如何控制文件与记录
通过审查和发布控制当前指令；通过识别、保留、检索和授权处置来保护完整的记录。 将文件控制为可以修改的当前指令，将记录控制为必须保持可检索和保护的工作证据。
将文件作为可修订的现行工作指令进行控制，将记录作为已完成工作的证据予以保护，并确保能够检索。
简而言之
- 使用实时说明和空白表格的审查、批准、修订和撤销。
- 对已完成的记录使用识别、保护、检索和保留规则。
- 当稍后上下文很重要时，将源文档修订与记录一起保留。
两种信息需要不同的控制
空白检查表是受控文件：其布局可以修改，被取代的空白应停止使用。完整的检查表是一个记录：对其进行编辑以匹配新的表格修订版会损坏证据。两者都需要所有者和访问规则，但只有前者有当前版本要发布。
将区别放在受控表格成为完整记录的地方。文件登记册确定哪个表格修订是有效的；记录索引说明了完整实例的保存位置、保存时间以及谁可以更正或处置它。将两个标识符链接起来，以便审阅者可以重建控制该工作的指令。
运作方式
对物品进行分类
询问它是否指导未来的工作或证明已完成的工作。空白表格属于前者；每个完成的实例都是后者。
编写单独的控制规则
对于文档，定义批准、当前副本访问和撤回。对于记录，定义所有者、位置、访问权限、保留期限和授权处置。
链接证据
如果需要，将有效的文档 ID 和修订记录放在已完成的记录中，以便以后的审阅者可以将证据与有效的指令联系起来。
应避免的错误
表单更改时替换证据
重新签发空白表格，但根据应用于记录的保留规则保留完整的实例。
常见问题
已完成的清单仍然是受控文件吗？
其空白模板是受控文档；完成的清单是一项活动的记录，需要记录控制。
记录可以更正吗？
遵循适用的更正规则，以便原始条目、更正、人员和日期保持可追溯性。
记录应该出现在文件登记册中吗？
受控形式可以。使用已完成实例的记录计划或索引，在重建重要时通过 ID 链接。