如何控制文件与记录
通过审查和发布控制当前指令；通过识别、保留、检索和授权处置来保护完整的记录。 将文件控制为可以修改的当前指令，将记录控制为必须保持可检索和保护的工作证据。
将文件作为可修订的现行工作指令进行控制，将记录作为已完成工作的证据予以保护，并确保能够检索。
简而言之
- 使用实时说明和空白表格的审查、批准、修订和撤销。
- 对已完成的记录使用识别、保护、检索和保留规则。
- 当稍后上下文很重要时，将源文档修订与记录一起保留。
两种信息需要不同的控制
空白检查表是受控文件：其布局可以修改，被取代的空白应停止使用。完整的检查表是一个记录：对其进行编辑以匹配新的表格修订版会损坏证据。两者都需要所有者和访问规则，但只有前者有当前版本要发布。
将区别放在受控表格成为完整记录的地方。文件登记册确定哪个表格修订是有效的；记录索引说明了完整实例的保存位置、保存时间以及谁可以更正或处置它。将两个标识符链接起来，以便审阅者可以重建控制该工作的指令。
遵循受控形式使用
图表通过发布控制空白表格；它的使用创建受单独保留规则管辖的记录。
批准空白表格
作者、审阅者和批准者在任何人记录其工作之前确定表单字段并授权已识别的问题。
发布和撤回
控制者在登记册中输入新的问题，发布它并从使用点删除被取代的空白副本。
保留已完成的实例
用户填写完表格后，即使空白表格稍后发生变化，也可以将这些带日期的记录保留在记录计划下。
运作方式
对物品进行分类
询问它是否指导未来的工作或证明已完成的工作。空白表格属于前者；每个完成的实例都是后者。
编写单独的控制规则
对于文档，定义批准、当前副本访问和撤回。对于记录，定义所有者、位置、访问权限、保留期限和授权处置。
链接证据
如果需要，将有效的文档 ID 和修订记录放在已完成的记录中，以便以后的审阅者可以将证据与有效的指令联系起来。
应避免的错误
表单更改时替换证据
重新签发空白表格，但根据应用于记录的保留规则保留完整的实例。
映射文档交接
调整控制图并添加空白表格成为保留记录的点。
相关指南
常见问题
已完成的清单仍然是受控文件吗？
其空白模板是受控文档；完成的清单是一项活动的记录，需要记录控制。
记录可以更正吗？
遵循适用的更正规则，以便原始条目、更正、人员和日期保持可追溯性。
记录应该出现在文件登记册中吗？
受控形式可以。使用已完成实例的记录计划或索引，在重建重要时通过 ID 链接。