Sådan styrer du dokumenter og registreringer
Kontroller aktuelle instruktioner gennem gennemgang og udstedelse; beskytte afsluttede optegnelser gennem identifikation, opbevaring, hentning og autoriseret disponering.
Styr dokumenter som gældende instruktioner, der kan revideres, og registreringer som bevis for udført arbejde, der skal beskyttes og kunne findes igen.
Kort fortalt
- Brug gennemgang, godkendelse, revision og tilbagetrækning til live instruktioner og tomme formularer.
- Brug regler for identifikation, beskyttelse, hentning og opbevaring for afsluttede optegnelser.
- Opbevar revisionen af kildedokumentet sammen med posten, når den kontekst er vigtig senere.
To slags information har brug for forskellige kontroller
En blank inspektionsformular er et kontrolleret dokument: dets layout kan revideres, og et erstattet blankt skal forlade brug. En udfyldt inspektionsformular er en registrering: at redigere den, så den matcher en ny formularrevision, ville skade beviserne. Begge har brug for en ejer og adgangsregler, men kun førstnævnte har et aktuelt nummer at udgive.
Placer skelnen på det punkt, hvor en kontrolleret formular bliver til en udfyldt post. Dokumentregistret identificerer, hvilken formrevision der var effektiv; rekordindekset siger, hvor en afsluttet instans opbevares, hvor længe den opbevares, og hvem der må rette eller bortskaffe den. Forbind de to identifikatorer, så en korrekturlæser kan rekonstruere, hvilken instruktion der styrede arbejdet.
Følg en kontrolleret formular i brug
Diagrammet styrer den tomme form gennem udstedelse; dets brug opretter registreringer, der er underlagt en separat opbevaringsregel.
Godkend den tomme formular
Forfatter, korrekturlæser og godkender bestemmer formularfelterne og godkender et identificeret problem, før nogen registrerer arbejdet med det.
Udgiv og træk tilbage
Den registeransvarlige indfører den nye udgave i registret, udgiver den og fjerner erstattede blanke kopier fra brugssteder.
Bevar afsluttede forekomster
Når brugerne har udfyldt formularen, skal du beholde disse daterede poster under registreringsplanen, selv når den tomme formular senere ændres.
Sådan fungerer det
Klassificer varen
Spørg, om det styrer fremtidigt arbejde eller beviser udført arbejde. En blank form er førstnævnte; hver afsluttet instans er sidstnævnte.
Skriv separate kontrolregler
For dokumenter skal du definere godkendelse, aktuel kopiadgang og tilbagetrækning. For registreringer skal du definere ejer, placering, adgang, opbevaringsperiode og autoriseret disposition.
Forbind beviserne
Hvis det er nødvendigt, anbring det effektive dokument-id og revision på den udfyldte post, så senere korrekturlæsere kan forbinde beviserne med den gældende instruktion.
Faldgruber du skal undgå
Udskiftning af beviser, når en formular ændres
Genudsted den tomme formular, men bevar udfyldte forekomster under den opbevaringsregel, der gjaldt for posterne.
Kortlæg dokumentoverdragelsen
Tilpas kontroldiagrammet og tilføj det punkt, hvor en tom formular bliver en bevaret post.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Er en udfyldt tjekliste stadig et kontrolleret dokument?
Dens tomme skabelon er et kontrolleret dokument; den udfyldte tjekliste er en registrering af en aktivitet og har brug for registreringskontrol.
Kan en registrering rettes?
Følg den gældende rettelsesregel, så den oprindelige indtastning, rettelse, person og dato forbliver sporbar.
Skal optegnelser fremgå af dokumentregistret?
Den kontrollerede form kan. Brug en rekordtidsplan eller et indeks for afsluttede forekomster, forbundet med ID, hvor rekonstruktion er vigtig.