Control de versiones de documentos para sistemas de gestión de calidad ISO 9001
Qué exige de verdad la cláusula 7.5 de ISO 9001 sobre control de versiones (identificación, aprobación antes de la emisión, control de distribución y retención) y cómo lo demuestra a un auditor un diagrama de control documental.
Cómo funciona
Da a cada documento un identificador único y una revisión
Fija un esquema de numeración (números enteros para revisiones emitidas, decimales para borradores) e imprime el identificador, la revisión, la fecha de vigencia y el aprobador en el encabezado de cada página. Esta es la mitad de «identificar» de la exigencia de información documentada de la cláusula 7.5, y es lo primero que comprueba un auditor contra el registro.
Registra la aprobación antes de la emisión, no después
Enruta cada documento nuevo o revisado por un revisor y un aprobador nombrados antes de que llegue a su ubicación controlada, y mantén un registro de quién aprobó qué revisión y cuándo. La cláusula 7.5 pide aprobación de idoneidad y adecuación antes del uso: un documento ya en circulación siendo aprobado a posteriori es el hallazgo, no la solución.
Publica en una única ubicación autorizada y regístralo
Cualquier copia fuera de esa única ubicación es un hueco de control esperando a ser encontrado. Escribe la nueva revisión en un listado maestro de documentos en el mismo paso en que la publicas, para que el registro y la copia controlada nunca puedan divergir.
Retira la revisión sustituida en el mismo paso
Dale a la retirada su propio paso inmediatamente después de publicar, y enumera todos los puntos de uso a los que llegó la revisión antigua (tablones, unidades compartidas, paquetes de proveedor). Un registro que dice que la revisión 4 está vigente mientras la revisión 3 sigue en la pared es el hueco que encuentran de verdad la mayoría de auditorías.
Fija un intervalo de revisión y registra su resultado
Ata una fecha de revisión a cada documento controlado y anota el resultado (mantener, revisar o retirar) en lugar de limitarte a refrescar la fecha. El requisito de disposición de la cláusula 7.5 espera un final, así que «retirar» tiene que ser un resultado alcanzable en el diagrama, no una suposición fuera de él.
Deja que el historial de versiones de QueryChart sea tu evidencia
Cada edición de un diagrama o documento construido en QueryChart es una revisión fechada y atribuida automáticamente. Abre el registro de cambios para mostrarle a un revisor exactamente qué cambió, usa Comparar versiones para poner dos revisiones una junto a otra ante un auditor, y restaura una anterior si una revisión necesita revertirse. Ver /features/version-control.
Preguntas frecuentes
¿Qué exige de verdad la cláusula 7.5 de ISO 9001 para el control de versiones de documentos?
Exige que la información documentada esté identificada (un título, una fecha, un autor y una referencia, la versión), revisada y aprobada en cuanto a su idoneidad antes de emitirse, y controlada en su distribución, acceso, recuperación, almacenamiento, protección frente a cambios no intencionados, y retención y disposición. El control de versiones es la parte de identificación, aprobación antes de la emisión y disposición de esa lista; la distribución y el acceso son un control relacionado pero separado que la cláusula 7.5 sitúa justo al lado.
¿Sigue exigiendo ISO 9001:2015 un procedimiento escrito para el control documental?
No. La revisión de 2015 eliminó los seis procedimientos documentados obligatorios que exigía la edición de 2008, incluido el titulado «control de los documentos». Lo que pide ahora la cláusula 7.5 es el control en sí, demostrado mediante información documentada (un registro, un esquema de versiones, un registro de aprobación) con independencia de si un procedimiento describe cómo lo ejecutas. Ver /es/guides/como-crear-un-proceso-de-control-de-documentos para el proceso más completo que de otro modo describiría un procedimiento.
¿En qué se diferencia el control de versiones del control de revisiones, el control de cambios y el control documental?
El control de versiones y el control de revisiones son la misma idea con dos nombres: saber qué iteración de un documento está vigente. El control de cambios es la decisión que aprueba un cambio antes de hacerlo: la puerta, no el registro. El control documental es todo el sistema que nombra la cláusula 7.5, del que el control de versiones es una parte; la gestión documental es la disciplina más amplia de almacenar, encontrar y proteger documentos, con versión o sin ella. Esta página cubre la porción de control de versiones; /es/guides/como-crear-un-proceso-de-control-de-cambios cubre la mecánica de control de cambios.
¿Es el control de versiones de documentos para ISO 9001 lo mismo que la cláusula 4.4?
No. La cláusula 4.4 te pide determinar las entradas, salidas, secuencia, interacción con otros procesos, criterios, recursos, responsabilidades y riesgos de un proceso: diseño de procesos, no documentos. La cláusula 7.5 gobierna la información documentada que produce un proceso, incluida su versión. Un mapa de proceso puede satisfacer parte de la 4.4 y aun así fallar la 7.5 si el propio mapa no tiene revisión, ni registro de aprobación, ni entrada de registro. Ver /es/guides/como-crear-un-proceso-para-la-iso-9001 para el lado de la cláusula 4.4.
¿Satisface el historial de versiones de QueryChart la exigencia de control de versiones de ISO 9001?
Para el lado de identificación, aprobación antes de la emisión e historial, sí: cada guardado es una revisión fechada y atribuida, el registro de cambios anota quién cambió qué, y Comparar versiones y restaurar te dan la evidencia que muestrea un auditor, todo en el nivel gratuito. Ver /features/version-control. Lo que no hace por defecto es aplicar una pista de auditoría encadenada por hash y a prueba de manipulaciones frente a un marco de cumplimiento nombrado: esa es una capacidad de pago separada y opcional para organizaciones que la necesitan, no algo activado por defecto en todo diagrama.