية 1»، وتأتي «إرسال رسالة التذكير والمراسلة البريدية الثانية» بعد فاصل 5 أيام.
- شكر يجري بجانب الحملة ويتحكم فيما يليه: «إرسال رسائل الشكر والإيصالات» تتداخل مع الموجات، و«اكتمال الشكر» يسبق «مراجعة نتائج الحملة» و«التخطيط للنداء التالي».
متى تستخدم هذا القالب
- تخطط لنداء نهاية السنة أو طارئ أو دوري وتريد أن تعرف هل تحدد يوم الإطلاق مهلةُ الطباعة أم شريك.
- لديك تبرع مقابل أو وعد مماثل من شريك وتريد أن ترى كم يحرّك تأخر تأكيده الحزمة المطبوعة.
- يرتبط الإطلاق بتاريخ ثابت، كفعالية أو موسم، وتريد التحقق من أن الطباعة والشريك والعمل على الموقع تتسع قبله.
- تطلق نداءات كل سنة وتريد خطة معيارية تعيد ضبط حجمها كل مرة، مع إبقاء الشكر قبل الطلب التالي.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | الاتفاق على هدف الحملة وجمهورها | المبررات والجمهور | 3 | |
| 2 | كتابة مبررات الدعم | المبررات والجمهور | 5 | 1 |
| 3 | تقسيم قائمة المتبرعين إلى شرائح | المبررات والجمهور | 4 | 1 |
| 4 | اعتماد المبررات والشرائح | المبررات والجمهور | معلم رئيسي | 2, 3 |
| 5 | تصميم رسالة النداء ونموذج الرد | التصميم والشركاء | 6 | 4 |
| 6 | طلب تأكيد التبرع المقابل من الشريك | التصميم والشركاء | 2 | 4 |
| 7 | انتظار تأكيد التبرع المقابل | التصميم والشركاء | 8 | 6 |
| 8 | تأكيد التبرع المقابل | التصميم والشركاء | معلم رئيسي | 7 |
| 9 | طباعة حزمة النداء | التصميم والشركاء | 10 | 5, 8 |
| 10 | بناء صفحة التبرع وقوالب البريد الإلكتروني | الإطلاق والموجات | 5 | 4 |
| 11 | إضافة صياغة التبرع المقابل إلى الصفحة والرسائل | الإطلاق والموجات | 2 | 8, 10 |
| 12 | اختبار صفحة التبرع والإيصالات | الإطلاق والموجات | 2 | 11 |
| 13 | إطلاق الحملة | الإطلاق والموجات | معلم رئيسي | 9, 12 |
| 14 | إرسال موجة المراسلات البريدية 1 | الإطلاق والموجات | 3 | 13 |
| 15 | إرسال موجة البريد الإلكتروني 1 | الإطلاق والموجات | 2 | 14SS+1 |
| 16 | إرسال رسالة التذكير والمراسلة البريدية الثانية | الإطلاق والموجات | 3 | 14+5, 15 |
| 17 | إرسال رسائل الشكر والإيصالات | الشكر والنتائج | 10 | 14SS+3, 16FF+5 |
| 18 | مطابقة التبرعات وتحديث سجلات المتبرعين | الشكر والنتائج | 4 | 16, 17 |
| 19 | اكتمال الشكر | الشكر والنتائج | معلم رئيسي | 18 |
| 20 | مراجعة نتائج الحملة | الشكر والنتائج | 3 | 19 |
| 21 | التخطيط للنداء التالي | الشكر والنتائج | 4 | 19 |
كيف تعمل
ثبّت المبررات قبل صنع أي شيء
أبقِ «اعتماد المبررات والشرائح» بوابةً للعمل الإبداعي ومع الشريك وعلى الموقع. وإن كانت المبررات مستقرة أصلاً فقصّر «كتابة مبررات الدعم» و«تقسيم قائمة المتبرعين إلى شرائح» إلى أيام قليلة.
