Cómo establecer un ciclo de revisión documental
Cree un ciclo de revisión de documentos con propietarios nombrados, fechas de vencimiento basadas en riesgos, activadores de cambios, evidencia de revisión y resultados explícitos de conservación, revisión o retirada.
Un ciclo de revisión asigna responsable y fecha a cada documento controlado y registra si debe mantenerse, revisarse o retirarse.
En resumen
- Establezca cada intervalo a partir del riesgo del documento y la tasa de cambio, luego distribuya las fechas de vencimiento a lo largo del año.
- Trate los cambios y hallazgos materiales como desencadenantes de revisión antes de la fecha calendario.
- Mantener, revisar o retirar registros; una decisión de no realizar cambios aún necesita un propietario y una fecha.
Hacer visible la decisión de revisión
Un recordatorio por sí solo no es un ciclo de revisión. El propietario necesita tiempo para comparar las instrucciones con el trabajo actual, una ruta para resolver discrepancias y un lugar para registrar el resultado incluso cuando nada cambia. Los incidentes, los cambios en el sistema y los hallazgos de las auditorías pueden hacer avanzar la revisión.
Escalone el trabajo según el riesgo y la capacidad en lugar de entregar todos los documentos el mismo día. Un registro debe mostrar la última revisión, el resultado, la próxima fecha de vencimiento y la solicitud de cambio abierta. El siguiente diagrama de ciclo de vida cierra el ciclo enviando una revisión a su solicitud de cambio en lugar de crear una ruta lateral informal.
Cómo funciona
Asignar cadencia y disparadores
Dar a cada artículo controlado un propietario y una fecha de vencimiento; definir incidentes, cambios en leyes o sistemas y hallazgos de auditoría que requieran una revisión temprana.
Revisión contra evidencia
Utilice un ejemplo de trabajo reciente y usuarios afectados para probar pasos, roles, sistemas, controles y registros; capturar discrepancias en lugar de simplemente renovar la fecha.
Cerrar y reprogramar
Registre el revisor, feche y conserve, revise o retire el resultado. Si no se modifica, establezca una nueva fecha de vencimiento; si se modifica, diríjase a través de la aprobación y el retiro.
Errores que debes evitar
Cambiar la fecha sin comprobar el trabajo.
Una fecha de vencimiento actualizada no muestra si las instrucciones aún coinciden con los sistemas, funciones y controles actuales. Registre lo que se revisó.
Preguntas frecuentes
¿Una revisión sin cambios necesita una nueva revisión?
No. Registre la decisión de revisión y la próxima fecha de vencimiento sin cambiar la revisión de contenido aprobada.
¿Se puede revisar un documento anticipadamente?
Sí. Un cambio de proceso, incidente o hallazgo puede desencadenar una revisión antes de la fecha programada.
¿Quién realiza un seguimiento de las reseñas vencidas?
El propietario del documento realiza la revisión; un propietario de registro o controlador de documentos monitorea las fechas de vencimiento y escala los elementos vencidos.