Sådan opretter du et styret dokument
Opret et kontrolleret dokument med et stabilt ID, ejer, omfang, revision, gennemgang og godkendelsesbevis, effektiv dato og nuværende kopiplacering.
Et styret dokument er en godkendt instruktion med et fast ID, en kendt gældende revision og en fastlagt vej til ændring eller udfasning.
Kort fortalt
- Giv dokumentet et vedvarende ID og vis dets aktuelle revision og ejer.
- Angiv omfang, roller, instruktioner, undtagelser og relaterede optegnelser i brugbare termer.
- Bind gennemgang og godkendelse til den præcise udgave, der vil blive offentliggjort.
Byg dokumentet, før du dirigerer det
En poleret procedure er stadig et udkast, hvis læserne ikke kan fortælle, hvem der ejer den, hvilket nummer der gælder, og hvornår det træder i kraft. Indsæt disse detaljer i selve dokumentet, ikke kun i et filnavn, fordi udskrevne og videresendte kopier mister deres mappekontekst.
Skriv trinene sammen med de personer, der udfører dem. Navngiv beslutninger og undtagelser, send derefter kandidatrevisionen til teknisk gennemgang og autoriseret godkendelse. /da/guides/saadan-laver-du-et-workflow-til-dokumentgodkendelse forklarer routingen; denne side fokuserer på artefakten, som routingen skal identificere.
Gør et udkast til et kontrolleret problem
Diagrammet viser de porte, som et nyt dokument passerer, før det bliver den aktuelle instruktion.
Forfatter et identificeret udkast
En anmodning starter arbejdet; forfatteren giver udkastet et ID, ejer, omfang og trin, før han beder om teknisk gennemgang.
Løs gennemgang og godkendelse
Bedømmerens kommentarer vender tilbage til forfatteren, og godkenderen afgør, om denne præcise kandidat er egnet til udstedelse.
Udsted den kontrollerede kopi
Den registeransvarlige tildeler den effektive revision, opdaterer registret og udgiver en enkelt aktuel kopi, hvor brugerne kan finde den.
Sådan fungerer det
Udfyld identitetsblokken
Rekordtitel, stabilt ID, ejer, kandidatrevision, tilsigtet ikrafttrædelsesdato og anmeldelsesudløser. Gem problemhistorik med dokumentet eller dets registerpost.
Test instruktionerne med et ægte etui
Tjek omfang, ansvar, beslutninger, undtagelser, formularer og registreringer i forhold til det udførte arbejde, og løs derefter huller i udkastet.
Godkend og udstede en revision
Gem den anmeldte kandidat, opfang den autoriserede beslutning mod den, tildel ikrafttrædelsesdatoen og udgiv den fra det kontrollerede sted.
Faldgruber du skal undgå
Godkendelse uden fast kandidat
Hvis udkastet ændres efter sign-off, identificerer godkendelsen ikke længere det udstedte indhold. Led den ændrede kandidat tilbage gennem den nødvendige gennemgang.
Opret et kontrolleret problem
Start med dokumentkontroldiagrammet og mærk forfatter-, korrektur-, godkender- og publikationstrinene.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Bliver et dokument kontrolleret, når det er nummereret?
Nej. Dens udgave kræver også passende gennemgang, autoriseret godkendelse, aktuel kopiadgang og en måde at trække den tilbage eller revidere den.
Skal revisionen vises på hver side?
For dokumenter, der sandsynligvis vil blive udskrevet eller udtrukket, hjælper gentagelse af ID og revision en bruger med at genkende en løsrevet eller forældet side.
Kan det første udkast være version 1?
Brug din dokumenterede nummereringskonvention. Den væsentlige skelnen er mellem et udkast til kandidat og et godkendt effektivt spørgsmål.