CSV 組織圖範本（按匯報線劃分的審批權限）

生成呢個圖嘅 CSV 檔

每行一個步驟。「連線至」欄入面嘅數字係行號——就係佢畫出啲連線，亦係大多數檔案缺咗嗰欄。

#,形狀,方框文字,連線至,連線文字,橫向泳道,縱向泳道
1,Start,針對一個成本中心提出申請,2,,員工,提出申請的部門
2,Process,由 HRIS 匯出檔讀取申請人那一列,3,,員工,提出申請的部門
3,Decision,這一列有沒有指名一位主管？,"6, 4","是, 否",員工,提出申請的部門
4,Process,請人力資源團隊更正匯報線,5,,員工,人力資源團隊
5,Decision,匯報線是否在截止時間前更正？,"6, 22","是, 否",員工,人力資源團隊
6,Process,沿 manager_id 往上走，建出審批鏈,7,,直屬主管,提出申請的部門
7,Decision,申請人是否身處自己的審批鏈之內？,"8, 12","否, 是——跳過一級",直屬主管,提出申請的部門
8,Decision,獲指名的審批人是否在崗？,"10, 9","在崗, 放假中",直屬主管,提出申請的部門
9,Process,改送審批人那一列所指名的代理人,10,,直屬主管,人力資源團隊
10,Decision,是否在直屬主管的審批權限之內？,"11, 12","在權限之內, 超出權限",直屬主管,提出申請的部門
11,Process,直屬主管簽署這份申請,19,,直屬主管,提出申請的部門
12,Process,升級至部門主管,13,,部門主管,提出申請的部門
13,Decision,是否在部門主管的審批權限之內？,"14, 15","在權限之內, 超出權限",部門主管,提出申請的部門
14,Process,部門主管簽署這份申請,19,,部門主管,提出申請的部門
15,Process,升級至該職能的總監,16,,總監,提出申請的部門
16,Decision,是否在總監的審批權限之內？,"17, 18","在權限之內, 超出權限",總監,提出申請的部門
17,Process,總監簽署這份申請,19,,總監,提出申請的部門
18,Decision,呈交執行委員會還是撤回申請？,"20, 25","往上呈交, 撤回",總監,提出申請的部門
19,Decision,這筆開支是否落在另一個部門的成本中心？,"21, 23","是, 否",執行委員會,財務
20,Decision,執行委員會是否批准？,"19, 24","批准, 不批准",執行委員會,行政辦公室
21,Process,財務代表擁有該成本中心的一方會簽,23,,執行委員會,財務
22,Reject,退回：匯報線裡沒有審批人,,,員工,人力資源團隊
23,Success,已批准並記入該成本中心,,,執行委員會,財務
24,Reject,不批准，理由已記錄,,,執行委員會,行政辦公室
25,End,已由申請人撤回,,,員工,提出申請的部門

運作方式

1. 在動這張圖之前先把匯出檔修好

   用純文字編輯器而不是試算表打開這個 CSV，並看第一列。如果欄位是以分號分隔的，那就是一個歐洲地區設定匯出的，而大部分匯入器會把整個檔案讀成一個欄。如果第一個標題儲存格看起來像 employee_id 而前面有一個看不見的字元，那是一個 UTF-8 位元組順序記號，它會令那個標題比對不上。檢查任何含有逗號的欄位有沒有以雙引號包起，以及前面帶零的員工編號有沒有活下來——它們通常正是在試算表來回一趟之後死掉的。

2. 把匯出檔縮到用來分流的那五個欄

   employee_id、full_name、job_title、manager_id 與 cost_centre。原始檔案裡不要刪任何東西；另複製一份。然後檢查兩件連畫一棵樹也需要的事：恰好一列的 manager_id 留空，以及沒有一個 manager_id 指名一個在檔案裡找不到的 employee_id。一位上個月離職的主管仍然被十二列指名，而這正是一條鏈走到中途就停下來的最常見原因。

3. 把它改造成編輯器的那些欄

   QueryChart 是按標題名稱匯入的，所以要產生的欄是「形狀」、「方框文字」、「連線至」、「連線文字」、「橫向泳道」與「縱向泳道」。「方框文字」是方框裡的標籤，「形狀」是 Process、Decision、Start、End、Success 或 Reject，而兩個泳道欄負責放置這個方框。「連線至」是下一步的列號，判斷則以逗號分隔，而「連線文字」按同一次序承載對應的分支標籤。把檔案拖到一張已開啟圖表的試算表區域，或者把 CSV 文字貼進去。

