So erstellen Sie ein gelenktes Dokument
Erstellen Sie ein kontrolliertes Dokument mit einer stabilen ID, einem Eigentümer, einem Umfang, einer Revision, einem Überprüfungs- und Genehmigungsnachweis, einem Gültigkeitsdatum und einem aktuellen Speicherort der Kopie.
Ein gelenktes Dokument ist eine freigegebene Anweisung mit fester Kennung, bekannter gültiger Revision und geregeltem Weg für Änderungen oder die Außerkraftsetzung.
Kurz gesagt
- Geben Sie dem Dokument eine dauerhafte ID und zeigen Sie seine aktuelle Revision und seinen Besitzer an.
- Geben Sie Umfang, Rollen, Anweisungen, Ausnahmen und zugehörige Datensätze in brauchbaren Begriffen an.
- Binden Sie die Überprüfung und Genehmigung an die genaue Ausgabe, die veröffentlicht wird.
Erstellen Sie das Dokument, bevor Sie es weiterleiten
Ein ausgefeiltes Verfahren ist immer noch ein Entwurf, wenn die Leser nicht sagen können, wem es gehört, welches Problem gilt und wann es in Kraft tritt. Fügen Sie diese Details in das Dokument selbst ein, nicht nur in einen Dateinamen, da gedruckte und weitergeleitete Kopien ihren Ordnerkontext verlieren.
Schreiben Sie die Schritte zusammen mit den Personen auf, die sie ausführen. Benennen Sie Entscheidungen und Ausnahmen und senden Sie dann die Kandidatenrevision zur technischen Prüfung und autorisierten Genehmigung. /de/guides/dokumentenfreigabe-workflow-erstellen erklärt das Routing; Diese Seite konzentriert sich auf das Artefakt, das das Routing identifizieren muss.
So funktioniert es
Vervollständigen Sie den Identitätsblock
Titel des Datensatzes, Stall-ID, Besitzer, Revision des Kandidaten, geplantes Datum des Inkrafttretens und Auslöser der Überprüfung. Behalten Sie den Problemverlauf mit dem Dokument oder seinem Registereintrag bei.
Testen Sie die Anleitung anhand eines realen Gehäuses
Überprüfen Sie Umfang, Verantwortlichkeiten, Entscheidungen, Ausnahmen, Formulare und Aufzeichnungen anhand der durchgeführten Arbeiten und schließen Sie dann Lücken im Entwurf.
Genehmigen Sie eine Revision und geben Sie sie heraus
Speichern Sie den überprüften Kandidaten, erfassen Sie die autorisierte Entscheidung dagegen, weisen Sie das Gültigkeitsdatum zu und veröffentlichen Sie ihn vom kontrollierten Standort aus.
Häufige Fehler
Zulassung ohne festen Kandidaten
Wenn sich der Entwurf nach der Freigabe ändert, identifiziert die Genehmigung den ausgegebenen Inhalt nicht mehr. Leiten Sie den geänderten Kandidaten durch die erforderliche Überprüfung zurück.
Häufig gestellte Fragen
Wird ein Dokument kontrolliert, wenn es nummeriert ist?
Nein. Die Ausgabe erfordert außerdem eine angemessene Überprüfung, eine autorisierte Genehmigung, Zugriff auf die aktuelle Kopie und eine Möglichkeit, sie zurückzuziehen oder zu überarbeiten.
Soll die Überarbeitung auf jeder Seite erscheinen?
Bei Dokumenten, die wahrscheinlich gedruckt oder extrahiert werden, hilft die Wiederholung der ID und Revision dem Benutzer, eine abgetrennte oder veraltete Seite zu erkennen.
Kann der erste Entwurf Version 1 sein?
Verwenden Sie Ihre dokumentierte Nummerierungskonvention. Der wesentliche Unterschied besteht zwischen einem Entwurfskandidaten und einer genehmigten wirksamen Ausgabe.