قالب مخطط جانت لتقارير المنحة: بيانات الشركاء وردّ الجهة الممولة
مخطط جانت قابل للتحرير لفترة تقرير واحدة عن منحة: بيانات الشركاء والمطابقة المالية ومسودة السرد ومراجعة الشركاء والاعتماد والتقديم وانتظار ردّ الجهة الممولة واستفساراتها، مع الاعتماديات والمعالم.
ما هي قالب مخطط جانت لتقارير المنحة: بيانات الشركاء وردّ الجهة الممولة؟
تتحدد أكثر خطط المشاريع بالعمل الذي ينجزه الفريق. أما فترة التقرير عن مشروع ممول فيحدها أمران لا يتحكم بهما الفريق. الأول البيانات التي يرسلها الشركاء، والثاني ردّ الجهة الممولة بعد تقديم التقرير. وتقرير مكتمل ومصقول لا يمكن إغلاقه قبل حدوثهما. ويفيد المخطط الزمني لأنه يُظهر كم من الفترة انتظار وكم منها عمل تستطيع إنجازه وأنت تنتظر.
في هذا القالب خمس مجموعات هي «بيانات الشركاء» و«الشؤون المالية» و«السرد» و«المراجعة والتقديم» و«ردّ الجهة الممولة»، و20 مهمة وأربعة معالم رئيسية، وطول إجمالي 38 يوم عمل في الأرقام التوضيحية. «الاتفاق على تقويم التقارير ونماذجها» (يومان من أيام العمل) هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً. وتقود إلى «إرسال طلبات البيانات إلى الشركاء» (1)، ثم «إعداد الشركاء لبياناتهم وإعادتها» (8). وتبدأ «متابعة ردود الشركاء وفحصها» (5) بعد 3 أيام عمل من بدء تلك المهمة برابط من بداية إلى بداية، فتقرأ الردود المبكرة وتلاحق الناقص بينما يواصل الباقون الإعداد. و«استلام بيانات الشركاء» هو البوابة الأولى.
الأعمال التي لا تحتاج بيانات الشركاء تبدأ مبكراً. تبدأ «إقفال دفاتر الفترة» (3) و«جمع أدلة الأنشطة والنتائج» (4) فور الاتفاق على التقويم. وتبدأ «كتابة السرد المرحلي» (5) بعد يومي عمل من مهمة الأدلة، فتبدأ الكتابة قبل اكتمال الأدلة. ثم تبلغ الخطة ما لا يمكن إنجازه مبكراً. «مطابقة المصروفات مع ردود الشركاء» (4) تحتاج الدفاتر المقفلة و«استلام بيانات الشركاء» معاً، و«إضافة أرقام الشركاء إلى المسودة» (2) تحتاج المسودة والبوابة نفسها. وفي الأرقام التوضيحية يكون مسار السرد الأطول، فيجهز «الاتفاق على الأرقام المالية» قبل 2 يوم عمل من موعد بدء «الاعتماد الداخلي» (3)، وهذه هي الفسحة التي تستفيد منها إن كشفت المطابقة مشكلة.
البوابات المتأخرة هي الأغلى. تأتي «مراجعة الشركاء للمسودة» (4) و«التعديل بعد ملاحظات الشركاء» (3) قبل «الاعتماد الداخلي»، لأن التغيير بعد الاعتماد يعني الاعتماد مرة أخرى. و«الموافقة على تقديم التقرير» تقود إلى «التقديم عبر بوابة الجهة الممولة» (1)، ثم «انتظار ردّ الجهة الممولة» (10) و«الإجابة عن استفسارات الجهة الممولة» (4) قبل «إغلاق الفترة». ومهمة الاستفسارات مدة واحدة، فإن كانت جولة أسئلة محتملة فأطلها بدل إضافة حلقة. جميع المدد توضيحية: استبدل بها الوقت الذي يقول شركاؤك إنهم يحتاجونه وما تخبرك به الجهة الممولة عن مراجعتها.
