點樣控制文件同記錄
透過審查同發出控制當前嘅指示；透過識別、保留、擷取同授權處置，保護完成嘅記錄。 控制文件係可以修改嘅現行指示，而控制記錄係工作證據，必須保持可擷取同保護。
文件係可以修訂嘅現行工作指示；記錄就係已完成工作嘅證據，要妥善保護，亦要確保日後搵得返。
簡而言之
- 用審查、核准、修訂同撤銷嚟做即時指示同空白表格。
- 對完成嘅記錄使用識別、保護、擷取同保留規則。
- 當呢個上下文之後重要嗰陣，將源文件修訂版本同記錄一齊保留。
兩種資訊需要唔同嘅控制
空白檢查表格係一份受控文件：佢嘅版面可以修改，而被取代嘅空白應該留低使用。填妥嘅檢查表格係一份記錄：編輯佢嚟配合新嘅表格修訂會損害證據。兩者都需要擁有者同存取規則，但係只有前者有當前嘅問題要發佈。
將分別放喺受控表格變成完整記錄嘅地方。文件登記冊識別咗邊份表格修訂係有效嘅；記錄索引會講一個完成咗嘅實例喺邊度保留，保留咗幾耐，同埋邊個可以更正或者處置佢。將兩個識別碼連結起嚟，等審查員可以重建邊個指令管治咗個工作。
運作方式
將個項目分類
問下佢係指引未來嘅工作定係證明完成嘅工作。空白表格係前者；每個完成嘅實例都係後者。
寫獨立嘅控制規則
對於文件，定義核准、當前副本存取同埋撤銷。對於記錄，定義擁有者、位置、存取權、保留期同埋授權處置。
連結證據
喺需要嘅地方，將有效嘅文件 ID 同修訂版本放喺完成嘅記錄上面，等之後嘅審查員可以將證據連結到現行嘅指示。
應避免的錯誤
當表格改變嗰陣替換證據
重新發出空白表格，但係根據適用於記錄嘅保留規則保留完成嘅實例。
常見問題
完成咗嘅檢查清單仲係咪受控制嘅文件？
佢嘅空白模板係一份受控文件；完成嘅檢查清單係活動嘅記錄，需要記錄控制。
記錄可唔可以更正？
遵守適用嘅更正規則，噉樣原始條目、更正、人物同日期就可以繼續追溯。
記錄係咪應該出現喺文件登記冊入面？
受控嘅形式可以。喺重建重要嘅情況下，使用完成嘅實例嘅記錄時間表或者索引，並透過 ID 連結。