كيف تبيّن من يملك كل مهمة في مخطط جانت
بيّن من يملك ماذا في مخطط جانت: استخدم المجموعة للفريق المالك والأشخاص للشخص المسمّى، ثم اقرأ نقاط التسليم حيث ينتظر عمل مالك عمل آخر. مع مثال عملي.
جدول زمني بلا مسؤولين قائمة أمنيات. يبيّن هذا الدليل كيف تسجّل من المسؤول عن كل مهمة في QueryChart، وأي الحقلين تستخدم لأي غرض، وكيف تقرأ المخطط بحثاً عن التسليمات بين المالكين.
باختصار
- استخدم المجموعة للفريق المالك والأشخاص للشخص المسمّى؛ فهما يجيبان عن سؤالين مختلفين.
- حين تكون المجموعات مالكين، فكل اعتمادية تعبر نطاقاً هي تسليم يستحق النظر.
- يقبل عمود الأشخاص اسماً أو بريداً إلكترونياً لزميل، ويتبع البريد قاعدة الوصول الخاصة بالعمود.
- يظهر المالكون في الجدول وبطاقة التمرير وبطاقة المهمة وتصدير CSV؛ أما الأشرطة نفسها فلا تحمل أسماء.
- يبيّن مخطط جانت المسؤولية والتوقيت، لا التسلسل الهرمي ولا تفاصيل العملية كاملة.
حقلان، سؤالان
يمكن أن تُملك المهمة بطريقتين، وتجيبان عن سؤالين مختلفين. المجموعة (Group) تقول أي فريق أو وظيفة تنتمي إليها المهمة، وهي ترسم النطاق الذي تقع فيه. والأشخاص (People) يقول أي شخص مسمّى ينفذها. وتحتاج الخطة عادة إلى الاثنين: المجموعة تخبر رئيس القسم بما هو قادم إلى مجاله، والاسم يخبر الشخص بأنها له.
سبب فعل هذا في مخطط جانت لا في قائمة هو خطوط الاعتماد. حين تكون المجموعات مالكين، فكل خط يعبر من نطاق إلى آخر هو تسليم: عمل مالك ينتهي ليبدأ عمل مالك آخر. وهذه التقاطعات هي حيث تتأخر الخطط، لأن المالك المستلم قد لا يعرف أن العمل قادم. والمخطط المجمّع بالمالك يجعلها مرئية قبل أن يتأخر أحد.
المثال أدناه هو قالب مخطط جانت في إكسل، الذي يجمع دورة ميزانية بحسب المالك: المالية والإدارات والقيادة. تُحسب تواريخه من المدد والاعتماديات، فترى كم يمسك كل مالك بالعمل قبل أن يمرره. وثمة تمييز يهم طوال الوقت: يبيّن مخطط جانت من المسؤول ومتى، لا من يتبع من. وللخطوط التسلسلية استخدم مخططاً تنظيمياً، ولصورة تفصيلية عمّن يسلّم ماذا لمن، مخططاً انسيابياً بمسارات.
دورة ميزانية مجمّعة بحسب المالك
أربع عشرة مهمة في ثلاث مجموعات للمالكين. المدد توضيحية. افتح لوحة جدول البيانات لترى عمود المجموعة خلف كل مرحلة.
تبدأ المالية ثم تسلّم إلى الإدارات
«تقويم الميزانية وإرشاداتها» (5 أيام عمل) و«إرسال نموذج الميزانية إلى الإدارات» (1) تنتميان إلى «المالية». أما «الإدارات تُعدّ ميزانياتها» (15) فمن مجموعة مختلفة، فأول خط يعبر نطاقاً هو أيضاً أطول انتظار. و«استلام المقترحات» معلم رئيسي.
العمل يمر ذهاباً وإياباً
«تجميع المقترحات في مصنف واحد» (5) و«مراجعة الإجماليات والافتراضات» (3) تعودان إلى «المالية». و«جلسات المناقشة مع الإدارات» (5) و«تعديل الميزانيات» (6) تعودان إلى «الإدارات». كل تغيّر في المجموعة تسليم.
تقرر القيادة
«المراجعة التنفيذية» (3) والمعلم الرئيسي «اعتماد المجلس للميزانية» تقعان في «القيادة». لا شيء في «المالية» أو «الإدارات» يستطيع أن يمضي قبل أن تنتهي تلك المجموعة، وهذا بالضبط ما يجعل وجود نطاق لكل مالك مرئياً.
العودة إلى المالية، مع تسليم أخير
«تحميل الميزانية المعتمدة» (3) و«نشر حزمة الميزانية» (2) و«إعداد تقرير الانحرافات الشهري» (5) تعود إلى «المالية». ويرتبط «إعداد تقرير الانحرافات الشهري» ببدء ببدء مع تأخير يومين بعد «اعتماد المجلس للميزانية». و«أول مراجعة شهرية» (2) للقيادة وتنتظر الاثنين.