4. 把你們真正的審批權限打進那三個判斷

   「是否在直屬主管的審批權限之內？」與它的兩個同輩是刻意沒有數字的，因為那些金額不在任何 HRIS 匯出檔裡——它們來自一份授權審批政策。把金額寫進每一個判斷的方框文字，並在方框備註裡註明它出自哪一個政策版本、上一次檢討是甚麼時候。一道沒有數字的階梯甚麼都分流不了。

5. 決定一個空白代理人代表甚麼

   放假中那一支假設了審批人那一列帶著一個代理人或署任主管的值。現在就決定它留空時會怎樣：自動升一級，還是把申請扣住並通知人力資源團隊。兩者都站得住腳。不作決定，意味著這份申請落在一位有名有姓、卻沒有在讀它的主人手上，而那與遺失無法分辨。

6. 把這張圖與人數組織圖分開

   同一份匯出檔可以產生兩件東西，而它們回答不同的問題。在 QueryChart 的組織圖編輯器裡畫出來的那棵樹，顯示誰向誰匯報、每一位主管之下有多少人。這張流程圖顯示的是一份申請怎樣穿過那棵樹。不要試圖讓一份文件兼做兩件事——那棵樹會長出它解釋不了的判斷菱形，而這張流程圖會長出每一位從來不批准任何東西的員工。

常見問題

HRIS 匯出檔實際上需要哪些欄？

五個。employee_id，每個人一個穩定的識別碼。manager_id，放著那個人的主管的 employee_id，而層級就住在這個欄裡。full_name 與 job_title，它們會變成大家在方框上讀到的文字。以及 cost_centre，正是它令跨部門分攤那個判斷答得出來。薪酬或 HRIS 匯出檔裡其餘一切——薪級、入職日期、工作地點、合約類型、身分證號碼——要麼與分流無關，要麼就是你根本不應該貼進一張圖表的資料。把檔案複製一份，留下那五個欄，原本那份不要動。

為甚麼我的 CSV 打開之後只有一個欄？

因為分隔符不是逗號。在歐洲地區設定下產生的匯出檔慣常使用分號，因為逗號在那裡是小數點，而一個滿是分號的檔案被當成以逗號分隔去讀，就是一列一個欄位。另外兩個常見成因：檔案存成了 UTF-16 而不是 UTF-8，於是每個字元後面跟著一個空位元組，甚麼都比對不上；又或者第一個標題儲存格帶著一個位元組順序記號，令 employee_id 悄悄變成一個不同的字串。在怪責匯入功能之前，先用純文字編輯器打開檔案看第一列。

這與一張組織圖是同一回事嗎？

不是，而且這個分別值得說得準確。組織圖是一棵樹：它回答誰向誰匯報、結構有多深、每一位主管之下有多少人，而 QueryChart 有一個專門的組織圖編輯器，可以由同一份匯出檔畫出正是那樣的東西。這份範本是一張流程圖。它回答一條分流問題——這份申請需要批准，它需要誰的簽名，而那個人超出權限、不在崗，或者本身就是申請人時，它會去哪裡。那棵樹是輸入。這張流程圖是你拿它來做的事。大部分機構兩者都需要，而且要分開來畫。

檔案匯入時會壞掉甚麼？

三樣東西，而其中只有一樣是有聲的。「連線至」欄放的是列號而不是步驟名稱，所以一條指向不存在的列的邊會被丟棄、完全不留訊息，而那個方框就純粹坐在那裡不與任何東西相連。插入一列會令它下面每一列重新編號，這也是為甚麼附在最後再重新指向，比在中間插入安全。而一個編輯器不認得的形狀名稱會正規化成 Process，於是一個打錯的 Decision 會變成一個長方形，而它的分支標籤仍然掛在它的箭嘴上。每一次匯入之後都檢查那些菱形；無聲的失敗最先在那裡顯露。

審批權限應該怎樣訂？

由一份寫下來的授權審批政策去訂，而不是由組織圖去訂。組織圖告訴你各級的次序；政策告訴你每一級的金額，而這兩樣東西由不同的人維護。有三條實用規則。每一級都要有一個寫明的金額，包括最高那一級，令世上不存在一個沒有人可以批准的金額。分段之間不要重疊，令任何一個金額都恰好有唯一一個最低的可簽級別。以及寫明一份申請可不可以拆單，因為一份有上限而沒有反拆單條款的政策，限制的是文書工作而不是開支。