如何建立文件定期复核机制
创建一个文档审核周期，其中包含指定所有者、基于风险的到期日、变更触发器、审核证据以及明确的保留、修改或废弃结果。
文件复核机制为每份受控文件指定负责人和到期日期，并记录继续使用、修订或停用的决定。
简而言之
- 根据文档的风险和变化率设置每个间隔，然后将到期日期分布在一年中。
- 在日历日期之前将重大变更和发现视为审核触发点。
- 记录保存、修改或报废；不改变的决定仍然需要所有者和日期。
让审核决定可见
单独的提醒并不是一个审核周期。所有者需要时间将指令与当前工作进行比较、解决差异的途径以及即使没有任何变化也可以记录结果的地方。事件、系统变更和审计结果可以推动审查。
根据风险和能力错开工作，而不是让每份文件在同一天到期。登记册应显示最后一次审查、结果、下一个截止日期和开放的变更请求。下面的生命周期图通过将修订发送回其更改请求而不是创建非正式的旁路来关闭循环。
关闭定期审查循环
生命周期中的最终决定要么重申问题，要么将其返回变更控制权，要么撤回问题。
确定问题和所有者
批准、注册条目和发布确定了指定所有者稍后将被要求审查的修订版本。
引发真正的评论
使用阶段包括预定的审查触发；审阅者将指令与当前实践和变更证据进行比较。
记录三个结果之一
最终决定记录持续有效性和新日期，发送对变更请求的修订，或停用和撤回文档。
运作方式
分配节奏和触发器
为每个受控项目指定所有者和到期日期；定义需要提前审查的事件、法律或系统变更以及审计结果。
对照证据进行审查
使用最近的工作示例和受影响的用户来测试步骤、角色、系统、控制和记录；捕获差异而不是简单地更新日期。
关闭并重新安排
记录审阅者、日期并保留、修改或撤销结果。如果不变，则设置新的到期日；如果发生更改，请通过批准和撤回。
应避免的错误
更改日期而不检查工作
刷新的截止日期并不显示说明是否仍然与当前系统、角色和控制相匹配。记录检查的内容。
规划您的审核周期
打开文档控制流程并调整其保留、修订和退役分支。
相关指南
常见问题
没有变化的审查是否需要新的修订？
否。记录审核决定和下一个截止日期，而不更改已批准的内容修订。
文件可以提前审核吗？
是的。流程变更、事件或发现可能会在预定日期之前触发审核。
谁跟踪逾期评论？
文件所有者执行审核；登记所有者或文件控制者监控到期日期并升级逾期项目。