Cómo controlar documentos y registros
Controlar las instrucciones actuales mediante revisión y emisión; proteger los registros completos mediante la identificación, retención, recuperación y disposición autorizada.
Controle los documentos como instrucciones vigentes que pueden revisarse y los registros como prueba del trabajo realizado que debe protegerse y poder recuperarse.
En resumen
- Utilice revisión, aprobación, revisión y retiro para obtener instrucciones en vivo y formularios en blanco.
- Utilice reglas de identificación, protección, recuperación y retención de registros completos.
- Mantenga la revisión del documento fuente con el registro cuando ese contexto sea importante más adelante.
Dos tipos de información necesitan controles diferentes
Un formulario de inspección en blanco es un documento controlado: su diseño puede revisarse y un formulario en blanco reemplazado debe dejar de usarse. Un formulario de inspección completado es un registro: editarlo para que coincida con una nueva revisión del formulario dañaría la evidencia. Ambos necesitan un propietario y reglas de acceso, pero sólo el primero tiene un número actual para publicar.
Coloque la distinción en el punto donde un formulario controlado se convierte en un registro completo. El registro de documentos identifica qué revisión del formulario fue efectiva; el índice de registros indica dónde se guarda una instancia completa, cuánto tiempo se conserva y quién puede corregirla o deshacerse de ella. Vincule los dos identificadores para que un revisor pueda reconstruir qué instrucción gobernó el trabajo.
Cómo funciona
Clasificar el artículo
Pregunte si dirige el trabajo futuro o prueba el trabajo completado. Un formulario en blanco es lo primero; cada instancia completada es la última.
Escribir reglas de control separadas
Para documentos, defina aprobación, acceso a copia actual y retiro. Para los registros, defina propietario, ubicación, acceso, período de retención y disposición autorizada.
Vincular la evidencia
Cuando sea necesario, coloque la identificación del documento vigente y la revisión en el registro completo para que los revisores posteriores puedan conectar la evidencia con la instrucción vigente.
Errores que debes evitar
Reemplazo de evidencia cuando cambia un formulario
Vuelva a emitir el formulario en blanco, pero conserve las instancias completadas según la regla de retención que se aplicó a los registros.
Preguntas frecuentes
¿Una lista de verificación completa sigue siendo un documento controlado?
Su plantilla en blanco es un documento controlado; la lista de verificación completa es un registro de una actividad y necesita controles de registro.
¿Se puede corregir un registro?
Siga la regla de corrección aplicable para que la entrada original, la corrección, la persona y la fecha sigan siendo rastreables.
¿Deben aparecer registros en el registro de documentos?
La forma controlada puede. Utilice una programación de registros o un índice para las instancias completadas, vinculadas por ID cuando la reconstrucción sea importante.