يجدول المخطط الزمني العمل، ولا يجعل التقرير مقبولاً أو ممتثلاً أو معتمداً، ولا يحل محل قواعد الجهة الممولة عمّا يجب الإبلاغ عنه ومتى. فأبقِ تلك المتطلبات مهامَّ أو ملاحظات لها مسؤولوها. وللخطط ذات الصلة انظر قالب مخطط جانت للإقفال المالي لنهاية السنة وهو الإقفال الذي يغذي التقرير في الغالب، وقالب مخطط جانت لمشروع بحثي لمشروع ممول له حزم عمله، وقالب عملية إعداد التقارير المالية للمخطط الانسيابي لخطوات التقرير. ولمعرفة كيف تعمل التواريخ الثابتة والانتظارات في هذا النوع من الخطط انظر دليل مخطط جانت لفترات التقارير ودليل اعتماديات مخطط جانت.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- خمس مجموعات هي «بيانات الشركاء» و«الشؤون المالية» و«السرد» و«المراجعة والتقديم» و«ردّ الجهة الممولة»، مع 20 مهمة وأربعة معالم رئيسية: «استلام بيانات الشركاء» و«الاتفاق على الأرقام المالية» و«الموافقة على تقديم التقرير» و«إغلاق الفترة».
- انتظار لبيانات الشركاء مع متابعة نشطة: تبدأ «متابعة ردود الشركاء وفحصها» بعد 3 أيام عمل من «إعداد الشركاء لبياناتهم وإعادتها» وتنتهي بـ«استلام بيانات الشركاء».
- أعمال تبدأ قبل وصول البيانات: «إقفال دفاتر الفترة» و«جمع أدلة الأنشطة والنتائج» و«كتابة السرد المرحلي» تجري كلها والشركاء ما زالوا يعدّون ردودهم.
- التقاءان عند بيانات الشركاء: «مطابقة المصروفات مع ردود الشركاء» و«إضافة أرقام الشركاء إلى المسودة» تنتظران «استلام بيانات الشركاء»، و«الاعتماد الداخلي» ينتظر «التعديل بعد ملاحظات الشركاء» و«الاتفاق على الأرقام المالية».
- جانب الجهة الممولة من الفترة: «انتظار ردّ الجهة الممولة» (10 أيام عمل في الخطة التوضيحية) و«الإجابة عن استفسارات الجهة الممولة» (4) قبل «إغلاق الفترة».
متى تستخدم هذا القالب
- تقدّم تقريراً عن مشروع ممول في كل فترة وتريد خطة واحدة قابلة لإعادة الاستخدام تضبط حجمها كل مرة.
- يرسل لك الشركاء بيانات تعتمد عليها وتريد أن ترى إلى أي حد يمكن أن يتأخروا قبل أن يتهدد موعد التقديم.
- تحتاج إلى التحقق من أن انتظار ردّ الجهة الممولة يتسع قبل بدء الفترة التالية أو قبل نهاية سنتك المالية.
- تدير عدة منح وتريد التسلسل نفسه من البيانات والشؤون المالية والسرد والاعتماد لكل منها.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | الاتفاق على تقويم التقارير ونماذجها | بيانات الشركاء | 2 | |
| 2 | إرسال طلبات البيانات إلى الشركاء | بيانات الشركاء | 1 | 1 |
| 3 | إعداد الشركاء لبياناتهم وإعادتها | بيانات الشركاء | 8 | 2 |
| 4 | متابعة ردود الشركاء وفحصها | بيانات الشركاء | 5 | 3SS+3 |
| 5 | استلام بيانات الشركاء | بيانات الشركاء | معلم رئيسي | 3, 4 |
| 6 | إقفال دفاتر الفترة | الشؤون المالية | 3 | 1 |
| 7 | مطابقة المصروفات مع ردود الشركاء | الشؤون المالية | 4 | 5, 6 |
| 8 | إعداد البيان المالي | الشؤون المالية | 3 | 7 |
| 9 | الاتفاق على الأرقام المالية | الشؤون المالية | معلم رئيسي | 8 |
| 10 | جمع أدلة الأنشطة والنتائج | السرد | 4 | 1 |
| 11 | كتابة السرد المرحلي | السرد | 5 | 10SS+2 |
| 12 | إضافة أرقام الشركاء إلى المسودة | السرد | 2 | 5, 11 |
| 13 | مراجعة الشركاء للمسودة | المراجعة والتقديم | 4 | 12 |
| 14 | التعديل بعد ملاحظات الشركاء | المراجعة والتقديم | 3 | 13 |
| 15 | الاعتماد الداخلي | المراجعة والتقديم | 3 | 9, 14 |
| 16 | الموافقة على تقديم التقرير | المراجعة والتقديم | معلم رئيسي | 15 |
| 17 | التقديم عبر بوابة الجهة الممولة | المراجعة والتقديم | 1 | 16 |
| 18 | انتظار ردّ الجهة الممولة | ردّ الجهة الممولة | 10 | 17 |
| 19 | الإجابة عن استفسارات الجهة الممولة | ردّ الجهة الممولة | 4 | 18 |
| 20 | إغلاق الفترة | ردّ الجهة الممولة | معلم رئيسي | 19 |
كيف تعمل
ثبّت التواريخ الحقيقية
أعطِ «الاتفاق على تقويم التقارير ونماذجها» بداية ثابتة في يوم شروعك، و«التقديم عبر بوابة الجهة الممولة» بداية ثابتة في تاريخ الاستحقاق. تبدأ الخطة من أبكر بداية ثابتة وتُجدول إلى الأمام، فتخبرك علامة التعارض على مهمة التقديم بأبكر تاريخ تسمح به اعتمادياتها. قارن ذلك بالتاريخ الذي تحتاجه.