كيف تعمل
قرر ما المجموعات
اختر المالكين لا المراحل حين يكون السؤال عمّن يجب أن يتصرف. سمِّ المجموعات بالفريق أو الوظيفة لا بالشخص، ليظل المخطط سليماً حين يتغير الأشخاص.
ضع كل مهمة في مجموعة مالكها
املأ عمود المجموعة (Group). المهام التي لها اسم المجموعة نفسه تتشارك نطاقاً له شريط ملخّص. وإن لصقت من إكسل أو جداول بيانات جوجل فعمود عنوانه Group أو Phase أو Section يُطابَق بالاسم.
أضف الشخص في الأشخاص
اكتب اسماً، أو اختر زميلاً، في عمود الأشخاص (People) أو في تبويب الأشخاص في بطاقة المهمة. الاسم نص عادي. ويمكن سرد عدة أشخاص في خلية واحدة، مفصولين بفواصل.
ارسم التسليمات اعتماديات
اربط كل مهمة بما تنتظره في تعتمد على (Depends on). انظر إلى كل خط يعبر من مجموعة إلى أخرى: هذا تسليم. أعطِ المالك المستلم تنبيهاً مسبقاً، وفكّر في تأخير إن احتاج إلى مهلة.
اقرأ المخطط بحسب المالك
مرّر المؤشر فوق شريط لترى مالكه وتواريخه، أو فعّل المسار الحرج من قائمة العرض لترى مهام أي مالك تحدد الانتهاء. صاحب أطول سلسلة هو من ينبغي حمايته.
شارك المخطط أو صدّره
شارك الرابط مع الأشخاص المسمّين، أو صدّر PDF لاجتماع. ويتضمن تصدير CSV عمودي المجموعة والأشخاص لمن يريد الجدول.
أخطاء ينبغي تجنّبها
تسمية شخص حيث ينبغي فريق
إن كانت المجموعة شخصاً فسيختفي النطاق حين يذهب في إجازة أو يغيّر دوره. استخدم الفريق للمجموعة والشخص للأشخاص.
كتابة بريد إلكتروني دون قصد المشاركة
في الأشخاص يكون الاسم العادي نصاً فقط. أما بريد زميل فيتبع قاعدة الوصول الخاصة بعمود الأشخاص وقد يمنح ذلك الشخص الوصول إلى المخطط ويرسل إليه إشعاراً، كما في أي مخطط. استخدم الأسماء إن أردت التسمية فقط.
انتظار المالكين على الأشرطة
تعرض الأشرطة التقدّم لا الأسماء. يظهر المالكون في الجدول وبطاقة التمرير وبطاقة المهمة. وإن وجب أن تبيّن مطبوعة من يملك ماذا فجمّع بالمالك لتحمل النطاقات الأسماء.
مالك واحد لكل شيء
المهمة التي لها قائمة طويلة من الأشخاص لا مالك لها عملياً. سمِّ شخصاً واحداً مسؤولاً واذكر المساعدين في الملاحظات، أو قسّم المهمة.
افتح مخطط جانت في إكسل
افتح القالب، وغيّر المجموعات إلى فرقك أنت، وأضف الأسماء في الأشخاص.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين المجموعة والأشخاص؟
تضع المجموعة المهمة في نطاق، مثل المالية، وهي نفسها لكل مهمة في ذلك النطاق. ويسمّي الأشخاص من ينفذ المهمة وقد يختلف في كل مهمة. استخدم المجموعة للفريق والأشخاص للفرد.
هل يمكن أن يكون لمهمة واحدة عدة مالكين؟
نعم. يحمل الأشخاص قائمة مفصولة بفواصل. لكن الأفضل تسمية شخص واحد مسؤول ووضع الباقين في الملاحظات، لأن المهمة ذات الأسماء الكثيرة يغيب مالكها غالباً.
هل يتحقق QueryChart من أن الأشخاص ليسوا مثقلين؟
لا. لا يتتبع الجهد ولا الطاقة ولا عبء العمل في مخطط جانت. تستطيع أن ترى مهمتين لشخص واحد تتداخلان، لكن الفحص عليك.
أين أبيّن من يتبع من؟
في مخطط تنظيمي. لا يرسم مخطط جانت خطوط التبعية. ولصورة أكثر تفصيلاً للتسليمات بين الأدوار فالمخطط الانسيابي ذو المسارات مثل /ar/templates/قالب-رسم-انتقال-العمل-بين-الأدوار أنسب.
كيف أرسم الأدوار قبل أن أخطط التواريخ؟
ابدأ بـ/ar/guides/كيفية-تحديد-الأدوار-والمسؤوليات-في-العملية لتحسم من يفعل ماذا، وبـ/ar/guides/كيفية-رسم-نقاط-التسليم-في-العملية للتسليمات. ثم أدخل المهام والمالكين والاعتماديات في مخطط جانت.
