كيفية إنشاء وثيقة خاضعة للضبط

باختصار

• امنح المستند معرفًا ثابتًا واحدًا وأظهر المراجعة الحالية ومالكه.
• حدد النطاق والأدوار والتعليمات والاستثناءات والسجلات ذات الصلة بعبارات قابلة للاستخدام.
• ربط المراجعة والموافقة على العدد المحدد الذي سيتم نشره.

أنشئ المستند قبل توجيهه

يظل الإجراء المصقول بمثابة مسودة إذا لم يتمكن القراء من معرفة من يملكه، وما هي القضية التي تنطبق ومتى يصبح ساري المفعول. ضع هذه التفاصيل في المستند نفسه، وليس فقط في اسم الملف، لأن النسخ المطبوعة والمعاد توجيهها تفقد سياق المجلد الخاص بها.

اكتب الخطوات مع الأشخاص الذين يقومون بها. قم بتسمية القرارات والاستثناءات، ثم أرسل المراجعة المرشحة للمراجعة الفنية والموافقة المعتمدة. /ar/guides/كيفية-إنشاء-سير-عمل-اعتماد-الوثائق يشرح التوجيه؛ تركز هذه الصفحة على القطعة الأثرية التي يجب أن يحددها التوجيه.

كيف تعمل

1. أكمل كتلة الهوية

   عنوان السجل، والمعرف الثابت، والمالك، ومراجعة المرشح، وتاريخ السريان المقصود، ومشغل المراجعة. احتفظ بسجل المشكلات مع المستند أو إدخال السجل الخاص به.

2. اختبر التعليمات بحالة حقيقية

   تحقق من النطاق والمسؤوليات والقرارات والاستثناءات والنماذج والسجلات ومقارنتها بالعمل المنجز، ثم قم بحل الثغرات الموجودة في المسودة.

3. الموافقة وإصدار مراجعة واحدة

   احفظ المرشح الذي تمت مراجعته، والتقط القرار المعتمد ضده، وحدد تاريخ السريان، ثم انشره من الموقع الخاضع للرقابة.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• الموافقة بدون مرشح ثابت

  إذا تغيرت المسودة بعد التوقيع، فإن الموافقة لم تعد تحدد المحتوى الصادر. قم بتوجيه المرشح الذي تم تغييره مرة أخرى من خلال المراجعة المطلوبة.

الأسئلة الشائعة

هل تصبح الوثيقة خاضعة للرقابة عندما يتم ترقيمها؟

لا، فإصدارها يحتاج أيضًا إلى مراجعة مناسبة وموافقة معتمدة والوصول إلى النسخة الحالية وطريقة لسحبها أو مراجعتها.

هل يجب أن تظهر المراجعة في كل صفحة؟

بالنسبة للمستندات التي من المحتمل أن تتم طباعتها أو استخراجها، فإن تكرار المعرف والمراجعة يساعد المستخدم على التعرف على الصفحة المنفصلة أو القديمة.

هل يمكن أن تكون المسودة الأولى هي الإصدار 1؟

استخدم اصطلاح الترقيم الموثق الخاص بك. والفرق الأساسي هو بين مسودة المرشح والمسألة الفعالة المعتمدة.