Gantt-Diagramm in Excel erstellen und wann ein Gantt-Werkzeug besser ist
So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel mit einem gestapelten Balkendiagramm, was Excel nicht kann (keine Abhängigkeiten, keine automatische Umplanung) und wie dieselbe Tabelle in QueryChart zum Gantt-Diagramm wird.
Excel hat keinen Gantt-Diagrammtyp. Üblich ist ein gestapeltes Balkendiagramm mit ausgeblendeter erster Datenreihe, das Balken zeichnet, aber nichts von Abhängigkeiten weiß.
Kurz gesagt
- Excel hat keinen Gantt-Diagrammtyp: Üblich ist ein gestapeltes Balkendiagramm mit ausgeblendeter Startdatum-Reihe.
- Die Balken stammen aus getippten Startdaten und Dauern; eine Verzögerung heißt, jedes spätere Datum neu zu tippen.
- Excel kennt Abhängigkeiten, Meilensteine, Gruppen und kritischen Pfad nur, wenn Sie sie selbst bauen.
- Kopieren Sie Ihre Aufgabentabelle und fügen Sie sie in die Gantt-Tabelle von QueryChart ein: Benennt die erste Zeile die Spalten, werden sie über den Namen zugeordnet.
- Einen Datei-Upload für Gantt-Diagramme gibt es noch nicht, und Microsoft-Project-Dateien werden nicht unterstützt.
Wie die Excel-Methode funktioniert und wo sie endet
Excel führt kein Gantt-Diagramm unter den Diagrammtypen. Was man Excel-Gantt nennt, ist ein gestapeltes Balkendiagramm über einer Tabelle von Aufgaben mit Startdatum und Dauer. Die erste Datenreihe, die Startdaten, wird unsichtbar gemacht; die zweite, die Dauern, schwebt dann als Balken an der richtigen Stelle einer Datumsachse. Die Reihenfolge der Aufgaben wird umgekehrt, damit die erste oben steht. Microsoft bietet auch Gantt-Projektplaner-Vorlagen an, die dieselbe Idee mit Formeln und bedingter Formatierung in ein Arbeitsblatt packen.
Die Methode eignet sich für einen kleinen, einfachen Zeitplan, der sich kaum ändert. Für einen Zeitplan in Bewegung eignet sie sich schlecht, aus einem Grund: Die Balken entstehen aus getippten Startdaten und Dauern, und nichts in der Arbeitsmappe weiß, dass eine Aufgabe von einer anderen abhängt. Verzögert sich Aufgabe 3 um eine Woche, müssen Sie den Start von Aufgabe 4 neu tippen, dann 5 und jede weitere. Abhängigkeiten, Meilensteine als eigene Sache, kritischer Pfad und Heute-Linie müssen Sie mit Formeln und Formatierung selbst bauen oder weglassen.
Ein Gantt-Werkzeug dreht das um. Sie geben Dauer und Abhängigkeiten ein, und die Termine werden berechnet. Die Tabelle, die Sie in Excel schon haben, ist der größte Teil der Eingabe: Aufgabennamen und Dauern. Die Schritte unten bauen zuerst die Excel-Version, damit Sie genau sehen, was sie liefert, und zeigen dann, wie dieselbe Tabelle in QueryChart ankommt. Einen Datei-Upload für Gantt-Diagramme gibt es noch nicht; Sie kopieren die Zeilen in Excel und fügen sie in die Tabelle neben dem Diagramm ein.
Das Beispiel unten zeigt das Ergebnis dieses Einfügens für einen Veranstaltungsplan: eine Tabelle mit Aufgaben, Dauern und Abhängigkeiten und den Zeitplan, der daraus folgt.
Dieselbe Tabelle als berechnetes Gantt-Diagramm
Ein Veranstaltungsplan mit fünfzehn Aufgaben. Die Spalten sind die aus Excel: Aufgabe, Gruppe, Dauer und das, worauf sie wartet. Die Termine werden berechnet.
Die Aufgaben und ihre Dauer
„Budget und Ziele festlegen“, „Veranstaltungsort wählen und buchen“ und „Termin und Ort bestätigt“ mit 3, 8 und 0 Arbeitstagen. In Excel würden Sie für jede ein Startdatum tippen; hier geben Sie nur die Dauer und den Vorgänger an.
Was auf was wartet
„Referenten einladen und bestätigen“ beginnt nach dem Budget und läuft neben der Ortssuche, und „Agenda erstellen“ wartet auf diese Aufgabe und auf „Termin und Ort bestätigt“. „Catering- und AV-Bestellungen“ warten auf die Agenda.
Überlappen und zusammenführen
„Bewerbung und E-Mails“ beginnt zwei Tage nach „Eventseite und Anmeldung öffnen“ und überlappt damit die Anmeldephase. „Briefing von Team und Referenten“ und „Anmeldephase“ müssen beide beendet sein, bevor der „Veranstaltungstag“ stattfindet.