استبدل انتظار الشريك
اضبط «انتظار تأكيد التبرع المقابل» وفق ما يخبرك به شريكك. وإن كان التأكيد يمكن أن يأتي بعد الطباعة ولن تذكره الحزمة فأزل الرابط من «تأكيد التبرع المقابل» إلى «طباعة حزمة النداء».
استخدم وقت الطباعة الحقيقي
اضبط «طباعة حزمة النداء» على المهلة التي تذكرها المطبعة أو بيت البريد. وهي أطول مهمة قبل الإطلاق، فتغييرها يحرّك «إطلاق الحملة» أكثر من أي مهمة أخرى.
افحص التداخلات والفاصل
الرابط البالغ يوماً من بداية إلى بداية يتيح للرسائل الإلكترونية أن تبدأ والبريد في طريقه، والفاصل البالغ 5 أيام قبل «إرسال رسالة التذكير والمراسلة البريدية الثانية» خيار. غيّرهما بما يناسب متبرعيك وحدود الإرسال لديك.
ثبّت التاريخ إن كان ثابتاً
إن كان الإطلاق في تاريخ ثابت فأعطِ «الاتفاق على هدف الحملة وجمهورها» بداية في يوم شروعك، و«إطلاق الحملة» بداية في التاريخ الثابت. ثم اقرأ علامة التعارض التي تسمّي أبكر تاريخ يسمح به العمل.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع المسؤول عن كل مهمة في عمود الأشخاص، وشارك المخطط رابطاً مع الفريق وجهات الاتصال لدى الشركاء، وصدّر ملف PDF أو PNG للجنة.
الأسئلة الشائعة
لماذا تنتظر الطباعة التبرع المقابل؟
لأن الكلمات المطبوعة لا تُصحَّح. في هذا القالب تحتاج «طباعة حزمة النداء» التصميم و«تأكيد التبرع المقابل» معاً، بينما لا تحتاج الرسائل الإلكترونية والصفحة إلا التأكيد قبل «إضافة صياغة التبرع المقابل إلى الصفحة والرسائل». وإن كانت حزمتك لا تذكر التبرع المقابل فأزل ذلك الرابط ليمكن أن يبدأ طلب الطباعة أبكر.
لإطلاقي تاريخ ثابت. هل يستطيع المخطط التحقق منه؟
نعم. أعطِ المهمة الأولى بداية ثابتة في يوم شروعك، ثم أعطِ «إطلاق الحملة» بداية ثابتة في التاريخ الذي حددته. تُجدول الخطة إلى الأمام، فإن عجزت سلسلة الطباعة والشريك عن الانتهاء بحلوله وُسم المعلم بعلامة تعارض. قارن تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه وقصّر المهام التي تحدده أو داخِلها.
هل يعرف المخطط أن الشريك أكد؟
لا. هو يعرض متى تخطط لتسمع منه وكم تخطط أن تنتظر. وحين يجيب الشريك غيّر مدة «انتظار تأكيد التبرع المقابل» فتتحرك التواريخ التي بعدها.
لماذا يسبق الشكرُ النداءَ التالي؟
«اكتمال الشكر» بوابة لـ«مراجعة نتائج الحملة» و«التخطيط للنداء التالي»، فلا يمكن التخطيط للطلب التالي قبل شكر المتبرعين على هذا. وإن كنت تخطط للنداء التالي بالتوازي فاحذف الرابط، لكن تحقق من كيفية وصول الاثنين إلى المتبرعين أنفسهم.
هل يجعل المخطط الزمني الحملة ممتثلة؟
لا. هو يجدول العمل، ولا يجعل مراسلة أو إيصالاً أو وعد تبرع مقابل ممتثلاً للقواعد السارية عليك. أبقِ تلك الفحوص مهامَّ لها مسؤول، وانظر دليل مخطط جانت مع المسؤولين.