Créer un diagramme de Gantt dans Excel, et quand un outil dédié est préférable
Comment faire un diagramme de Gantt dans Excel avec un histogramme empilé, ce qu'Excel ne sait pas faire (pas de dépendances, pas de replanification) et comment transformer le même tableau dans QueryChart.
Excel n'a pas de type de graphique Gantt. La méthode habituelle est un histogramme empilé dont la première série est masquée : il dessine les barres, mais ignore tout des dépendances.
En bref
- Excel n'a pas de type de graphique Gantt : la méthode standard est un histogramme empilé dont la série des dates de début est masquée.
- Les barres viennent de dates de début et de durées saisies, donc un retard oblige à ressaisir toutes les dates qui suivent.
- Excel ne connaît ni dépendances, ni jalons, ni groupes, ni chemin critique à moins que vous les construisiez.
- Copiez votre tableau de tâches et collez-le dans la feuille Gantt de QueryChart : si la première ligne nomme les colonnes, elles sont reconnues par leur nom.
- Il n'existe pas encore de téléversement de fichier pour les diagrammes de Gantt, et les fichiers Microsoft Project ne sont pas pris en charge.
Comment fonctionne la méthode Excel, et où elle s'arrête
Excel n'a pas de diagramme de Gantt dans sa liste de types de graphiques. Ce que l'on appelle un diagramme de Gantt Excel est un histogramme empilé construit sur un tableau de tâches avec une date de début et une durée. La première série, les dates de début, est rendue invisible, ce qui laisse la seconde série, les durées, flotter sous forme de barres au bon endroit sur un axe de dates. L'ordre des tâches est inversé pour que la première soit en haut. Microsoft propose aussi des modèles de planificateur de projet Gantt, qui reprennent la même idée dans une feuille avec des formules et une mise en forme conditionnelle.
Cette méthode convient bien à un planning petit et simple qui change peu. Elle convient mal quand le planning bouge, pour une raison : les barres sont dessinées à partir des dates de début et des durées que vous saisissez, et rien dans le classeur ne sait qu'une tâche dépend d'une autre. Si la tâche 3 prend une semaine de retard, vous devez ressaisir le début de la tâche 4, puis de la 5, puis de chaque tâche suivante. Les dépendances, les jalons comme notion distincte, un chemin critique et une ligne d'aujourd'hui, c'est à vous de les construire avec des formules et une mise en forme, ou de vous en passer.
Un outil de Gantt inverse la logique. Vous saisissez les durées et les dépendances, et les dates sont calculées. Le tableau que vous avez déjà dans Excel fournit l'essentiel de l'entrée : les noms de tâches et les durées. Les étapes ci-dessous construisent d'abord la version Excel, pour que vous voyiez exactement ce que vous obtenez, puis montrent comment importer le même tableau dans QueryChart. Il n'existe pas encore de téléversement de fichier pour les diagrammes de Gantt ; vous copiez les lignes dans Excel et vous les collez dans la feuille à côté du diagramme.
L'exemple ci-dessous montre le résultat de ce collage pour un plan d'événement : un tableau de tâches, de durées et de dépendances, et le planning qui en découle.
Le même tableau, en diagramme de Gantt calculé
Un plan d'événement en quinze tâches. Les colonnes sont celles que vous auriez dans Excel : tâche, groupe, durée et ce qu'elle attend. Les dates sont calculées.
Les tâches et leurs durées
« Fixer budget et objectifs », « Choisir et réserver le lieu » et « Date et lieu confirmés » ont des durées de 3, 8 et 0 jours ouvrés. Dans Excel, vous saisiriez une date de début pour chacune ; ici, vous ne saisissez que la durée et ce qu'elle suit.
Ce qui attend quoi
« Inviter et confirmer les intervenants » démarre après le budget et se déroule à côté du lieu, et « Construire le programme » attend à la fois cette tâche et « Date et lieu confirmés ». « Commandes traiteur et audiovisuel » attend le programme.
Chevaucher et réunir
« Promotion et e-mails » démarre deux jours après « Page de l'événement et ouverture des inscriptions », et chevauche donc la « Période d'inscription ». Le « Briefing de l'équipe et des intervenants » et la « Période d'inscription » doivent tous deux être terminés avant le « Jour de l'événement ».
