Sådan laver du et Gantt-diagram i Excel, og hvornår et Gantt-værktøj er bedre
Sådan laver du et Gantt-diagram i Excel med et stablet søjlediagram, hvad Excel ikke kan (ingen afhængigheder, ingen automatisk omplanlægning), og hvordan du gør den samme opgavetabel til et Gantt-diagram i QueryChart.
Excel har ingen Gantt-diagramtype. Den sædvanlige metode er et stablet søjlediagram, hvor den første serie er skjult, og som tegner bjælkerne, men intet ved om afhængigheder.
Kort fortalt
- Excel har ingen Gantt-diagramtype: standardmetoden er et stablet søjlediagram med startdato-serien skjult.
- Bjælkerne kommer fra indtastede startdatoer og varigheder, så en forsinkelse betyder, at hver efterfølgende dato skal skrives om.
- Excel kender ikke til afhængigheder, milepæle, grupper eller en kritisk vej, medmindre du bygger dem.
- Kopiér din opgavetabel og indsæt den i QueryCharts Gantt-ark: hvis første linje navngiver kolonnerne, matches de efter navn.
- Der er endnu ingen filupload til Gantt-diagrammer, og Microsoft Project-filer understøttes ikke.
Hvordan Excel-metoden virker, og hvor den holder op
Excel har ikke et Gantt-diagram på listen over diagramtyper. Det, folk kalder et Excel-Gantt-diagram, er et stablet søjlediagram bygget på en tabel af opgaver med en startdato og en varighed. Den første serie, startdatoerne, gøres usynlig, så den anden serie, varighederne, bliver stående som svævende bjælker det rigtige sted på en datoakse. Opgaverækkefølgen vendes om, så den første opgave står øverst. Microsoft tilbyder også skabeloner til Gantt-projektplanlæggere, som pakker den samme idé ind i et regneark med formler og betinget formatering.
Den metode passer godt til en lille, enkel tidsplan, der ikke ændrer sig meget. Den passer dårligt, når tidsplanen flytter sig, af én grund: bjælkerne tegnes ud fra de startdatoer og varigheder, du skriver, og intet i projektmappen ved, at en opgave afhænger af en anden. Skrider opgave 3 en uge, må du skrive starten på opgave 4 om, så opgave 5 og så hver opgave, der fulgte. Afhængigheder, milepæle som noget særskilt, en kritisk vej og en i-dag-linje er alt sammen noget, du selv må bygge med formler og formatering, eller undvære.
Et Gantt-værktøj vender det om. Du skriver længderne og afhængighederne, og datoerne regnes ud. Den tabel, du allerede har i Excel, er det meste af input: opgavenavnene og varighederne. Trinene nedenfor bygger først Excel-versionen, så du kan se præcis, hvad du får, og viser så, hvordan du henter den samme tabel ind i QueryChart. Der er endnu ingen filupload til Gantt-diagrammer; du kopierer rækkerne i Excel og indsætter dem i arket ved siden af diagrammet.
Eksemplet nedenfor viser resultatet af den indsættelse for en eventplan: en tabel med opgaver, længder og afhængigheder og den tidsplan, der følger.
Den samme tabel, som et udregnet Gantt-diagram
En eventplan i femten opgaver. Kolonnerne er dem, du ville have i Excel: opgave, gruppe, længde og hvad den venter på. Datoerne regnes ud.
Opgaverne og deres længder
"Fastlæg budget og mål", "Vælg og book lokale" og "Dato og lokale bekræftet" med længderne 3, 8 og 0 arbejdsdage. I Excel ville du skrive en startdato for hver; her skriver du kun længden og hvad den følger efter.
Hvad der venter på hvad
"Inviter og bekræft talere" starter efter budgettet og løber ved siden af lokalet, og "Lav programmet" venter på både den og "Dato og lokale bekræftet". "Bestilling af forplejning og AV" venter på programmet.
Overlap og samling
"Markedsføring og mails" starter to dage efter "Eventside og tilmelding åbner", så den overlapper tilmeldingsperioden. "Briefing af personale og talere" og "Tilmeldingsperiode" skal begge være færdige før "Eventdag".
