كيفية ضبط الوثائق والسجلات

باختصار

• استخدم المراجعة والموافقة والمراجعة والسحب للتعليمات المباشرة والنماذج الفارغة.
• استخدم قواعد التعريف والحماية والاسترجاع والاحتفاظ بالسجلات المكتملة.
• احتفظ بمراجعة المستند المصدر مع السجل عندما يكون هذا السياق مهمًا لاحقًا.

هناك نوعان من المعلومات يحتاجان إلى ضوابط مختلفة

نموذج الفحص الفارغ هو مستند خاضع للرقابة: يمكن مراجعة تصميمه ويجب ترك الفراغ المستبدل صالحًا للاستخدام. نموذج التفتيش المكتمل عبارة عن سجل: تحريره ليتوافق مع مراجعة النموذج الجديد قد يؤدي إلى إتلاف الأدلة. يحتاج كلاهما إلى مالك وقواعد وصول، ولكن الأول فقط لديه إصدار حالي للنشر.

ضع التمييز عند النقطة التي يصبح فيها النموذج المتحكم فيه سجلاً مكتملاً. يحدد سجل المستندات مراجعة النموذج التي كانت فعالة؛ يشير فهرس السجلات إلى مكان الاحتفاظ بالمثيل المكتمل ومدة الاحتفاظ به ومن يمكنه تصحيحه أو التخلص منه. قم بربط المعرفين حتى يتمكن المراجع من إعادة بناء التعليمات التي تحكم العمل.

كيف تعمل

1. تصنيف العنصر

   اسأل ما إذا كان يوجه العمل المستقبلي أو يثبت العمل المكتمل. النموذج الفارغ هو الأول؛ كل مثيل مكتمل هو الأخير.

2. اكتب قواعد تحكم منفصلة

   بالنسبة للمستندات، حدد الموافقة والوصول إلى النسخة الحالية والسحب. بالنسبة للسجلات، حدد المالك والموقع والوصول وفترة الاحتفاظ والتصرف المصرح به.

3. ربط الأدلة

   عند الحاجة، ضع معرف المستند الفعال والمراجعة في السجل المكتمل حتى يتمكن المراجعون اللاحقون من ربط الدليل بالتعليمات المعمول بها.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• استبدال الأدلة عند تغير النموذج

  أعد إصدار النموذج الفارغ، ولكن احتفظ بالمثيلات المكتملة بموجب قاعدة الاستبقاء المطبقة على السجلات.

الأسئلة الشائعة

هل لا تزال قائمة المراجعة المكتملة وثيقة خاضعة للرقابة؟

القالب الفارغ الخاص به هو مستند خاضع للرقابة؛ قائمة المراجعة المكتملة عبارة عن سجل للنشاط وتحتاج إلى ضوابط للسجل.

هل يمكن تصحيح السجل؟

اتبع قاعدة التصحيح المعمول بها حتى يظل الإدخال الأصلي والتصحيح والشخص والتاريخ قابلين للتتبع.

هل يجب أن تظهر السجلات في سجل المستندات؟

يمكن للنموذج الذي تسيطر عليه. استخدم جدول تسجيل أو فهرس للمثيلات المكتملة، المرتبطة بالمعرف حيث تكون عملية إعادة الإعمار مهمة.