So lenken Sie Dokumente und Aufzeichnungen
Kontrollieren Sie aktuelle Anweisungen durch Überprüfung und Ausgabe; Schützen Sie abgeschlossene Aufzeichnungen durch Identifizierung, Aufbewahrung, Abruf und autorisierte Verfügung.
Lenken Sie Dokumente als gültige Anweisungen, die überarbeitet werden können, und Aufzeichnungen als geschützte, wiederauffindbare Nachweise geleisteter Arbeit.
Kurz gesagt
- Verwenden Sie Überprüfung, Genehmigung, Überarbeitung und Widerruf für Live-Anweisungen und leere Formulare.
- Verwenden Sie Identifizierungs-, Schutz-, Abruf- und Aufbewahrungsregeln für abgeschlossene Datensätze.
- Behalten Sie die Revision des Quelldokuments im Datensatz bei, wenn dieser Kontext später von Bedeutung ist.
Zwei Arten von Informationen erfordern unterschiedliche Kontrollen
Ein leeres Inspektionsformular ist ein kontrolliertes Dokument: Sein Layout kann überarbeitet werden und ein ersetztes leeres Formular sollte nicht mehr verwendet werden. Ein ausgefülltes Inspektionsformular ist ein Datensatz: Eine Bearbeitung zur Anpassung an eine neue Formularrevision würde die Beweise beschädigen. Beide benötigen einen Eigentümer und Zugriffsregeln, aber nur ersterer hat eine aktuelle Ausgabe zum Veröffentlichen.
Platzieren Sie die Unterscheidung an der Stelle, an der ein kontrolliertes Formular zu einem abgeschlossenen Datensatz wird. Das Dokumentenregister gibt an, welche Formularrevision wirksam war; Im Aktenverzeichnis ist angegeben, wo ein abgeschlossenes Exemplar aufbewahrt wird, wie lange es aufbewahrt wird und wer es korrigieren oder entsorgen darf. Verknüpfen Sie die beiden Kennungen, damit ein Prüfer rekonstruieren kann, welche Anweisung die Arbeit regelte.
Befolgen Sie bei der Anwendung eine kontrollierte Form
Das Diagramm kontrolliert das leere Formular bis zur Ausgabe; Durch seine Verwendung werden Datensätze erstellt, die einer separaten Aufbewahrungsregel unterliegen.
Genehmigen Sie das leere Formular
Autor, Prüfer und Genehmiger legen die Formularfelder fest und genehmigen ein identifiziertes Problem, bevor jemand die Arbeit daran aufzeichnet.
Veröffentlichen und zurückziehen
Der Verantwortliche trägt die Neuausgabe in das Register ein, veröffentlicht sie und entnimmt abgelöste Leerexemplare aus den Verwendungsstellen.
Behalten Sie abgeschlossene Instanzen bei
Nachdem Benutzer das Formular ausgefüllt haben, behalten Sie diese datierten Datensätze im Datensatzplan bei, auch wenn sich das leere Formular später ändert.
So funktioniert es
Klassifizieren Sie den Artikel
Fragen Sie, ob es zukünftige Arbeiten anleitet oder abgeschlossene Arbeiten nachweist. Ersteres ist ein leeres Formular; jede abgeschlossene Instanz ist letztere.
Schreiben Sie separate Kontrollregeln
Definieren Sie für Dokumente die Genehmigung, den Zugriff auf die aktuelle Kopie und den Widerruf. Definieren Sie für Aufzeichnungen Eigentümer, Standort, Zugriff, Aufbewahrungsfrist und autorisierte Verfügung.
Verknüpfen Sie die Beweise
Geben Sie bei Bedarf die gültige Dokument-ID und Revision in den vollständigen Datensatz ein, damit spätere Prüfer die Beweise mit der geltenden Anweisung in Verbindung bringen können.
Häufige Fehler
Ersetzen von Beweismitteln, wenn sich ein Formular ändert
Geben Sie das leere Formular erneut aus, bewahren Sie jedoch abgeschlossene Instanzen gemäß der Aufbewahrungsregel auf, die für die Datensätze galt.
Ordnen Sie die Dokumentenübergabe zu
Passen Sie das Kontrolldiagramm an und fügen Sie den Punkt hinzu, an dem ein leeres Formular zu einem aufbewahrten Datensatz wird.
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Häufig gestellte Fragen
Ist eine ausgefüllte Checkliste noch ein kontrolliertes Dokument?
Die leere Vorlage ist ein kontrolliertes Dokument. Die ausgefüllte Checkliste ist eine Aufzeichnung einer Aktivität und erfordert Aufzeichnungskontrollen.
Kann ein Datensatz korrigiert werden?
Befolgen Sie die jeweils gültige Korrekturregel, damit Originaleintrag, Korrektur, Person und Datum nachvollziehbar bleiben.
Sollen Aufzeichnungen im Dokumentenregister erscheinen?
Die kontrollierte Form kann. Verwenden Sie einen Aufzeichnungsplan oder Index für abgeschlossene Instanzen, verknüpft nach ID, wenn die Rekonstruktion wichtig ist.