Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel y cuándo usar una herramienta
Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel con un gráfico de barras apiladas, lo que Excel no puede hacer (sin dependencias ni reprogramación automática) y cómo convertir la misma tabla en un Gantt en QueryChart.
Excel no tiene un tipo de gráfico de Gantt. El método habitual es un gráfico de barras apiladas con la primera serie oculta, que dibuja las barras pero no sabe nada de dependencias.
En resumen
- Excel no tiene un tipo de gráfico de Gantt: el método estándar es un gráfico de barras apiladas con la serie de fechas de inicio oculta.
- Las barras salen de fechas de inicio y duraciones escritas a mano, así que un retraso obliga a reescribir todas las fechas posteriores.
- Excel no conoce las dependencias, los hitos, los grupos ni la ruta crítica salvo que los construyas tú.
- Copia tu tabla de tareas y pégala en la hoja de Gantt de QueryChart: si la primera línea nombra las columnas, se asocian por nombre.
- Todavía no hay subida de archivos para diagramas de Gantt, y los archivos de Microsoft Project no son compatibles.
Cómo funciona el método de Excel y dónde se queda corto
Excel no incluye un diagrama de Gantt en su lista de tipos de gráfico. Lo que la gente llama diagrama de Gantt de Excel es un gráfico de barras apiladas construido sobre una tabla de tareas con una fecha de inicio y una duración. La primera serie, las fechas de inicio, se hace invisible, lo que deja la segunda serie, las duraciones, flotando como barras en el lugar correcto de un eje de fechas. El orden de las tareas se invierte para que la primera quede arriba. Microsoft ofrece también plantillas de planificador de proyectos con Gantt, que envuelven la misma idea en una hoja con fórmulas y formato condicional.
Ese método es adecuado para un cronograma pequeño y sencillo que cambia poco. Es inadecuado cuando el cronograma se mueve, por una razón: las barras se dibujan a partir de las fechas de inicio y las duraciones que escribes, y nada en el libro sabe que una tarea depende de otra. Si la tarea 3 se retrasa una semana, tienes que reescribir el inicio de la tarea 4, luego el de la 5 y el de todas las que siguen. Las dependencias, los hitos como algo distinto, una ruta crítica y una línea de hoy son cosas que construyes tú con fórmulas y formato, o te quedas sin ellas.
Una herramienta de Gantt le da la vuelta. Introduces las duraciones y las dependencias, y las fechas se calculan. La tabla que ya tienes en Excel es casi toda la entrada: los nombres de las tareas y las duraciones. Los pasos siguientes construyen primero la versión de Excel, para que veas exactamente lo que obtienes, y luego muestran cómo llevar la misma tabla a QueryChart. Todavía no hay subida de archivos para diagramas de Gantt; copias las filas en Excel y las pegas en la hoja junto al diagrama.
El ejemplo siguiente muestra el resultado de ese pegado para un plan de evento: una tabla de tareas, duraciones y dependencias, y el cronograma que se deriva.
La misma tabla, como diagrama de Gantt calculado
Un plan de evento en quince tareas. Las columnas son las que tendrías en Excel: tarea, grupo, duración y de qué depende. Las fechas se calculan.
Las tareas y sus duraciones
«Fijar presupuesto y objetivos», «Elegir y reservar la sede» y «Fecha y sede confirmadas» con duraciones de 3, 8 y 0 días laborables. En Excel escribirías una fecha de inicio para cada una; aquí solo escribes la duración y a qué sigue.
Qué espera a qué
«Invitar y confirmar ponentes» empieza tras el presupuesto y corre junto a la sede, y «Elaborar la agenda» espera tanto a esa tarea como a «Fecha y sede confirmadas». Los «Pedidos de catering y audiovisuales» esperan a la agenda.
Solapar y reunir
«Promoción y correos» empieza dos días después de «Página del evento e inscripción abiertas», así que se solapa con el «Periodo de inscripción». La «Reunión con personal y ponentes» y el «Periodo de inscripción» deben haber terminado ambos antes del «Día del evento».
