Dokumentenversionskontrolle für ISO-9001-Qualitätsmanagementsysteme

So funktioniert es

1. Geben Sie jedem Dokument eine eindeutige Kennung und eine Revision

   Legen Sie ein Nummerierungsschema fest (ganze Zahlen für ausgegebene Revisionen, Dezimalzahlen für Entwürfe) und drucken Sie Kennung, Revision, Gültigkeitsdatum und Freigeber in den Kopf jeder Seite. Das ist die „Kennzeichnen“-Hälfte der Anforderung an dokumentierte Information nach Abschnitt 7.5, und es ist das Erste, was ein Auditor gegen das Register prüft.

2. Erfassen Sie die Freigabe vor der Ausgabe, nicht danach

   Leiten Sie jedes neue oder überarbeitete Dokument durch einen benannten Prüfer und Freigeber, bevor es seinen gelenkten Ablageort erreicht, und führen Sie einen Nachweis, wer welche Revision wann freigegeben hat. Abschnitt 7.5 verlangt eine Freigabe auf Eignung und Angemessenheit vor der Anwendung. Ein bereits im Umlauf befindliches Dokument rückwirkend freizugeben ist die Feststellung, nicht die Lösung.

3. Veröffentlichen Sie an einem verbindlichen Ort und registrieren Sie es

   Jedes Exemplar außerhalb dieses einen Ortes ist eine Lücke, die nur darauf wartet, gefunden zu werden. Schreiben Sie die neue Revision im selben Schritt, in dem Sie sie veröffentlichen, in ein Stammdokumentenverzeichnis, damit Register und gelenktes Exemplar niemals auseinanderdriften können.

4. Ziehen Sie die abgelöste Revision im selben Schritt ein

   Geben Sie dem Einzug einen eigenen Schritt unmittelbar nach der Veröffentlichung, und listen Sie jeden Anwendungsort auf, den die alte Revision erreicht hat: Aushänge, gemeinsame Laufwerke, Lieferantenmappen. Ein Register, das sagt, Revision 4 sei aktuell, während Revision 3 noch an der Wand hängt, ist die Lücke, die die meisten Audits tatsächlich finden.

5. Setzen Sie ein Prüfintervall und erfassen Sie sein Ergebnis

   Hängen Sie an jedes gelenkte Dokument ein Prüfdatum und protokollieren Sie das Ergebnis (behalten, überarbeiten oder außer Kraft setzen) statt nur das Datum aufzufrischen. Die Entsorgungsanforderung des Abschnitts 7.5 erwartet ein Ende, sodass „außer Kraft“ ein erreichbares Ergebnis im Diagramm sein muss, keine Annahme außerhalb davon.

6. Lassen Sie die Versionshistorie von QueryChart als Ihren Nachweis stehen

   Jede Bearbeitung an einem in QueryChart gebauten Diagramm oder Dokument ist automatisch eine datierte, zugeordnete Revision. Öffnen Sie das Änderungsprotokoll, um einem Prüfer genau zu zeigen, was sich geändert hat, nutzen Sie den Versionsvergleich, um zwei Revisionen für einen Auditor nebeneinanderzustellen, und stellen Sie eine frühere wieder her, falls eine Revision zurückgerollt werden muss. Siehe /features/version-control.

Häufig gestellte Fragen

Was verlangt Abschnitt 7.5 der ISO 9001 tatsächlich für Dokumentenversionskontrolle?

Er verlangt, dass dokumentierte Information gekennzeichnet wird (ein Titel, Datum, Autor und eine Referenz, die Version), vor Ausgabe auf Eignung geprüft und freigegeben wird, und für Verteilung, Zugriff, Wiederauffindung, Ablage, Schutz vor unbeabsichtigter Änderung sowie Aufbewahrung und Entsorgung gelenkt wird. Versionskontrolle ist der Kennzeichnungs-, Freigabe-vor-Ausgabe- und Entsorgungsteil dieser Liste; Verteilung und Zugriff sind eine verwandte, aber separate Kontrolle, die Abschnitt 7.5 direkt daneben benennt.

Ist ein schriftliches Verfahren für die Dokumentenlenkung unter ISO 9001:2015 noch erforderlich?

Nein. Die Revision von 2015 hat die sechs Pflichtverfahren der Ausgabe von 2008 gestrichen, einschließlich des mit dem Titel „Lenkung von Dokumenten“. Was Abschnitt 7.5 jetzt verlangt, ist die Kontrolle selbst, nachgewiesen durch dokumentierte Information (ein Register, ein Versionsschema, einen Freigabenachweis), unabhängig davon, ob ein Verfahren beschreibt, wie Sie sie ausführen. Siehe /de/guides/dokumentenlenkung-prozess-erstellen für den vollständigeren Prozess, den ein Verfahren sonst beschreiben würde.

Wie unterscheidet sich Versionskontrolle von Revisionskontrolle, Change Control und Dokumentenlenkung?

Versionskontrolle und Revisionskontrolle sind derselbe Gedanke unter zwei Namen: zu wissen, welche Fassung eines Dokuments aktuell ist. Change Control ist die Entscheidung, die eine Änderung freigibt, bevor sie erfolgt: das Tor, nicht der Nachweis. Dokumentenlenkung ist das gesamte System, das Abschnitt 7.5 benennt, von dem Versionskontrolle ein Teil ist; Dokumentenmanagement ist die umfassendere Disziplin der Ablage, Auffindung und Sicherung von Dokumenten, mit oder ohne Version. Diese Seite behandelt den Versionskontroll-Ausschnitt; /de/guides/change-control-prozess-erstellen behandelt die Change-Control-Mechanik.

Ist Dokumentenversionskontrolle für ISO 9001 dasselbe wie Abschnitt 4.4?

Nein. Abschnitt 4.4 verlangt, die Eingaben, Ausgaben, Abfolge, Wechselwirkung mit anderen Prozessen, Kriterien, Ressourcen, Verantwortlichkeiten und Risiken eines Prozesses zu bestimmen: Prozessgestaltung, nicht Dokumente. Abschnitt 7.5 lenkt die dokumentierte Information, die ein Prozess erzeugt, einschließlich ihrer Version. Eine Prozesslandkarte kann einen Teil von 4.4 erfüllen und trotzdem an 7.5 scheitern, wenn die Landkarte selbst keine Revision, keinen Freigabenachweis und keinen Registereintrag hat. Siehe /de/guides/prozess-fuer-iso-9001-erstellen für die Seite des Abschnitts 4.4.

Erfüllt die Versionshistorie von QueryChart die ISO-9001-Anforderung an Versionskontrolle?

Für die Kennzeichnungs-, Freigabe-vor-Ausgabe- und Historienseite ja: jedes Speichern ist eine datierte, zugeordnete Revision, das Änderungsprotokoll erfasst, wer was geändert hat, und der Versionsvergleich sowie die Wiederherstellung liefern den Nachweis, den ein Auditor stichprobenartig prüft, alles in der kostenlosen Stufe. Siehe /features/version-control. Was sie standardmäßig nicht tut, ist einen hash-verketteten, manipulationssicheren Audit-Trail gegen ein benanntes Compliance-Framework durchzusetzen. Das ist eine separate, optionale Funktion für Organisationen, die sie brauchen, nicht etwas, das bei jedem Diagramm mitläuft.