Sådan opretter du en cyklus for dokumentgennemgang
Opret en dokumentgennemgangscyklus med navngivne ejere, risikobaserede forfaldsdatoer, ændringsudløsere, bevis for gennemgang og eksplicit bevaring, revidering eller tilbagetrækning af resultater.
En cyklus for dokumentgennemgang giver hvert styret dokument en ansvarlig og en frist og registrerer, om det skal beholdes, revideres eller udfases.
Kort fortalt
- Indstil hvert interval fra dokumentets risiko og ændringshastighed, og spred derefter forfaldsdatoer over året.
- Behandl væsentlige ændringer og fund som gennemgangsudløsere før kalenderdatoen.
- Optegnelser føre, revidere eller trække sig tilbage; en uændret beslutning mangler stadig en ejer og dato.
Gør revisionsbeslutningen synlig
En påmindelse alene er ikke en anmeldelsescyklus. Ejeren har brug for tid til at sammenligne instruktionen med det nuværende arbejde, en rute til at løse uoverensstemmelser og et sted at registrere resultatet, selv når intet ændrer sig. Hændelser, systemændringer og revisionsresultater kan bringe gennemgangen fremad.
Forskyd arbejdet efter risiko og kapacitet i stedet for at forfalde alle dokumenter samme dag. Et register skal vise den sidste gennemgang, resultatet, næste forfaldsdato og åben ændringsanmodning. Livscyklusdiagrammet nedenfor lukker sløjfen ved at sende en revision tilbage til dens ændringsanmodning i stedet for at oprette en uformel sidesti.
Sådan fungerer det
Tildel kadence og triggere
Giv hver kontrolleret genstand en ejer og forfaldsdato; definere hændelser, lov- eller systemændringer og revisionsresultater, der kræver tidligere gennemgang.
Gennemgang mod beviser
Brug et nyligt arbejdseksempel og berørte brugere til at teste trin, roller, systemer, kontroller og registreringer; fange uoverensstemmelser i stedet for blot at forny datoen.
Luk og ny tidsplan
Registrer anmelderen, dater og behold, revidér eller afmeld resultatet. Hvis uændret, indstil en ny forfaldsdato; hvis ændret, vej gennem godkendelse og tilbagetrækning.
Faldgruber du skal undgå
Ændring af dato uden at tjekke arbejdet
En opdateret forfaldsdato viser ikke, om instruktionerne stadig matcher nuværende systemer, roller og kontroller. Registrer, hvad der blev kontrolleret.
Ofte stillede spørgsmål
Trænger en uændret anmeldelse til en ny revision?
Nej. Registrer revisionsbeslutningen og næste forfaldsdato uden at ændre den godkendte indholdsrevision.
Kan et dokument gennemgås tidligt?
Ja. En procesændring, hændelse eller konstatering kan udløse gennemgang før den planlagte dato.
Hvem sporer forsinkede anmeldelser?
Dokumentejeren udfører gennemgangen; en registerejer eller dokumentansvarlig overvåger forfaldsdatoer og eskalerer forfaldne varer.