El seguimiento y la fecha
Los «Correos de agradecimiento» y la «Encuesta de valoración» siguen ambos al «Día del evento», y el «Informe de cierre» espera a los dos. Fija el «Día del evento» a su fecha real y el diagrama lo marca si el trabajo anterior no puede terminar a tiempo, algo que un Gantt de Excel con fechas escritas a mano no puede decirte.
Cómo funciona
Prepara la tabla en Excel
Pon los nombres de las tareas en la columna A, las fechas de inicio en la B y las duraciones en días en la C. Añade una fecha de fin en la columna D si quieres, como inicio más duración.
Inserta un gráfico de barras apiladas
Selecciona los nombres de las tareas, las fechas de inicio y las duraciones, e inserta un gráfico de barras apiladas. Las fechas de inicio y las duraciones se convierten en dos series, dibujadas una tras otra.
Oculta la serie de inicio
Da formato a la primera serie, las fechas de inicio, sin relleno. Las duraciones quedan flotando en el lugar correcto del eje. Fija el mínimo del eje en la primera fecha de inicio.
Pon la primera tarea arriba
Marca la opción de trazar las categorías en orden inverso en el eje vertical, para que la primera tarea quede arriba.
Sé consciente de lo que no tienes
El libro no enlaza las tareas. Puedes añadir una columna de predecesoras, pero nada la lee: cambiar una duración no mueve ninguna otra barra.
O pega la tabla en QueryChart
Abre un diagrama de Gantt, copia las filas de Excel incluida la línea de encabezado y pégalas en la columna Tarea. Tarea, Inicio, Fin, Duración, Depende de, Avance, Grupo y Responsable (Task, Start, End, Duration, Depends on, Progress, Group y Owner, en inglés, también se aceptan) se asocian por su nombre; las fechas se leen como ISO o en el orden numérico de tu idioma, así que 3/4 puede ser el 3 de abril o el 4 de marzo; usa aaaa-mm-dd.
Errores que debes evitar
Pegar fechas con orden ambiguo
Una fecha escrita 3/4 se lee en el orden de tu idioma y puede salir al revés. Da a la columna de fechas el formato aaaa-mm-dd en Excel antes de copiar.
Pegar una columna Estado
QueryChart lee una columna llamada Estado (Status) como avance, y entiende un porcentaje o la palabra Hecho (Done). Otras palabras como En curso no se entienden y la celda se señala.
Esperar que las dependencias de Excel pasen
Una columna Predecesoras se lee como Depende de, por número o nombre de tarea. Las dependencias que solo dibujaste como flechas o notas en Excel no están en las celdas y por tanto no pasan.
Mantener dos copias
Una vez que el plan está en QueryChart, edítalo ahí. Editar también la copia de Excel hace que las dos discrepen.
Convierte tu tabla de Excel en un diagrama de Gantt
Abre el plan de evento como diagrama propio y pega después tus propias filas en su hoja.
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Preguntas frecuentes
¿Excel tiene un diagrama de Gantt integrado?
Ningún tipo de gráfico se llama Gantt. El método estándar es un gráfico de barras apiladas con la serie de fechas de inicio oculta, y Microsoft publica también plantillas de planificador de proyectos con Gantt para Excel.
¿Puede el diagrama de Gantt de Excel mostrar dependencias?
No por sí solo. Las barras se dibujan a partir de fechas de inicio y duraciones, y nada enlaza una tarea con otra salvo que escribas tú las fórmulas.
¿Cómo convierto un diagrama de Gantt de Excel a QueryChart?
Copia las filas de tareas, duraciones y predecesoras de tu hoja, con una línea de encabezado, y pégalas en la hoja de Gantt de QueryChart. Todavía no hay subida de archivos.
¿Qué puede hacer QueryChart que Excel no?
Calcular todas las fechas a partir de duraciones y dependencias, admitir cuatro tipos de dependencia con desfases, mostrar una ruta crítica, dibujar hitos y fases, y permitirte arrastrar barras en el diagrama. No nivela recursos ni controla costes, algo que una hoja de cálculo puede hacer si lo construyes.