Bewährte Verfahren für das SOP-Management
Betreiben Sie eine SOP-Bibliothek mit klaren Eigentumsverhältnissen, nutzbaren aktuellen Kopien, Überprüfungsauslösern, Änderungsauswirkungsprüfungen, Schulungsnachweisen und Einstellungskontrollen.
Gutes SOP-Management hält Anweisungen am Einsatzort korrekt und macht Freigaben, Änderungen, Prüfungen und Außerkraftsetzungen nachvollziehbar.
Kurz gesagt
- Testen Sie das Abrufen und die Genauigkeit mit den Personen, die die Aufgabe ausführen.
- Verknüpfen Sie Änderungsauswirkungen, Genehmigung, Veröffentlichung und Schulung der betroffenen Benutzer in einer Release-Entscheidung.
- Verfolgen Sie Ausnahmen vom Abschluss wegen überfälliger Überprüfungen, veralteter Kopien und fehlerhafter Referenzen.
Prüfen Sie, ob die SOP noch die Arbeit leitet
Die Seitenzahl der Bibliothek ist ein schlechter Kontrollindikator. Wählen Sie eine reale Aufgabe aus und bitten Sie den Bediener, die aktuelle SOP zu finden, seine Entscheidungen zu treffen und das richtige Formular zu finden. Verfolgen Sie dieses Problem dann bis zur Genehmigung, der letzten Überprüfung und dem Schulungsnachweis. Eine Nichtübereinstimmung zwischen Praxis und Text ist ein zu behebendes Betriebsproblem und kein Formatierungsfehler.
Priorisieren Sie Ausnahmen: überfällige Überprüfungen kritischer Aufgaben, ausstehende Änderungen ohne Eigentümer, Benutzer, die eine Materialaktualisierung verpasst haben, und zurückgezogene SOPs, auf die noch an anderer Stelle verwiesen wird. /de/guides/so-erstellen-sie-ein-sop-managementsystem richtet die Bibliothek ein; Diese Praktiken sorgen dafür, dass es nach dem Start zuverlässig bleibt.
Probieren Sie eine kontrollierte SOP aus
Testen Sie anhand des Beispiels, ob Identität, Entscheidungspunkte, Genehmigung und gültige Ausgabe einer SOP nachvollzogen werden können.
Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit
Bitten Sie einen Bediener, den Umfang, die Verantwortlichkeiten und die Verfahrensschritte einzuhalten, einschließlich des dokumentierten Wegs für eine Abweichung.
Prüfbehörde
Verfolgen Sie das aktuelle Problem bis zur technischen Überprüfung und Genehmigung und bestätigen Sie, dass die Freigabe den veröffentlichten Inhalt benennt.
Testen Sie die kontinuierliche Kontrolle
Überprüfen Sie, ob die Kopie am Verwendungsort aktuell ist, die frühere Ausgabe nicht zur Verwendung verfügbar ist und die nächste Rezension einen Eigentümer hat.
So funktioniert es
Probieren Sie eine echte Aufgabe aus
Lassen Sie einen Benutzer die SOP abrufen und einen aktuellen Fall durcharbeiten. Erfassen Sie unklare Zweige, fehlende Aufzeichnungen und Abweichungen von der tatsächlichen Praxis.
Verfolgen Sie die Veröffentlichung
Überprüfen Sie die tatsächliche Revision, technische Überprüfung, Genehmigung, Änderungsauswirkung, Verteilung und alle erforderlichen Schulungsbestätigungen.
Lösen Sie die Ausnahmewarteschlange auf
Weisen Sie Eigentümer und Fristen für veraltete Anleitungen, überfällige Rezensionen, defekte Links und ausgemusterte Exemplare zu, die weiterhin verfügbar sind.
Häufige Fehler
Termine prüfen statt arbeiten
Eine Überprüfungsfreigabe stellt keine Richtigkeit dar, es sei denn, jemand prüft das Verfahren anhand aktueller Tools, Rollen und Fälle.
Probieren Sie einen SOP-Workflow aus
Verwenden Sie das kontrollierte SOP-Beispiel, um den Zugriff auf die aktuelle Kopie und den Auslöser für die nächste Überprüfung zu testen.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Was sollte ein SOP-Besitzer überwachen?
Genauigkeit bei der Verwendung, offene Änderungen, Fälligkeitstermine für Überprüfungen, Kommunikation mit betroffenen Benutzern und Verweise auf ersetzte Probleme.
Sollte jede SOP das gleiche Überprüfungsintervall haben?
Wählen Sie ein Intervall basierend auf dem Risiko und der Änderungsrate der Aufgabe, mit ereignisgesteuerten Überprüfungen, wenn sich die Arbeit früher ändert.
Wie unterscheidet sich dies von der SOP-Versionskontrolle?
Die Versionskontrolle zeichnet Probleme auf und vergleicht sie. Das Management umfasst auch Benutzerfreundlichkeit, Eigentum, Schulung, Zugang und Ruhestand.