Dokumentversionsstyring til ISO 9001-kvalitetsledelsessystemer

Sådan fungerer det

1. Giv hvert dokument et entydigt id og en revision

   Fastlæg et nummereringssystem (hele tal til udstedte revisioner, decimaler til udkast), og tryk id, revision, ikrafttrædelsesdato og godkender i sidehovedet på hver side. Dette er »identificér«-halvdelen af punkt 7.5's krav om dokumenteret information, og det er det første, en auditor tjekker mod registret.

2. Registrér godkendelse før udstedelse, ikke bagefter

   Send hvert nyt eller revideret dokument gennem en navngiven reviewer og godkender, før det når sin styrede placering, og hold en registrering af, hvem der godkendte hvilken revision, og hvornår. Punkt 7.5 beder om godkendelse for egnethed og tilstrækkelighed før brug: et dokument, der allerede er i omløb, og som godkendes bagudrettet, er fundet, ikke rettelsen.

3. Publicér på én autoritativ placering, og registrér det

   Hver kopi uden for dén ene placering er et kontrolhul, der venter på at blive fundet. Skriv den nye revision til dokumentregistret i samme trin, I publicerer den, så registret og den styrede kopi aldrig kan glide fra hinanden.

4. Træk den erstattede revision tilbage i samme trin

   Giv tilbagetrækning sit eget trin straks efter publicering, og list hvert anvendelsessted, den gamle revision nåede ud til: opslagstavler, fælles drev, leverandørmapper. Et register, der siger, at revision 4 er gældende, mens revision 3 stadig hænger på væggen, er det hul, de fleste audits faktisk finder.

5. Sæt et reviewinterval, og registrér dets udfald

   Sæt en reviewdato på hvert styret dokument, og log udfaldet (behold, revidér eller udfas) frem for kun at forny datoen. Punkt 7.5's bortskaffelseskrav forventer en afslutning, så »udfas« skal være et opnåeligt udfald på diagrammet, ikke en antagelse uden for det.

6. Lad QueryCharts versionshistorik stå som jeres dokumentation

   Hver redigering af et diagram eller dokument bygget i QueryChart er automatisk en dateret, tilskrevet revision. Åbn ændringsloggen for at vise en reviewer præcis, hvad der ændrede sig, brug Sammenlign versioner til at sætte to revisioner side om side for en auditor, og gendan en tidligere, hvis en revision skal rulles tilbage. Se /features/version-control.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad kræver ISO 9001 punkt 7.5 reelt for dokumentversionsstyring?

Det kræver, at dokumenteret information identificeres (en titel, dato, forfatter og reference, versionen), gennemgås og godkendes for egnethed før udstedelse, og styres for distribution, adgang, fremfinding, opbevaring, beskyttelse mod utilsigtet ændring, samt opbevaring og bortskaffelse. Versionsstyring er identifikations-, godkendelse-før-udstedelse- og bortskaffelsesdelene af den liste; distribution og adgang er en beslægtet, men separat kontrol, punkt 7.5 angiver ved siden af den.

Kræves der stadig en skreven procedure til dokumentstyring under ISO 9001:2015?

Nej. 2015-revisionen fjernede de seks obligatoriske dokumenterede procedurer, 2008-udgaven krævede, inklusive den med titlen »styring af dokumenter«. Det, punkt 7.5 nu beder om, er selve kontrollen, påvist gennem dokumenteret information (et register, et versionssystem, en godkendelsesregistrering), uanset om en procedure beskriver, hvordan I kører den. Se /da/guides/saadan-laver-du-en-dokumentstyringsproces for den fyldigere proces, en procedure ellers ville beskrive.

Hvordan adskiller versionsstyring sig fra revisionsstyring, ændringsstyring og dokumentstyring?

Versionsstyring og revisionsstyring er samme idé under to navne: at vide, hvilken iteration af et dokument der er gældende. Ændringsstyring er beslutningen, der godkender en ændring, før den laves: porten, ikke registreringen. Dokumentstyring er hele det system, punkt 7.5 navngiver, hvoraf versionsstyring er én del; dokumenthåndtering er den bredere disciplin at opbevare, finde og sikre dokumenter, version eller ej. Denne side dækker versionsstyringsskiven; /da/guides/saadan-laver-du-en-aendringsstyringsproces dækker ændringsstyringsmekanikken.

Er dokumentversionsstyring til ISO 9001 det samme som punkt 4.4?

Nej. Punkt 4.4 beder jer om at fastlægge en proces' input, output, rækkefølge, samspil med andre processer, kriterier, ressourcer, ansvar og risici: procesdesign, ikke dokumenter. Punkt 7.5 styrer den dokumenterede information, en proces producerer, inklusive dens version. Et procesdiagram kan opfylde en del af 4.4 og stadig fejle 7.5, hvis selve diagrammet ikke har nogen revision, ingen godkendelsesregistrering og ingen registerpost. Se /da/guides/saadan-laver-du-en-proces-til-iso-9001 for punkt 4.4-siden.

Opfylder QueryCharts versionshistorik ISO 9001-kravet om versionsstyring?

For identifikations-, godkendelse-før-udstedelse- og historiksiden, ja: hver gemning er en dateret, tilskrevet revision, ændringsloggen registrerer, hvem der ændrede hvad, og Sammenlign versioner og gendannelse giver jer den dokumentation, en auditor stikprøvekontrollerer for, alt sammen i gratisniveauet. Se /features/version-control. Det, den ikke gør som standard, er at håndhæve et hash-kædet, manipulationssikret audit trail mod et navngivet compliance-framework: det er en separat, tilvalgt funktion til organisationer, der har brug for det, ikke noget slået til for hvert diagram.