Cómo encontrar dónde se atascan las solicitudes de licencia
Dibuja el proceso de licencias como diagrama de flujo, cuenta lo que sale de cada decisión y muestra los recuentos en un Sankey. Mira si las solicitudes se atascan en la integridad, la revisión o las tasas.
Una solicitud se atasca en una puerta donde espera o se devuelve. Esta guía dibuja primero el proceso de licencias, de modo que cada puerta sea una decisión con salidas con nombre, y luego cuenta las solicitudes por esas salidas.
En resumen
- Dibuja el proceso de licencias como decisiones con salidas etiquetadas antes de contar.
- Cuenta cada solicitud una vez en un periodo, incluidas las retiradas o denegadas.
- Una rama de devolución ancha en la integridad o la revisión es un atasco, aunque el paso sea rápido.
- Muestra los recuentos en un diagrama de Sankey y usa el diagrama de flujo para explicarlos.
Empieza por las puertas, no por el tiempo medio
El tiempo medio de tramitación te dice que una licencia es lenta, no dónde. Una solicitud de obra puede estar un día en el registro y aun así perder semanas, porque una solicitud incompleta vuelve al solicitante, o las observaciones de revisión hacen que los planos den otra vuelta. Para verlo, dibuja el proceso con sus decisiones y cuenta cuántas solicitudes toman cada salida.
El ejemplo es un proceso de licencia de obra con decisiones en urbanismo, integridad, observaciones de revisión, tasas e inspección. Merece la pena contar cuatro decisiones: «¿Solicitud completa?», «¿Hay observaciones de revisión que resolver?», «¿Tasas pagadas y condiciones cumplidas?» y, más adelante, «¿La obra coincide con los planos aprobados?». Con los recuentos por salida, un diagrama de Sankey los muestra como anchos. Mira /es/sankey/permit-application-flow para uno dibujado así, y /es/sankey/sankey-diagram-for-service-demand para saber cómo elegir la unidad y las etapas.
Los recuentos muestran dónde salen las solicitudes de una puerta, no por qué. El motivo sale de leer los expedientes y de las personas que gestionan la puerta. Es un método para mirar tus propios registros, no una afirmación sobre el desempeño de ninguna administración.
Un proceso de licencia de obra, construido por etapas
Veinticinco pasos y varias decisiones. Cada decisión es un lugar donde un Sankey mostraría solicitudes saliendo en dos direcciones.
Preparación y presentación
El proyecto empieza en «Proyecto listo para tramitar la licencia» y comprueba que el urbanismo y el uso del suelo estén resueltos. Después la propiedad prepara los planos, completa el análisis normativo y el formulario, y llega a «Presentar solicitud y planos por el portal o en ventanilla».
Registro e integridad
La «Comprobación de registro de que está completa» lleva a «¿Solicitud completa?». La rama Incompleta vuelve al formulario de solicitud, así que cada solicitud incompleta es una devolución que puedes contar. Es la primera puerta que mirar.
Revisión, observaciones y tasas
Una solicitud completa se encamina a los revisores. «¿Hay observaciones de revisión que resolver?» envía Observaciones emitidas de vuelta a «Revisar planos y presentar respuesta escrita a cada observación», y «¿Tasas pagadas y condiciones cumplidas?» tiene una rama Pendientes. Esos bucles son donde esperan las solicitudes.
Licencia, inspección y cierre
Tras emitirse la licencia, «¿La obra coincide con los planos aprobados?» se divide hacia un requerimiento de corrección o la inspección final, y el proceso termina en «Licencia cerrada; planos as-built y certificados archivados» o «Solicitud denegada; rediseñar o abandonar». Esos estados finales son los resultados que cuentas.
Cómo funciona
Dibuja el proceso con sus decisiones
Pon cada puerta como una decisión con salidas etiquetadas, como Completa e Incompleta. Una puerta dibujada como un paso simple oculta la salida que quieres contar.
Elige un periodo y una unidad
Toma un trimestre y cuenta solicitudes, no documentos ni rondas de revisión. Indícalo en la nota de datos.
Cuenta lo que sale de cada decisión
Para cada decisión, cuenta cuántas solicitudes tomaron cada salida. Saca los números del sistema de expedientes, no de la memoria.
Dibuja los recuentos como diagrama de Sankey
Usa las decisiones como nodos y las salidas como flujos, incluidas las retiradas y denegadas. Comprueba que lo que entra en cada nodo iguala lo que sale.
Lee primero la rama de devolución más ancha
La rama más ancha que apunta hacia atrás es el probable atasco. Lee esos expedientes para saber por qué antes de cambiar el proceso.
Errores que debes evitar
Contar solo las licencias concedidas
Si solo se cuentan las licencias concedidas, los bucles y las solicitudes denegadas desaparecen. Cuenta en cada decisión.
Contar las rondas de revisión como solicitudes
Una solicitud puede pasar por varias rondas de revisión. Elige la solicitud como unidad y cuenta las rondas aparte.
Leer los recuentos como culpa
Una rama Incompleta ancha puede significar una guía poco clara tanto como solicitantes descuidados. Mira los expedientes antes de sacar conclusiones.
Abre el diagrama de flujo de licencia de obra
Abre la plantilla de licencia, adapta las puertas a las tuyas y cuenta las salidas.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué dibujar un diagrama de flujo si solo quiero un Sankey?
El diagrama de flujo decide cuáles son los nodos. Sin él, el Sankey muestra las etapas que exporte el sistema de expedientes, que a menudo no son las puertas donde se deciden las solicitudes.
¿Cuántas solicitudes necesito?
Las suficientes para que cada salida tenga más de unos pocos casos. Con menos de unas veinte, muestra los recuentos en una tabla.
¿Sustituye esto a medir el tiempo de tramitación?
No. El tiempo dice cuánto, el Sankey dice dónde salen o vuelven las solicitudes. Usa ambos para el mismo periodo.