Comment contrôler les documents et les enregistrements
Contrôler les instructions actuelles par la révision et la publication ; protéger les dossiers complétés par l’identification, la conservation, la récupération et l’élimination autorisée.
Les documents de contrôle sont des instructions actuelles qui peuvent être révisées, et des enregistrements de contrôle sont des preuves de travail qui doivent rester récupérables et protégées.
En bref
- Utilisez l'examen, l'approbation, la révision et le retrait pour les instructions en direct et les formulaires vierges.
- Utiliser des règles d’identification, de protection, de récupération et de conservation pour les enregistrements complétés.
- Conservez la révision du document source avec l'enregistrement lorsque ce contexte est important plus tard.
Deux types d'informations nécessitent des contrôles différents
Un formulaire d'inspection vierge est un document contrôlé : sa présentation peut être révisée et un formulaire remplacé doit cesser d'être utilisé. Un formulaire d'inspection complété est un enregistrement : le modifier pour qu'il corresponde à une nouvelle révision du formulaire endommagerait les preuves. Les deux ont besoin d'un propriétaire et de règles d'accès, mais seul le premier a un numéro actuel à publier.
Placez la distinction au point où un formulaire contrôlé devient un enregistrement complété. Le registre des documents identifie quelle révision de formulaire a été effective ; l'index des enregistrements indique où une instance terminée est conservée, combien de temps elle est conservée et qui peut la corriger ou en disposer. Liez les deux identifiants afin qu'un réviseur puisse reconstruire quelle instruction a régi le travail.
Comment cela fonctionne
Classer l'article
Demandez si cela oriente les travaux futurs ou prouve le travail terminé. Un formulaire vierge est le premier ; chaque instance terminée est cette dernière.
Écrire des règles de contrôle distinctes
Pour les documents, définissez l’approbation, l’accès à la copie actuelle et le retrait. Pour les enregistrements, définissez le propriétaire, l'emplacement, l'accès, la période de conservation et la disposition autorisée.
Relier les preuves
Si nécessaire, indiquez l'identifiant effectif du document et sa révision sur le dossier complété afin que les réviseurs ultérieurs puissent relier les preuves aux instructions en vigueur.
Erreurs à éviter
Remplacement des preuves lorsqu'un formulaire change
Rééditez le formulaire vierge, mais conservez les instances terminées selon la règle de conservation qui s'appliquait aux enregistrements.
Questions fréquentes
Une liste de contrôle complétée est-elle toujours un document contrôlé ?
Son modèle vierge est un document contrôlé ; la liste de contrôle complétée est un enregistrement d'une activité et nécessite des contrôles d'enregistrement.
Un enregistrement peut-il être corrigé ?
Suivez la règle de correction applicable afin que l'entrée originale, la correction, la personne et la date restent traçables.
Les enregistrements doivent-ils apparaître dans le registre des documents ?
La forme contrôlée le peut. Utilisez un calendrier d'enregistrement ou un index pour les instances terminées, liées par ID là où la reconstruction est importante.