Sådan finder du ud af, hvor tilladelsesansøgninger går i stå
Tegn tilladelsesprocessen som rutediagram, tæl hvad der forlader hver beslutning, og vis tallene som Sankey-diagram. Se, om ansøgninger går i stå ved fuldstændighed, gennemgang eller gebyrer.
En ansøgning går i stå ved en port, hvor den venter eller sendes tilbage. Denne guide tegner først tilladelsesprocessen, så hver port er en beslutning med navngivne udgange, og tæller derefter ansøgninger gennem de udgange.
Kort fortalt
- Tegn tilladelsesprocessen som beslutninger med navngivne udgange, før du tæller.
- Tæl hver ansøgning én gang i én periode, også dem der trækkes tilbage eller afslås.
- En bred returgren ved fuldstændighed eller gennemgang er et stop, selv om trinnet er hurtigt.
- Vis tallene som Sankey-diagram, og brug rutediagrammet til at forklare dem.
Start med portene, ikke gennemsnitstiden
Gennemsnitlig sagsbehandlingstid fortæller dig, at en tilladelse er langsom, ikke hvor. En byggeansøgning kan ligge én dag i modtagelsen og alligevel miste uger, fordi en ufuldstændig ansøgning går tilbage til ansøgeren, eller fordi bemærkninger fra gennemgangen sender tegningerne rundt igen. For at se det skal du tegne processen med dens beslutninger og tælle, hvor mange ansøgninger der tager hver udgang.
Eksemplet er en byggetilladelsesproces med beslutninger ved planforhold, fuldstændighed, bemærkninger fra gennemgangen, gebyrer og tilsyn. Fire beslutninger er værd at tælle: "Ansøgning fuldstændig?", "Bemærkninger, der skal besvares?", "Gebyrer betalt og vilkår opfyldt?" og senere "Svarer arbejdet til de godkendte planer?". Når du har tal pr. udgang, viser et Sankey-diagram dem som bredder. Se /da/sankey/permit-application-flow for et tegnet på den måde, og /da/sankey/sankey-diagram-for-service-demand for, hvordan du vælger enhed og trin.
Tal viser, hvor ansøgninger forlader en port, ikke hvorfor. Årsagen kommer af at læse sagerne og af de mennesker, der driver porten. Det er en metode til at se på jeres egne optegnelser, ikke en påstand om nogen myndigheds præstationer.
En byggetilladelsesproces, opbygget i trin
Femogtyve trin og flere beslutninger. Hver beslutning er et sted, hvor et Sankey-diagram ville vise ansøgninger forlade i to retninger.
Forbereder og indsender
Projektet starter ved "Projektet er klar til byggesagsbehandling" og tjekker, at plan- og anvendelsesforhold er på plads. Ansøgeren udarbejder derefter tegninger, gennemfører bygningsreglementsanalysen og blanketten og når frem til "Indsend ansøgning og tegninger via portalen eller skranken".
Modtagelse og fuldstændighed
"Kontrol af fuldstændighed ved modtagelsen" fører til "Ansøgning fuldstændig?". Grenen Ufuldstændig løber tilbage til ansøgningsblanketten, så hver ufuldstændig ansøgning er en retur, du kan tælle. Det er den første port at se på.
Gennemgang, bemærkninger og gebyrer
En fuldstændig ansøgning sendes til sagsbehandlerne. "Bemærkninger, der skal besvares?" sender Bemærkninger fremsendt tilbage til "Revidér tegninger og afgiv skriftligt svar på hver bemærkning", og "Gebyrer betalt og vilkår opfyldt?" har en gren Udestående. Disse løkker er der, hvor ansøgninger venter.
Tilladelse, kontrol og afslutning
Efter tilladelsen er udstedt deler "Svarer arbejdet til de godkendte planer?" sig til et påbud om rettelse eller til afsluttende kontrol, og processen ender ved "Sag lukket; dokumentationstegninger og attester arkiveret" eller "Ansøgning afslået; omprojektér eller opgiv". Disse sluttilstande er de udfald, du tæller.
Sådan fungerer det
Tegn processen med dens beslutninger
Sæt hver port ind som en beslutning med navngivne udgange, for eksempel Fuldstændig og Ufuldstændig. En port tegnet som et almindeligt trin skjuler den udgang, du vil tælle.
Vælg en periode og en enhed
Tag ét kvartal, og tæl ansøgninger, ikke dokumenter eller gennemgangsrunder. Skriv det i datanoten.
Tæl, hvad der forlader hver beslutning
For hver beslutning tælles, hvor mange ansøgninger der tog hver udgang. Tag tallene fra sagssystemet, ikke fra hukommelsen.
Tegn tallene som Sankey-diagram
Brug beslutningerne som noder og udgangene som strømme, også trukket tilbage og afslået. Kontrollér, at det, der kommer ind i hver node, svarer til det, der forlader den.
Læs den bredeste returgren først
Den bredeste gren, der peger baglæns, er det sandsynlige stop. Læs de sager for at finde ud af hvorfor, før du ændrer processen.
Faldgruber du skal undgå
Kun at tælle udstedte tilladelser
Hvis kun udstedte tilladelser tælles, forsvinder løkkerne og de afslåede ansøgninger. Tæl ved hver beslutning.
At tælle gennemgangsrunder som ansøgninger
Én ansøgning kan gennemgå flere gennemgangsrunder. Vælg ansøgningen som enhed, og tæl runderne for sig.
At læse tal som skyld
En bred Ufuldstændig-gren kan lige så vel skyldes uklar vejledning som skødesløse ansøgere. Se på sagerne, før du drager konklusioner.
Åbn rutediagrammet for byggetilladelse
Åbn tilladelsesskabelonen, tilpas portene til jeres, og tæl udgangene.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor tegne et rutediagram, hvis jeg kun vil have et Sankey-diagram?
Rutediagrammet afgør, hvad nodene er. Uden det viser Sankey-diagrammet de trin, sagssystemet eksporterer, og de er ofte ikke de porte, hvor ansøgninger afgøres.
Hvor mange ansøgninger skal jeg bruge?
Nok til, at hver udgang har mere end nogle få sager. Med under cirka tyve bør du vise tallene i en tabel i stedet.
Erstatter dette måling af sagsbehandlingstid?
Nej. Tid siger, hvor længe, Sankey-diagrammet siger, hvor ansøgninger forlader eller vender tilbage. Brug begge for samme periode.