Opfølgningen og datoen
"Takkemails" og "Feedbackspørgeskema" følger begge efter "Eventdag", og "Afsluttende rapport" venter på begge. Lås "Eventdag" til dens rigtige dato, så markerer diagrammet den, hvis arbejdet før den ikke kan nå at blive færdigt, og det kan et Excel-Gantt med indtastede datoer ikke fortælle dig.
Sådan fungerer det
Sæt tabellen op i Excel
Skriv opgavenavnene i kolonne A, startdatoerne i kolonne B og varighederne i dage i kolonne C. Tilføj en slutdato i kolonne D, hvis du vil, som start plus varighed.
Indsæt et stablet søjlediagram
Markér opgavenavnene, startdatoerne og varighederne, og indsæt så et stablet søjlediagram. Startdatoerne og varighederne bliver to serier, tegnet efter hinanden.
Skjul startserien
Formatér den første serie, startdatoerne, uden udfyldning. Varighederne svæver nu det rigtige sted på aksen. Sæt aksens minimum til den første startdato.
Sæt den første opgave øverst
Sæt kryds i valget om at vise kategorierne i omvendt rækkefølge på den lodrette akse, så den første opgave står øverst.
Vid, hvad du ikke har
Projektmappen forbinder ikke opgaver. Tilføj gerne en kolonne med forgængere, men intet læser den: ændrer du en varighed, flytter ingen anden bjælke sig.
Eller indsæt tabellen i QueryChart
Åbn et Gantt-diagram, kopiér rækkerne fra Excel inklusive overskriftslinjen, og indsæt dem i kolonnen Opgave. Opgave, Start, Slut, Varighed, Afhænger af, Fremdrift, Gruppe og Ejer (Task, Start, End, Duration, Depends on, Progress, Group og Owner) matches efter deres navne; datoer læses som ISO eller i dit sprogs numeriske rækkefølge, så 3/4 kan blive læst forkert.
Faldgruber du skal undgå
At indsætte datoer med tvetydig rækkefølge
En dato skrevet 3/4 læses i dit sprogs rækkefølge og kan blive 3. april eller 4. marts. Formatér datokolonnen som åååå-mm-dd i Excel, før du kopierer.
At indsætte en Status-kolonne
QueryChart læser en kolonne ved navn Status som fremdrift, og den forstår en procent eller ordet Done. Andre ord som In progress forstås ikke, og cellen bliver markeret.
At forvente, at Excel-afhængighederne kommer med
En kolonne Forgængere (Predecessors) læses som Afhænger af, efter opgavenummer eller navn. Afhængigheder, du kun har tegnet som pile eller noter i Excel, står ikke i cellerne og kommer derfor ikke med.
At have to kopier
Når planen er i QueryChart, så redigér den dér. Redigerer du også Excel-kopien, er de to ikke enige.
Gør din Excel-tabel til et Gantt-diagram
Åbn eventplanen som dit eget diagram, og indsæt så dine egne rækker i dens ark.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Har Excel et indbygget Gantt-diagram?
Ingen diagramtype hedder Gantt. Standardmetoden er et stablet søjlediagram med startdato-serien skjult, og Microsoft udgiver også skabeloner til Gantt-projektplanlæggere til Excel.
Kan Excels Gantt-diagram vise afhængigheder?
Ikke af sig selv. Bjælkerne tegnes ud fra startdatoer og varigheder, og intet forbinder én opgave med en anden, medmindre du selv skriver formlerne.
Hvordan konverterer jeg et Excel-Gantt-diagram til QueryChart?
Kopiér rækkerne med opgaver, varigheder og forgængere fra dit regneark, med en overskriftslinje, og indsæt dem i Gantt-arket i QueryChart. Der er endnu ingen filupload.
Hvad kan QueryChart, som Excel ikke kan?
Regne hver dato ud fra længder og afhængigheder, understøtte fire afhængighedstyper med forsinkelser, vise en kritisk vej, tegne milepæle og faser og lade dig trække i bjælker i diagrammet. Det udjævner ikke ressourcer og følger ikke omkostninger, hvad et regneark kan, hvis du bygger det.