Le suivi, et la date
Les « E-mails de remerciement » et l'« Enquête de satisfaction » suivent tous deux le « Jour de l'événement », et le « Rapport de clôture » attend les deux. Épinglez le « Jour de l'événement » à sa vraie date et le diagramme le signale si le travail qui précède ne peut pas se terminer à temps, ce qu'un Gantt Excel à dates saisies ne peut pas vous dire.
Comment cela fonctionne
Préparer le tableau dans Excel
Placez les noms de tâches dans la colonne A, les dates de début dans la colonne B et les durées en jours dans la colonne C. Ajoutez une date de fin dans la colonne D si vous le souhaitez, égale au début plus la durée.
Insérer un histogramme empilé
Sélectionnez les noms de tâches, les dates de début et les durées, puis insérez un histogramme empilé (barres empilées). Les dates de début et les durées deviennent deux séries, dessinées l'une après l'autre.
Masquer la série des débuts
Mettez en forme la première série, les dates de début, sans remplissage. Les durées flottent alors au bon endroit sur l'axe. Réglez le minimum de l'axe sur la première date de début.
Mettre la première tâche en haut
Cochez l'option qui trace les catégories dans l'ordre inverse sur l'axe vertical, pour que la première tâche soit en haut.
Savoir ce qui manque
Le classeur ne relie pas les tâches. Ajoutez une colonne de prédécesseurs si vous voulez, mais rien ne la lit : changer une durée ne déplace aucune autre barre.
Ou coller le tableau dans QueryChart
Ouvrez un diagramme de Gantt, copiez les lignes depuis Excel en incluant la ligne d'en-tête, et collez-les dans la colonne Tâche. Tâche, Début, Fin, Durée, Dépend de, Avancement, Groupe et Responsable (en anglais Task, Start, End, Duration, Depends on, Progress, Group et Owner) sont reconnus par leur nom ; les dates sont lues au format ISO ou dans l'ordre de votre langue, et 3/4 peut donc désigner le 3 avril ou le 4 mars.
Erreurs à éviter
Coller des dates dont l'ordre est ambigu
Une date écrite 3/4 est lue dans l'ordre de votre langue, qui n'est pas forcément celui d'Excel. Mettez la colonne de dates au format aaaa-mm-jj dans Excel avant de copier.
Coller une colonne Statut
QueryChart lit une colonne nommée Statut (Status) comme l'avancement, et comprend un pourcentage ou le mot Terminé (Done). D'autres mots comme En cours (In progress) ne sont pas compris et la cellule est signalée.
S'attendre à ce que les dépendances Excel suivent
Une colonne Prédécesseurs est lue comme « Dépend de », par numéro ou par nom de tâche. Les dépendances que vous n'avez dessinées que sous forme de flèches ou de notes dans Excel ne sont pas dans les cellules et ne sont donc pas reprises.
Garder deux copies
Une fois le plan dans QueryChart, modifiez-le là. Modifier aussi la copie Excel fait que les deux divergent.
Transformer votre tableau Excel en diagramme de Gantt
Ouvrez le plan d'événement comme votre propre diagramme, puis collez vos propres lignes dans sa feuille.
Guides associés
Questions fréquentes
Excel a-t-il un diagramme de Gantt intégré ?
Aucun type de graphique ne s'appelle Gantt. La méthode standard est un histogramme empilé dont la série des dates de début est masquée, et Microsoft publie aussi des modèles de planificateur de projet Gantt pour Excel.
Le diagramme de Gantt d'Excel peut-il afficher des dépendances ?
Pas seul. Les barres sont dessinées à partir des dates de début et des durées, et rien ne relie une tâche à une autre à moins d'écrire vous-même les formules.
Comment convertir un diagramme de Gantt Excel vers QueryChart ?
Copiez les lignes de tâches, de durées et de prédécesseurs de votre feuille, avec une ligne d'en-tête, et collez-les dans la feuille Gantt de QueryChart. Il n'existe pas encore de téléversement de fichier.
Que sait faire QueryChart qu'Excel ne sait pas faire ?
Calculer chaque date à partir des durées et des dépendances, prendre en charge quatre types de dépendance avec décalages, afficher un chemin critique, dessiner des jalons et des phases, et vous laisser faire glisser les barres sur le diagramme. Il ne fait ni lissage des ressources ni suivi des coûts, qu'un tableur peut faire si vous les construisez.