如何由試算表建立 Visio 流程圖
你的步驟在 Google Sheets、一份 CSV 匯出或一張共用追蹤表裡，而 Visio 通往生成式圖表的每條路都只認 Excel 工作簿。怎樣規規矩矩地轉換，以及怎樣避免最後手上有兩個版本的流程。
運作方式
由清單所在的地方把它匯出來
把步驟由 Sheet、追蹤表、Airtable 資料庫或 Jira 檢視匯成表格資料，一個步驟一列，一行標題。在這個階段，CSV 是一種完全合適的中間格式——它只是不能作為你最終交給 Visio 的東西。合併儲存格、分組標題與空白的分隔列，趁你還在產生它們的那個工具裡就先清掉。
在 Excel 裡打開它並另存為 .xlsx
精靈的 Excel 頁要你「選擇 Excel 工作簿」，所以這個檔案必須是工作簿。用 Excel 打開 CSV，另存為 .xlsx 格式。把資料放在一個工作表上，標題行上面甚麼都不要，並檢查各欄有沒有落進各自的儲存格，而不是擠成一欄全是逗號的東西——那是分隔符號不相符的結果。
把資料轉成 Excel 表格
不要把它留作範圍。Microsoft 的指引很明白——「如果你想令圖表與資料保持同步，請使用 Excel 表格而不是自訂範圍」——而精靈的第二個提示「在工作簿中選擇一個表格或一個自訂範圍」，就是這個選擇落地的地方。範圍只管用一次，之後永不重新整理，而且沒有任何錯誤訊息告訴你為甚麼。
補上精靈要對應的那些欄
精靈需要一個唯一而且絕不留空的 Process Step ID、一段描述、後繼步驟的 Next Step ID、分支形狀的連接線標籤，以及一個形狀類型；職能欄與階段欄只對跨職能流程圖有意義。把你現有的 ID 改寫成那個形狀是最瑣碎的部分，而 /yue/guides/把excel資料變成visio流程圖 逐格講了這套結構。
在 Visio 桌面版裡啟動 Data Visualizer 範本
打開 Visio，如果你已經在編輯就選擇 File > New，然後選擇 TEMPLATES 並選擇 Flowchart，揀「Basic Flowchart - Data Visualizer」或「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」。揀一個度量單位、按建立，Create Diagram from Data 精靈就會打開；把它的 Excel 頁指向你的工作簿與你的表格。那五個精靈頁在 /yue/guides/用visio從excel建立流程圖 裡走了一遍。
定下哪一份是正本，然後令它們保持一致
在圖表容器裡按一下，Data Tools Design 索引標籤就會啟用。Refresh Diagram 重新讀取工作簿；Update Source Data 把圖表的改動寫回它，而如果工作簿放在桌上電腦或網絡檔案伺服器上，就必須先儲存並關閉。這兩條指令都不會碰你匯出時用的那個 Sheet 或追蹤表，所以為流程揀一個家，並告訴大家是哪一個。
常見問題
Visio 可以直接匯入一個 Google Sheet 嗎？
沒有任何有記載的路線可以。Link Data to Shapes 背後的 Data Selector 精靈提供六個來源——一個 Excel 工作簿、一個 Access 資料庫、一個 SharePoint 清單、一個 SQL Server 資料庫、另一個 OLEDB 或 ODBC 來源，以及一個此前建立的連線——而 Google Sheets 不在其中。Create Diagram from Data 精靈更窄：它要一個 Excel 工作簿，然後要它裡面的一個表格或一個自訂範圍。實際的做法是把這個 Sheet 下載成 .xlsx，把資料轉成 Excel 表格，並由此把那個工作簿當作 Visio 所連結的檔案。
我可以由一個 CSV 檔案建立 Visio 流程圖嗎？
走 Data Visualizer 這條路不行。它的精靈要你揀一個 Excel 工作簿，然後揀它裡面的一個表格或自訂範圍，而 CSV 兩者都不含，所以轉成 .xlsx 是避不開的。分隔文字確實進得了 Visio，但只有一個地方：組織圖精靈會讀以定位字元分隔與以逗號分隔的 .txt 檔案，另外還讀 Excel 工作簿、Org Plus 文字、Exchange Server 目錄與 ODBC 來源。那是組織圖而不是流程流，/yue/guides/用visio從excel建立組織圖 講了它。要做流程圖，就先用 Excel 打開這個 CSV 並規規矩矩地另存一次。
Visio 實際上可以由哪些檔案格式裡讀出一條流程？
比你正要離開的那個工具的匯出選單要窄。要生成一張流程圖，只有一種：一個 Excel 工作簿，步驟放在一個表格或一個具名範圍裡。要把資料連結到你已經畫好的形狀上，Data Selector 精靈記載了六個來源——一個 Excel 工作簿、一個 Access 資料庫、一個 SharePoint 清單、一個 SQL Server 資料庫、另一個 OLEDB 或 ODBC 來源，以及一個此前建立的連線。三者之中讀得最闊的是組織圖精靈，它接受 .xls、.xlsx、.xlsm 和 .xlsb，還接受以定位字元分隔、以逗號分隔與 Org Plus 的文字檔案、一個 Exchange Server 目錄以及 ODBC 來源。這份清單裡沒有 Google Sheet、沒有 CSV，也沒有追蹤表匯出，所以 .xlsx 就是要轉成的那個格式。
別人也在編輯那份試算表，我怎樣令圖表與它保持一致？
在 Visio 這條路線上做不到，至少不能直接做到：圖表綁定在你選定的那個工作簿上，所以總要有人重新匯出、重新整理，而這個人就是單點故障。有兩個選項可以去掉這次交接。把那份 .xlsx 本身當作工作文件，於是只有一份副本，並接受原來那張追蹤表由此是件死物。或者把流程放在一個列就是圖表的工具裡——在 QueryChart 裡，所有人在同一個網址上編輯同一批列，圖表隨之重新繪製，所以沒有會被忘掉的匯出步驟，也沒有需要比對的副本。