可持續採購流程圖
可編輯的可持續採購泳道圖：由訂明可持續發展要求、核實聲稱到記錄證據，附有角色分工、例外路徑與證據記錄。
甚麼是可持續採購流程
流程由「訂明相關的可持續發展要求」開始。接着的兩步，「識別類別影響及所需證據」與「索取可比較的供應商披露資料」，建立起作出有根據決定所需的資料。圖中把每次交接分配給指定角色，並在結案時保留證據。
主要關卡是「該類別的聲稱是否有憑據支持？」與「供應商是否符合訂明的選擇要求？」。第一個分支會導向「要求提供佐證或剔除無憑據的聲稱」；第二個則可能要「議定改善計劃或選擇替代供應商」。如果仍然無法解決，個案可以以「選擇替代供應商或重新發出招標」告終。請採用可量度、按類別訂定的要求，並在對外匯報前先核實聲稱。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「訂明相關的可持續發展要求」，其後是「識別類別影響及所需證據」。
- 「該類別的聲稱是否有憑據支持？」，並設有「要求提供佐證或剔除無憑據的聲稱」的路線。
- 「對照現有證據核實聲稱」與「連同成本與能力評估可持續表現」，分別作為供應商與內部的交接。
- 「供應商是否符合訂明的選擇要求？」，判斷不通過時走向「議定改善計劃或選擇替代供應商」；另一個判斷可以以「選擇替代供應商或重新發出招標」結束。
- 「批准授標及合約承諾」、「監察供應商已議定的行動」及「記錄證據、限制及檢討日期」，作為受控的完結程序。
何時使用本範本
- 想釐清誰負責「訂明相關的可持續發展要求」，以及下一個角色需要甚麼資料時。
- 「該類別的聲稱是否有憑據支持？」的答案不清晰，或決定在記錄以外作出時。
- 想在審核或營運檢討中清楚展示「記錄證據、限制及檢討日期」時。
運作方式
指定決策負責人
把業務負責人、採購部、供應商、風險審核人、合約負責人這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，「該類別的聲稱是否有憑據支持？」的負責人應與提出人分開。
設定關卡
採用可量度、按類別訂定的要求，並在對外匯報前先核實聲稱。並定明怎樣的證據足以支持「供應商是否符合訂明的選擇要求？」，以及誰可以批准例外。
連結下游記錄
把「記錄證據、限制及檢討日期」連結到相關的採購訂單、合約、供應商檔案或營運個案。並按文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
可持續採購流程範本包含甚麼？
範本涵蓋訂明相關的可持續發展要求、索取可比較的供應商披露資料、連同成本與能力評估可持續表現，以及記錄證據、限制及檢討日期，並設有三個附標籤的判斷與回流路徑。
判斷規則可以修改嗎？
可以。請採用可量度、按類別訂定的要求，並在對外匯報前先核實聲稱。在你們機構使用這張圖之前，可自行修改關卡標籤、泳道與回流路徑。
應該保留哪些證據？
保留「該類別的聲稱是否有憑據支持？」的輸入資料、支持「供應商是否符合訂明的選擇要求？」的證據、批准或例外決定，以及結案記錄：「記錄證據、限制及檢討日期」。