Comment créer un document contrôlé
Créez un document contrôlé avec un identifiant stable, un propriétaire, une portée, une preuve de révision, de révision et d'approbation, une date d'entrée en vigueur et l'emplacement de la copie actuelle.
Un document contrôlé est une instruction approuvée avec une identité stable, une révision efficace connue et un itinéraire défini pour le modifier ou le retirer.
En bref
- Donnez au document un identifiant persistant et affichez sa révision et son propriétaire actuels.
- Indiquer la portée, les rôles, les instructions, les exceptions et les enregistrements associés en termes utilisables.
- Liez l’examen et l’approbation au numéro exact qui sera publié.
Construire le document avant de le router
Une procédure perfectionnée n’est encore qu’une ébauche si les lecteurs ne peuvent pas dire à qui elle appartient, quel problème s’applique et quand elle entre en vigueur. Mettez ces détails dans le document lui-même, pas seulement dans un nom de fichier, car les copies imprimées et transférées perdent leur contexte de dossier.
Écrivez les étapes avec les personnes qui les exécutent. Nommez les décisions et les exceptions, puis envoyez la révision du candidat pour examen technique et approbation autorisée. /fr/guides/comment-creer-un-workflow-d-approbation-de-document explique le routage ; cette page se concentre sur l'artefact que le routage doit identifier.
Transformez un brouillon en un problème contrôlé
Le graphique montre les portes qu'un nouveau document franchit avant de devenir l'instruction actuelle.
Rédiger un brouillon identifié
Une demande démarre le travail ; l'auteur donne au projet un identifiant, un propriétaire, une portée et des étapes avant de demander un examen technique.
Résoudre l'examen et l'approbation
Les commentaires des évaluateurs reviennent à l'auteur et l'approbateur décide si ce candidat précis est apte à être publié.
Émettre la copie contrôlée
Le responsable du traitement attribue la révision effective, met à jour le registre et publie une seule copie actuelle où les utilisateurs peuvent la trouver.
Comment cela fonctionne
Complétez le bloc d'identité
Titre de l'enregistrement, identifiant d'écurie, propriétaire, révision du candidat, date d'entrée en vigueur prévue et déclencheur de révision. Conservez l’historique des problèmes avec le document ou son entrée de registre.
Testez les instructions avec un cas réel
Vérifiez la portée, les responsabilités, les décisions, les exceptions, les formulaires et les enregistrements par rapport au travail effectué, puis résolvez les lacunes du projet.
Approuver et publier une révision
Enregistrez le candidat examiné, capturez la décision autorisée à son encontre, attribuez la date d'entrée en vigueur et publiez-la depuis l'emplacement contrôlé.
Erreurs à éviter
Approbation sans candidat fixe
Si le projet change après la signature, l'approbation n'identifie plus le contenu émis. Acheminez le candidat modifié vers l’examen nécessaire.
Créer un problème contrôlé
Commencez par la carte de contrôle du document et identifiez les étapes de l'auteur, du réviseur, de l'approbateur et de la publication.
Guides associés
Questions fréquentes
Un document devient-il contrôlé lorsqu'il est numéroté ?
Non. Son émission nécessite également un examen approprié, une approbation autorisée, un accès à la copie actuelle et un moyen de le retirer ou de le réviser.
La révision doit-elle apparaître sur chaque page ?
Pour les documents susceptibles d'être imprimés ou extraits, la répétition de l'ID et de la révision aide l'utilisateur à reconnaître une page détachée ou obsolète.
La première version peut-elle être la version 1 ?
Utilisez votre convention de numérotation documentée. La distinction essentielle se situe entre un projet de candidat et une question effective approuvée.