Comment trouver où les demandes de permis se bloquent
Dessinez le processus de permis en organigramme, comptez ce qui sort de chaque décision, puis montrez les effectifs en diagramme de Sankey. Voyez si les demandes se bloquent à la complétude, à l'instruction ou aux frais.
Une demande se bloque à une étape où elle attend ou est renvoyée. Ce guide dessine d'abord le processus de permis, pour que chaque étape soit une décision aux sorties nommées, puis compte les demandes qui prennent ces sorties.
En bref
- Dessinez le processus de permis en décisions aux sorties nommées avant de compter.
- Comptez chaque demande une fois sur une période, y compris celles retirées ou refusées.
- Une large branche de retour à la complétude ou à l'instruction est un blocage, même si l'étape est rapide.
- Montrez les effectifs en diagramme de Sankey et utilisez l'organigramme pour les expliquer.
Commencez par les étapes de contrôle, pas par le délai moyen
Le délai moyen de traitement dit qu'un permis est lent, pas où. Une demande de construire peut rester un jour à la réception et perdre quand même des semaines, parce qu'une demande incomplète retourne au demandeur ou que des commentaires d'instruction renvoient les plans en boucle. Pour le voir, dessinez le processus avec ses décisions et comptez combien de demandes prennent chaque sortie.
L'exemple est un processus de permis de construire avec des décisions au zonage, à la complétude, aux commentaires d'instruction, aux frais et à l'inspection. Quatre décisions valent d'être comptées : « Dossier complet ? », « Commentaires de revue à traiter ? », « Frais payés et conditions remplies ? » et, plus tard, « Travaux conformes aux plans approuvés ? ». Une fois les effectifs par sortie en main, un diagramme de Sankey les montre en largeurs. Voir /fr/sankey/permit-application-flow pour un diagramme dessiné ainsi, et /fr/sankey/sankey-diagram-for-service-demand pour choisir l'unité et les étapes.
Les effectifs montrent où les demandes quittent une étape, pas pourquoi. La raison vient de la lecture des dossiers et des personnes qui tiennent cette étape. C'est une méthode pour regarder vos propres enregistrements, pas une affirmation sur la performance d'une autorité.
Un processus de permis de construire, construit par étapes
Vingt-cinq étapes et plusieurs décisions. Chaque décision est un endroit où un Sankey montrerait des demandes partant dans deux directions.
Préparation et dépôt
Le projet part de « Projet prêt pour l'autorisation » et vérifie que le zonage et l'usage du sol sont en place. Le demandeur prépare ensuite les plans, établit l'analyse du code et le formulaire, et arrive à « Déposer le dossier et les plans par le portail ou au guichet ».
Réception et complétude
Le « Contrôle de complétude à la réception » mène à « Dossier complet ? ». La branche Incomplet reboucle vers le formulaire de demande : chaque demande incomplète est donc un retour que l'on peut compter. C'est la première étape à examiner.
Instruction, commentaires et frais
Une demande complète est aiguillée vers les instructeurs. « Commentaires de revue à traiter ? » renvoie Commentaires émis vers « Réviser les plans et répondre par écrit à chaque commentaire », et « Frais payés et conditions remplies ? » a une branche En suspens. Ces boucles sont les endroits où les demandes attendent.
Permis, inspection et clôture
Une fois le permis délivré, « Travaux conformes aux plans approuvés ? » se divise entre un avis de correction et l'inspection finale, et le processus se termine à « Permis clos ; plans de récolement et certificats archivés » ou « Demande refusée ; refaire la conception ou abandonner ». Ces états finaux sont les issues que vous comptez.
Comment cela fonctionne
Dessiner le processus avec ses décisions
Placez chaque étape de contrôle comme une décision aux sorties nommées, par exemple Complet et Incomplet. Une étape dessinée comme un simple pas masque la sortie que vous voulez compter.
Choisir une période et une unité
Prenez un trimestre et comptez des demandes, pas des documents ni des tours d'instruction. Dites-le dans la note de données.
Compter ce qui sort de chaque décision
Pour chaque décision, comptez combien de demandes ont pris chaque sortie. Tirez les chiffres du système de dossiers, pas de la mémoire.
Dessiner les effectifs en diagramme de Sankey
Utilisez les décisions comme nœuds et les sorties comme flux, y compris retirées et refusées. Vérifiez que ce qui entre dans chaque nœud égale ce qui en sort.
Lire d'abord la plus large branche de retour
La plus large branche qui pointe en arrière est le blocage probable. Lisez ces dossiers pour comprendre pourquoi avant de changer le processus.
Erreurs à éviter
Ne compter que les permis délivrés
Si seuls les permis délivrés sont comptés, les boucles et les demandes refusées disparaissent. Comptez à chaque décision.
Compter les tours d'instruction comme des demandes
Une même demande peut passer par plusieurs tours d'instruction. Choisissez la demande comme unité et comptez les tours à part.
Lire les effectifs comme une faute
Une large branche Incomplet peut refléter des consignes peu claires autant que des demandeurs négligents. Regardez les dossiers avant de conclure.
Ouvrir l'organigramme du permis de construire
Ouvrez le modèle de permis, adaptez les étapes de contrôle aux vôtres et comptez les sorties.
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Questions fréquentes
Pourquoi dessiner un organigramme si je ne veux qu'un Sankey ?
L'organigramme décide de ce que sont les nœuds. Sans lui, le Sankey montre les étapes qu'exporte le système de dossiers, qui ne sont souvent pas les points où les demandes sont tranchées.
De combien de demandes ai-je besoin ?
Assez pour que chaque sortie compte plus que quelques dossiers. En dessous d'une vingtaine, montrez plutôt les effectifs dans un tableau.
Cela remplace-t-il la mesure du délai de traitement ?
Non. Le délai dit combien de temps, le Sankey dit où les demandes sortent ou reviennent. Utilisez les deux pour la même période.