Die Nachbereitung und das Datum
„Dankes-E-Mails“ und „Feedback-Umfrage“ folgen beide dem „Veranstaltungstag“, und der „Abschlussbericht“ wartet auf beide. Fixieren Sie den „Veranstaltungstag“ auf sein echtes Datum, und das Diagramm markiert ihn, wenn die Arbeit davor nicht rechtzeitig fertig werden kann, was ein Excel-Gantt mit getippten Daten nicht anzeigt.
So funktioniert es
Die Tabelle in Excel anlegen
Tragen Sie die Aufgabennamen in Spalte A, die Startdaten in Spalte B und die Dauern in Tagen in Spalte C ein. Ergänzen Sie in Spalte D bei Bedarf ein Enddatum als Start plus Dauer.
Ein gestapeltes Balkendiagramm einfügen
Markieren Sie Aufgabennamen, Startdaten und Dauern und fügen Sie ein gestapeltes Balkendiagramm ein. Startdaten und Dauern werden zu zwei Datenreihen, die hintereinander gezeichnet werden.
Die Start-Reihe ausblenden
Formatieren Sie die erste Reihe, die Startdaten, ohne Füllung. Die Dauern schweben nun an der richtigen Stelle der Achse. Setzen Sie das Achsenminimum auf das erste Startdatum.
Die erste Aufgabe nach oben setzen
Aktivieren Sie auf der senkrechten Achse die Option, Kategorien in umgekehrter Reihenfolge darzustellen, damit die erste Aufgabe oben steht.
Wissen, was fehlt
Die Arbeitsmappe verknüpft keine Aufgaben. Eine Spalte mit Vorgängern können Sie ergänzen, doch nichts liest sie: Wenn Sie eine Dauer ändern, bewegt sich kein anderer Balken.
Oder die Tabelle in QueryChart einfügen
Öffnen Sie ein Gantt-Diagramm, kopieren Sie die Zeilen aus Excel samt Kopfzeile und fügen Sie sie in die Spalte Aufgabe ein. Aufgabe, Start, Ende, Dauer, Hängt ab von, Fortschritt, Gruppe und Verantwortlich (englisch Task, Start, End, Duration, Depends on, Progress, Group, Owner) werden über ihre Namen zugeordnet; Daten werden als ISO-Daten oder in der numerischen Reihenfolge Ihrer Sprache gelesen, daher kann 3/4 je nach Sprache der 3. April oder der 4. März sein.
Häufige Fehler
Daten mit mehrdeutiger Reihenfolge einfügen
Ein Datum wie 3/4 kann je nach Sprache der 3. April oder der 4. März sein. Formatieren Sie die Datumsspalte vor dem Kopieren in Excel als JJJJ-MM-TT.
Eine Status-Spalte einfügen
QueryChart liest eine Spalte namens Status als Fortschritt und versteht Prozentwerte oder das Wort Done. Andere Wörter wie In Arbeit werden nicht verstanden, die Zelle wird markiert.
Erwarten, dass Excel-Abhängigkeiten mitkommen
Eine Spalte Vorgänger wird als Hängt ab von gelesen, nach Aufgabennummer oder Name. Abhängigkeiten, die Sie in Excel nur als Pfeile oder Notizen gezeichnet haben, stehen nicht in Zellen und kommen deshalb nicht mit.
Zwei Kopien führen
Sobald der Plan in QueryChart liegt, bearbeiten Sie ihn dort. Wer die Excel-Kopie zusätzlich pflegt, bekommt zwei Stände, die sich widersprechen.
Excel-Tabelle in ein Gantt-Diagramm verwandeln
Öffnen Sie den Veranstaltungsplan als eigenes Diagramm und fügen Sie dann Ihre eigenen Zeilen in seine Tabelle ein.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Hat Excel ein eingebautes Gantt-Diagramm?
Kein Diagrammtyp heißt Gantt. Üblich ist ein gestapeltes Balkendiagramm mit ausgeblendeter Startdatum-Reihe; Microsoft veröffentlicht außerdem Gantt-Projektplaner-Vorlagen für Excel.
Kann das Gantt-Diagramm in Excel Abhängigkeiten zeigen?
Nicht von selbst. Die Balken entstehen aus Startdaten und Dauern, und nichts verknüpft eine Aufgabe mit einer anderen, es sei denn, Sie schreiben die Formeln selbst.
Wie übertrage ich ein Excel-Gantt-Diagramm nach QueryChart?
Kopieren Sie die Zeilen mit Aufgaben, Dauern und Vorgängern samt Kopfzeile aus Ihrem Arbeitsblatt und fügen Sie sie in die Gantt-Tabelle in QueryChart ein. Einen Datei-Upload gibt es noch nicht.
Was kann QueryChart, was Excel nicht kann?
Jeden Termin aus Dauer und Abhängigkeiten berechnen, vier Abhängigkeitsarten mit Verzögerung unterstützen, einen kritischen Pfad zeigen, Meilensteine und Phasen zeichnen und Balken im Diagramm ziehen lassen. Ressourcenausgleich und Kostenverfolgung gibt es nicht; die kann eine Tabellenkalkulation, wenn Sie sie bauen.