So richten Sie einen Prüfzyklus für Dokumente ein
Erstellen Sie einen Dokumentüberprüfungszyklus mit benannten Eigentümern, risikobasierten Fälligkeitsterminen, Änderungsauslösern, Überprüfungsnachweisen und expliziten Ergebnissen zum Aufbewahren, Überarbeiten oder Zurückziehen.
Ein Prüfzyklus gibt jedem gelenkten Dokument eine verantwortliche Person und einen Prüftermin und hält fest, ob es gültig bleibt, überarbeitet oder außer Kraft gesetzt wird.
Kurz gesagt
- Legen Sie jedes Intervall anhand des Risikos und der Änderungsrate des Dokuments fest und verteilen Sie dann die Fälligkeitstermine über das Jahr.
- Behandeln Sie wesentliche Änderungen und Erkenntnisse als Überprüfungsauslöser vor dem Kalenderdatum.
- Aufzeichnungen führen, überarbeiten oder zurückziehen; Für eine No-Change-Entscheidung sind weiterhin ein Eigentümer und ein Datum erforderlich.
Machen Sie die Bewertungsentscheidung sichtbar
Eine Erinnerung allein ist kein Überprüfungszyklus. Der Eigentümer benötigt Zeit, um die Anweisung mit der aktuellen Arbeit zu vergleichen, einen Weg zur Lösung von Unstimmigkeiten und einen Ort, an dem er das Ergebnis aufzeichnen kann, auch wenn sich nichts ändert. Vorfälle, Systemänderungen und Auditergebnisse können die Überprüfung vorantreiben.
Staffeln Sie die Arbeit je nach Risiko und Kapazität, anstatt jedes Dokument am selben Tag fällig zu machen. Ein Register sollte die letzte Überprüfung, das Ergebnis, das nächste Fälligkeitsdatum und den offenen Änderungsantrag anzeigen. Das folgende Lebenszyklusdiagramm schließt die Schleife, indem es eine Revision an ihre Änderungsanforderung zurücksendet, anstatt einen informellen Nebenpfad zu erstellen.
Schließen Sie die regelmäßige Überprüfungsschleife
Die endgültige Entscheidung im Lebenszyklus bestätigt das Problem entweder erneut, gibt es an die Änderungskontrolle zurück oder zieht es zurück.
Stellen Sie das Problem und den Eigentümer fest
Durch Genehmigung, Registereintrag und Veröffentlichung wird festgelegt, welche Revision der genannte Eigentümer später prüfen soll.
Lösen Sie eine echte Rezension aus
Die Nutzungsphase umfasst einen geplanten Überprüfungsauslöser; Der Prüfer vergleicht die Anweisung mit der aktuellen Praxis und Änderungsnachweisen.
Notieren Sie eines von drei Ergebnissen
Mit der endgültigen Entscheidung wird die weitere Gültigkeit und ein neues Datum festgehalten, eine Überarbeitung eines Änderungsantrags gesendet oder das Dokument zurückgezogen.
So funktioniert es
Weisen Sie Trittfrequenz und Auslöser zu
Geben Sie jedem kontrollierten Artikel einen Besitzer und ein Fälligkeitsdatum. Definieren Sie Vorfälle, Gesetzes- oder Systemänderungen und Prüfungsergebnisse, die eine frühere Überprüfung erfordern.
Überprüfung anhand von Beweisen
Verwenden Sie ein aktuelles Arbeitsbeispiel und betroffene Benutzer, um Schritte, Rollen, Systeme, Kontrollen und Aufzeichnungen zu testen; Unstimmigkeiten erfassen, anstatt einfach das Datum zu erneuern.
Schließen und neu planen
Notieren Sie den Prüfer, das Datum und bewahren Sie das Ergebnis auf, überarbeiten Sie es oder ziehen Sie es zurück. Wenn es unverändert bleibt, legen Sie ein neues Fälligkeitsdatum fest; Bei Änderungen durchlaufen Sie die Genehmigung und den Widerruf.
Häufige Fehler
Ändern des Datums, ohne die Arbeit zu überprüfen
Ein aktualisiertes Fälligkeitsdatum zeigt nicht, ob die Anweisungen noch mit den aktuellen Systemen, Rollen und Kontrollen übereinstimmen. Notieren Sie, was überprüft wurde.
Planen Sie Ihren Überprüfungszyklus
Öffnen Sie den Dokumentenkontrollprozess und passen Sie die Zweige „Keep“, „Revision“ und „Retire“ an.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Braucht eine unveränderte Überprüfung eine neue Überarbeitung?
Nein. Zeichnen Sie die Überprüfungsentscheidung und das nächste Fälligkeitsdatum auf, ohne die genehmigte Inhaltsüberarbeitung zu ändern.
Kann ein Dokument vorzeitig überprüft werden?
Ja. Eine Prozessänderung, ein Vorfall oder ein Befund kann eine Überprüfung vor dem geplanten Datum auslösen.
Wer verfolgt überfällige Bewertungen?
Der Dokumenteigentümer führt die Prüfung durch; Ein Registerinhaber oder Dokumentenkontrolleur überwacht Fälligkeitstermine und eskaliert überfällige Posten.