So finden Sie heraus, wo Genehmigungsanträge hängen bleiben
Zeichnen Sie das Genehmigungsverfahren als Flussdiagramm, zählen Sie, was jede Entscheidung verlässt, und zeigen Sie die Zahlen als Sankey-Diagramm. Sehen Sie, ob Anträge bei Vollständigkeit, Prüfung oder Gebühren hängen.
Ein Antrag bleibt an einem Tor hängen, an dem er wartet oder zurückgeschickt wird. Diese Anleitung zeichnet zuerst das Genehmigungsverfahren, sodass jedes Tor eine Entscheidung mit benannten Ausgängen ist, und zählt dann die Anträge an diesen Ausgängen.
Kurz gesagt
- Zeichnen Sie das Genehmigungsverfahren als Entscheidungen mit beschrifteten Ausgängen, bevor Sie zählen.
- Zählen Sie jeden Antrag einmal für einen Zeitraum, auch zurückgezogene und abgelehnte.
- Ein breiter Rückweg bei Vollständigkeit oder Prüfung ist ein Stau, auch wenn der Schritt schnell ist.
- Zeigen Sie die Zahlen als Sankey-Diagramm und erklären Sie sie mit dem Flussdiagramm.
Beginnen Sie mit den Toren, nicht mit der Durchschnittszeit
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit sagt Ihnen, dass eine Genehmigung langsam ist, nicht wo. Ein Bauantrag kann einen Tag im Eingang liegen und trotzdem Wochen verlieren, weil ein unvollständiger Antrag zum Antragsteller zurückgeht oder Prüfanmerkungen die Pläne erneut im Kreis schicken. Um das zu sehen, zeichnen Sie das Verfahren mit seinen Entscheidungen und zählen, wie viele Anträge jeden Ausgang nehmen.
Das Beispiel ist ein Baugenehmigungsverfahren mit Entscheidungen bei Zulässigkeit, Vollständigkeit, Prüfanmerkungen, Gebühren und Abnahme. Vier Entscheidungen lohnen das Zählen: „Antrag vollständig?“, „Prüfanmerkungen zu klären?“, „Gebühren bezahlt und Auflagen erfüllt?“ und später „Ausführung entspricht den genehmigten Plänen?“. Mit Zahlen je Ausgang zeigt ein Sankey-Diagramm sie als Breiten. Ein so gezeichnetes Beispiel zeigt /de/sankey/permit-application-flow, und /de/sankey/sankey-diagram-for-service-demand erklärt, wie Sie Einheit und Stufen wählen.
Zahlen zeigen, wo Anträge ein Tor verlassen, nicht warum. Den Grund liefern das Lesen der Akten und die Menschen, die das Tor betreiben. Das ist eine Methode, die eigenen Aufzeichnungen zu betrachten, keine Aussage über die Leistung einer Behörde.
Ein Baugenehmigungsverfahren, in Etappen aufgebaut
Fünfundzwanzig Schritte und mehrere Entscheidungen. Jede Entscheidung ist eine Stelle, an der ein Sankey-Diagramm Anträge in zwei Richtungen abgehen zeigen würde.
Vorbereiten und Einreichen
Das Projekt beginnt bei „Projekt bereit für die Genehmigung“ und prüft, dass Planungsrecht und Nutzung stimmen. Der Antragsteller bereitet dann Zeichnungen vor, schließt die baurechtliche Analyse und das Formular ab und erreicht „Antrag und Pläne über das Portal oder am Schalter einreichen“.
Eingang und Vollständigkeit
Die „Eingangsprüfung auf Vollständigkeit“ führt zu „Antrag vollständig?“. Der Zweig „Unvollständig“ führt zurück zum Antragsformular, sodass jeder unvollständige Antrag eine Rückgabe ist, die Sie zählen können. Dies ist das erste Tor, das Sie ansehen sollten.
Prüfung, Anmerkungen und Gebühren
Ein vollständiger Antrag wird an die Prüfstellen geleitet. „Prüfanmerkungen zu klären?“ schickt „Anmerkungen erteilt“ zurück zu „Pläne überarbeiten und jede Anmerkung schriftlich beantworten“, und „Gebühren bezahlt und Auflagen erfüllt?“ hat einen Zweig „Offen“. Diese Schleifen sind die Stellen, an denen Anträge warten.
Genehmigung, Abnahme und Abschluss
Nach der Erteilung teilt „Ausführung entspricht den genehmigten Plänen?“ sich in eine Mängelanzeige oder die Schlussabnahme, und das Verfahren endet bei „Genehmigung abgeschlossen; Bestandspläne und Bescheinigungen abgelegt“ oder „Antrag versagt; umplanen oder aufgeben“. Diese Endzustände sind die Ergebnisse, die Sie zählen.
So funktioniert es
Das Verfahren mit seinen Entscheidungen zeichnen
Nehmen Sie jedes Tor als Entscheidung mit beschrifteten Ausgängen auf, etwa Vollständig und Unvollständig. Ein Tor als einfacher Schritt verbirgt den Ausgang, den Sie zählen wollen.
Zeitraum und Einheit wählen
Nehmen Sie ein Quartal und zählen Sie Anträge, nicht Dokumente oder Prüfrunden. Sagen Sie das im Datenhinweis.
Zählen, was jede Entscheidung verlässt
Zählen Sie für jede Entscheidung, wie viele Anträge jeden Ausgang nahmen. Entnehmen Sie die Zahlen dem Fallsystem, nicht dem Gedächtnis.
Die Zahlen als Sankey-Diagramm zeichnen
Verwenden Sie die Entscheidungen als Knoten und die Ausgänge als Flüsse, einschließlich zurückgezogen und abgelehnt. Prüfen Sie, dass jedem Knoten zufließt, was ihn verlässt.
Den breitesten Rückweg zuerst lesen
Der breiteste Zweig, der rückwärts zeigt, ist der wahrscheinliche Stau. Lesen Sie diese Akten, um den Grund zu finden, bevor Sie das Verfahren ändern.
Häufige Fehler
Nur erteilte Genehmigungen zählen
Zählt man nur erteilte Genehmigungen, verschwinden die Schleifen und die abgelehnten Anträge. Zählen Sie an jeder Entscheidung.
Prüfrunden als Anträge zählen
Ein Antrag kann mehrere Prüfrunden durchlaufen. Wählen Sie den Antrag als Einheit und zählen Sie die Runden gesondert.
Zahlen als Schuld lesen
Ein breiter Zweig „Unvollständig“ kann ebenso unklare Hinweise wie nachlässige Antragsteller bedeuten. Sehen Sie sich die Akten an, bevor Sie Schlüsse ziehen.
Das Baugenehmigungs-Flussdiagramm öffnen
Öffnen Sie die Genehmigungsvorlage, passen Sie die Tore an Ihre an und zählen Sie die Ausgänge.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Warum ein Flussdiagramm zeichnen, wenn ich nur ein Sankey-Diagramm will?
Das Flussdiagramm legt fest, was die Knoten sind. Ohne es zeigt das Sankey-Diagramm die Stufen, die das Fallsystem exportiert, und das sind oft nicht die Tore, an denen über Anträge entschieden wird.
Wie viele Anträge brauche ich?
So viele, dass jeder Ausgang mehr als wenige Fälle hat. Bei weniger als etwa zwanzig zeigen Sie die Zahlen besser in einer Tabelle.
Ersetzt das die Messung der Bearbeitungszeit?
Nein. Die Zeit sagt, wie lange, das Sankey-Diagramm sagt, wo Anträge ausscheiden oder zurückgehen. Nutzen Sie beides für denselben Zeitraum.