點樣建立受控文件
建立一份受控文件，包括穩定嘅 ID 、擁有者、範圍、修訂、審查同核准證據、生效日期同埋當前副本位置。
受控文件係經過批准嘅工作指示，有固定編號、清楚嘅現行修訂版本，同埋規定好嘅變更或停用流程。
簡而言之
- 畀個文件一個持久 ID ，同埋顯示佢而家嘅修訂版本同擁有者。
- 以可用嘅語言說明範圍、角色、指示、例外情況同相關記錄。
- 將審查同核准綁定喺將會發佈嘅確切期刊。
喺路由之前建立文件
如果讀者分唔到邊個擁有、適用邊期同埋幾時生效，咁一個拋光嘅程序仍然係一個草稿。將呢啲詳情放入文件本身，唔單止放入檔案名，因為列印同轉寄嘅副本會失去資料夾上下文。
同執行呢啲步驟嘅人一齊寫低啲步驟。列出決定同例外情況，然後將候選修訂版本發送畀技術審查同授權核准。 /yue/guides/如何建立文件審批工作流程 解釋路由；呢個頁面重點係路由必須識別嘅工件。
運作方式
完成身分封鎖
記錄標題、穩定 ID 、擁有者、候選人修訂、預計生效日期同埋審查觸發器。保留文件或者佢嘅登記條目嘅問題記錄。
用真實嘅案例測試指示
根據執行嘅工作，檢查範圍、責任、決定、例外情況、表格同記錄，然後解決草案中嘅缺口。
核准同埋發出一個修訂版本
儲存審查過嘅候選人，捕捉對佢嘅授權決定，指定生效日期，然後喺受控制嘅位置發佈。
應避免的錯誤
冇固定候選人嘅批准
如果草案喺簽署之後有變動，核准就唔會再識別發出嘅內容。將改咗嘅候選人路由返去所需嘅審查。
常見問題
當文件被編號嗰陣，佢會唔會受到控制？
唔係。佢嘅問題亦都需要適當嘅審查、授權批准、現行副本存取權同埋一個撤回或修訂佢嘅方法。
修訂版係咪應該喺每頁出現？
對於可能會列印或者提取嘅文件，重複 ID 同修訂有助用戶識別已經分離或者過時嘅頁面。
第一份草稿可唔可以係版本1？
用你嘅文件編號準則。基本嘅分別係候選人草案同批准嘅有效議題之間。