Bewährte Verfahren für das SOP-Management
Betreiben Sie eine SOP-Bibliothek mit klaren Eigentumsverhältnissen, nutzbaren aktuellen Kopien, Überprüfungsauslösern, Änderungsauswirkungsprüfungen, Schulungsnachweisen und Einstellungskontrollen.
Gutes SOP-Management hält Anweisungen am Einsatzort korrekt und macht Freigaben, Änderungen, Prüfungen und Außerkraftsetzungen nachvollziehbar.
Kurz gesagt
- Testen Sie das Abrufen und die Genauigkeit mit den Personen, die die Aufgabe ausführen.
- Verknüpfen Sie Änderungsauswirkungen, Genehmigung, Veröffentlichung und Schulung der betroffenen Benutzer in einer Release-Entscheidung.
- Verfolgen Sie Ausnahmen vom Abschluss wegen überfälliger Überprüfungen, veralteter Kopien und fehlerhafter Referenzen.
Prüfen Sie, ob die SOP noch die Arbeit leitet
Die Seitenzahl der Bibliothek ist ein schlechter Kontrollindikator. Wählen Sie eine reale Aufgabe aus und bitten Sie den Bediener, die aktuelle SOP zu finden, seine Entscheidungen zu treffen und das richtige Formular zu finden. Verfolgen Sie dieses Problem dann bis zur Genehmigung, der letzten Überprüfung und dem Schulungsnachweis. Eine Nichtübereinstimmung zwischen Praxis und Text ist ein zu behebendes Betriebsproblem und kein Formatierungsfehler.
Priorisieren Sie Ausnahmen: überfällige Überprüfungen kritischer Aufgaben, ausstehende Änderungen ohne Eigentümer, Benutzer, die eine Materialaktualisierung verpasst haben, und zurückgezogene SOPs, auf die noch an anderer Stelle verwiesen wird. /de/guides/so-erstellen-sie-ein-sop-managementsystem richtet die Bibliothek ein; Diese Praktiken sorgen dafür, dass es nach dem Start zuverlässig bleibt.
So funktioniert es
Probieren Sie eine echte Aufgabe aus
Lassen Sie einen Benutzer die SOP abrufen und einen aktuellen Fall durcharbeiten. Erfassen Sie unklare Zweige, fehlende Aufzeichnungen und Abweichungen von der tatsächlichen Praxis.
Verfolgen Sie die Veröffentlichung
Überprüfen Sie die tatsächliche Revision, technische Überprüfung, Genehmigung, Änderungsauswirkung, Verteilung und alle erforderlichen Schulungsbestätigungen.
Lösen Sie die Ausnahmewarteschlange auf
Weisen Sie Eigentümer und Fristen für veraltete Anleitungen, überfällige Rezensionen, defekte Links und ausgemusterte Exemplare zu, die weiterhin verfügbar sind.
Häufige Fehler
Termine prüfen statt arbeiten
Eine Überprüfungsfreigabe stellt keine Richtigkeit dar, es sei denn, jemand prüft das Verfahren anhand aktueller Tools, Rollen und Fälle.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte ein SOP-Besitzer überwachen?
Genauigkeit bei der Verwendung, offene Änderungen, Fälligkeitstermine für Überprüfungen, Kommunikation mit betroffenen Benutzern und Verweise auf ersetzte Probleme.
Sollte jede SOP das gleiche Überprüfungsintervall haben?
Wählen Sie ein Intervall basierend auf dem Risiko und der Änderungsrate der Aufgabe, mit ereignisgesteuerten Überprüfungen, wenn sich die Arbeit früher ändert.
Wie unterscheidet sich dies von der SOP-Versionskontrolle?
Die Versionskontrolle zeichnet Probleme auf und vergleicht sie. Das Management umfasst auch Benutzerfreundlichkeit, Eigentum, Schulung, Zugang und Ruhestand.