استبدل انتظار الشركاء
اضبط «إعداد الشركاء لبياناتهم وإعادتها» وفق ما يقول الشركاء إنهم يحتاجونه، وعدّل الرابط البالغ 3 أيام من بداية إلى بداية في «متابعة ردود الشركاء وفحصها» وفق الوقت الذي تستطيع فيه البدء بقراءة الردود المبكرة.
أعد ضبط مسار الشؤون المالية
اضبط «إقفال دفاتر الفترة» و«مطابقة المصروفات مع ردود الشركاء» و«إعداد البيان المالي» وفق إقفالك أنت. وتحقق من ألا يصبح «الاتفاق على الأرقام المالية» المهمة التي تعطّل «الاعتماد الداخلي».
امنح المراجعة وقتها الحقيقي
اضبط «مراجعة الشركاء للمسودة» و«التعديل بعد ملاحظات الشركاء» وفق ما يستغرقه شركاؤك وجهات الاعتماد فعلاً. والتغييرات المتأخرة بعد «الموافقة على تقديم التقرير» تعني إجراء الاعتماد مرتين.
استبدل انتظارات الجهة الممولة
اضبط «انتظار ردّ الجهة الممولة» و«الإجابة عن استفسارات الجهة الممولة» وفق وقت المراجعة وسرعة الرد اللذين أُخبرت بهما. وإن كانت الاستفسارات تأتي عادة في أكثر من جولة فأطل المهمة الثانية.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع المسؤول عن كل مهمة في عمود الأشخاص، وشارك المخطط رابطاً مع الشركاء وجهات الاعتماد، وصدّر ملف PDF أو PNG لملف المشروع.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع المخطط أن يخبرني متى ستردّ الجهة الممولة؟
لا. هو يعرض المدة التي تدخلها لـ«انتظار ردّ الجهة الممولة» ويحرّك التواريخ التي بعدها. وحين تعرف كم تستغرق المراجعة أو متى تنتهي فغيّر تلك المهمة، فتتحرك معها «الإجابة عن استفسارات الجهة الممولة» و«إغلاق الفترة».
لتقريري موعد استحقاق ثابت. كيف أتحقق من أنه يتسع؟
أعطِ «الاتفاق على تقويم التقارير ونماذجها» بداية ثابتة، و«التقديم عبر بوابة الجهة الممولة» بداية ثابتة في موعد الاستحقاق. يُجدول المخطط إلى الأمام من أبكر بداية ثابتة. فإن عجزت بيانات الشركاء والمراجعة عن الانتهاء بحلول ذلك الموعد أظهرت مهمة التقديم تعارضاً وأبكر تاريخ تسمح به اعتمادياتها.
هل تجعل الخطة تقريري ممتثلاً؟
لا. هي تجدول العمل. ولا تتحقق من أن التقرير يستوفي متطلبات الجهة الممولة، ولا تجعله مقبولاً أو معتمداً. استخدمها إلى جانب قواعد الجهة الممولة نفسها، وأبقِ كل متطلب مهمةً أو ملاحظة.
ماذا لو أرسل الشركاء البيانات متأخرين؟
أطل «إعداد الشركاء لبياناتهم وإعادتها» وانظر أي التواريخ تتحرك. تتحرك «مطابقة المصروفات مع ردود الشركاء» و«إضافة أرقام الشركاء إلى المسودة» لأنهما تنتظران «استلام بيانات الشركاء»، بينما لا تتحرك الدفاتر والأدلة والمسودة الأولى. وانظر دليل تأخيرات مخطط جانت لقراءة تأخر ما عبر الخطة.
هل أستخدمه لتقرير ختامي؟
نعم. أعد ضبط حجم مهام السرد والشؤون المالية، وأضف مهمة لأي خطوة ختامية تطلبها الجهة الممولة، واحذف ما لا تحتاجه. وللخطة التي تغطي المشروع الممول نفسه انظر قالب مخطط جانت لمشروع بحثي.