Comment créer un cycle de révision de documents
Créez un cycle de révision des documents avec des propriétaires nommés, des dates d'échéance basées sur les risques, des déclencheurs de changement, des preuves de révision et des résultats explicites de conservation, de révision ou de…
Un cycle de révision de documents attribue un propriétaire et une date d'échéance à chaque élément contrôlé, puis enregistre si la révision le conserve, le révise ou le retire.
En bref
- Définissez chaque intervalle en fonction du risque et du taux de modification du document, puis répartissez les dates d'échéance sur l'année.
- Traitez les changements et les constatations importantes comme des déclencheurs d’examen avant la date du calendrier.
- Tenir des dossiers, les réviser ou les retirer ; une décision de non-changement a toujours besoin d'un propriétaire et d'une date.
Rendre la décision de révision visible
Un rappel seul ne constitue pas un cycle de révision. Le propriétaire a besoin de temps pour comparer les instructions avec le travail en cours, d'un moyen de résoudre les divergences et d'un endroit pour enregistrer le résultat même si rien ne change. Les incidents, les modifications du système et les constatations d’audit peuvent faire avancer l’examen.
Échelonnez le travail en fonction des risques et des capacités plutôt que de rendre chaque document dû le même jour. Un registre doit indiquer le dernier examen, le résultat, la prochaine date d'échéance et la demande de modification ouverte. Le diagramme de cycle de vie ci-dessous ferme la boucle en renvoyant une révision à sa demande de modification au lieu de créer un chemin secondaire informel.
Comment cela fonctionne
Attribuer une cadence et des déclencheurs
Attribuez à chaque élément contrôlé un propriétaire et une date d'échéance ; définir les incidents, les modifications apportées à la loi ou au système et les conclusions d'audit qui nécessitent un examen plus précoce.
Examen par rapport aux preuves
Utiliser un exemple de travail récent et les utilisateurs concernés pour tester les étapes, les rôles, les systèmes, les contrôles et les enregistrements ; capturer les écarts plutôt que de simplement renouveler la date.
Fermer et reprogrammer
Enregistrez le réviseur, la date et conservez, révisez ou retirez les résultats. Si inchangé, fixez une nouvelle date d'échéance ; en cas de modification, passer par l'approbation et le retrait.
Erreurs à éviter
Changer la date sans vérifier le travail
Une date d'échéance actualisée n'indique pas si les instructions correspondent toujours aux systèmes, rôles et contrôles actuels. Enregistrez ce qui a été vérifié.
Questions fréquentes
Un examen sans changement nécessite-t-il une nouvelle révision ?
Non. Enregistrez la décision de révision et la prochaine date d'échéance sans modifier la révision du contenu approuvée.
Un document peut-il être examiné plus tôt ?
Oui. Un changement de processus, un incident ou une constatation peut déclencher un examen avant la date prévue.
Qui suit les avis en retard ?
Le propriétaire du document effectue la révision ; un propriétaire de registre ou un contrôleur de documents surveille les dates d'échéance et signale les éléments en retard.