Cómo crear un documento controlado
Cree un documento controlado con una identificación estable, propietario, alcance, revisión, evidencia de revisión y aprobación, fecha de vigencia y ubicación de la copia actual.
Un documento controlado es una instrucción aprobada con identidad estable, una revisión vigente identificada y un proceso definido para cambiarla o retirarla.
En resumen
- Asigne al documento una identificación persistente y muestre su revisión actual y su propietario.
- Indique el alcance, roles, instrucciones, excepciones y registros relacionados en términos utilizables.
- Vincular la revisión y aprobación al número exacto que se publicará.
Construya el documento antes de enrutarlo
Un procedimiento pulido sigue siendo un borrador si los lectores no pueden saber quién es el propietario, qué tema se aplica y cuándo entra en vigor. Coloque esos detalles en el documento mismo, no solo en el nombre del archivo, porque las copias impresas y reenviadas pierden su contexto de carpeta.
Escribe los pasos con las personas que los realizan. Nombra las decisiones y excepciones, luego envía la revisión del candidato para su revisión técnica y aprobación autorizada. /es/guides/como-crear-un-flujo-de-aprobacion-de-documentos explica el enrutamiento; Esta página se centra en el artefacto que el enrutamiento debe identificar.
Convertir un borrador en un asunto controlado
El gráfico muestra las puertas por las que pasa un nuevo documento antes de convertirse en la instrucción actual.
Crear un borrador identificado
Una solicitud inicia el trabajo; el autor le da al borrador una identificación, propietario, alcance y pasos antes de solicitar una revisión técnica.
Resolver revisión y aprobación
Los comentarios del revisor regresan al autor y el aprobador decide si este candidato concreto es adecuado para su publicación.
Emitir la copia controlada
El responsable del tratamiento asigna la revisión vigente, actualiza el registro y publica una única copia actual donde los usuarios puedan encontrarla.
Cómo funciona
Completa el bloque de identidad
Título del registro, ID estable, propietario, revisión del candidato, fecha de entrada en vigor prevista y activador de la revisión. Mantenga el historial de emisión con el documento o su asiento de registro.
Prueba las instrucciones con un caso real
Verifique el alcance, las responsabilidades, las decisiones, las excepciones, los formularios y los registros con el trabajo realizado y luego resuelva las lagunas en el borrador.
Aprobar y emitir una revisión
Guarde el candidato revisado, capture la decisión autorizada en su contra, asigne la fecha de vigencia y publíquela desde la ubicación controlada.
Errores que debes evitar
Aprobación sin candidato fijo
Si el borrador cambia después de la aprobación, la aprobación ya no identifica el contenido emitido. Dirija al candidato cambiado nuevamente a través de la revisión necesaria.
Crear un problema controlado
Comience con el cuadro de control del documento y etiquete los pasos del autor, revisor, aprobador y publicación.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Un documento pasa a estar controlado cuando está numerado?
No. Su emisión también necesita una revisión adecuada, aprobación autorizada, acceso a la copia actual y una forma de retirarla o revisarla.
¿Debería aparecer la revisión en cada página?
Para los documentos que probablemente se imprimirán o extraerán, repetir la identificación y la revisión ayuda al usuario a reconocer una página separada u obsoleta.
¿Puede el primer borrador ser la versión 1?
Utilice su convención de numeración documentada. La distinción esencial es entre un proyecto de candidato y una cuestión efectiva aprobada.