Projektplanlægning som mindmap: gratis skabelon til redigering

Projektplanlægning som mindmap: gratis skabelon til redigering

The interactive MindMap canvas for this explanation — every lane, row and arrow above is a real QueryChart diagram you can open and edit.

Sådan læser du mindmappet

• Start ved »Dit projekt«, og læs med uret fra »Mål«. Grenene følger nogenlunde den rækkefølge, en plan bygges i: hvorfor, hvad, hvem, hvornår, hvad kan gå galt, med hvad og hvad så.
• Stiplede pile er krydsforbindelser mellem grene. De markerer de afhængigheder, en liste ville skjule, for eksempel hvordan »Succesmål« fastlægger datoerne under »Vigtige milepæle«, og hvad der betaler for afbødningen af »Største risici«.

Mål

»Mål« er grenen, der skal afklares først, fordi alle andre grene måles mod den. Den deler sig i »Forretningsresultat«, det resultat sponsoren faktisk ønsker, og »Succesmål«, det målbare bevis for, at I nåede det.

Under »Forretningsresultat« findes »Hvorfor nu«: et mål, der ikke kan testes, er et ønske, så tilføj tal og dato, før I går videre.

Leverancer

»Leverancer« omsætter målet til ting, der findes, når arbejdet er færdigt. »Hovedleverancer« lister det, I afleverer, »Acceptkriterier« definerer, hvad »færdigt« betyder for hver enkelt, og »Uden for omfang« er stedet, hvor I skriver, hvad der bevidst er holdt udenfor.

Uenighed om omfang er billigst at løse her på ét lærred og dyrest tre uger inde i leveringen.

Interessenter

»Interessenter« handler om mennesker frem for opgaver. »Kerneteam« er holdet, der udfører arbejdet, »Beslutningstagere« er dem, der beslutter, og »Orienterede parter« er dem, der berøres og skal høre om det.

Giv »Beslutningstagere« en navngiven ejer. Et projekt, hvis beslutninger ingen ejer, går i stå ved den første uenighed.

Tidsplan

»Tidsplan« holder planen på det niveau, et mindmap kan rumme: »Vigtige milepæle« er de punkter, der ikke kan flyttes, »Faser« er etaperne imellem dem, og »Evalueringsrytme« er, hvor ofte I tjekker, at I stadig er på sporet.

Har I brug for afhængigheder, varigheder og bjælker, så brug denne gren til at aftale milepælene og byg derefter planen som et Gantt-diagram.

Risici

»Risici« er den gren, de fleste planer springer over. »Største risici« er det, der kan gå galt, »Afbødning« siger, hvad I gør, før det sker, og »Beredskabsplan« siger, hvad I gør bagefter.

At skrive »Risiko og ejer« ved siden af dens afbødning er hele teknikken: en navngiven risiko med en ejer er en opgave, en unavngiven er en overraskelse.

Ressourcer

»Ressourcer« svarer på, om projektet er til at betale i mennesker, penge og værktøjer. »Budget« er budgettet, »Mennesker og kompetencer« er de kompetencer og den kapacitet, I har brug for, og »Værktøjer og adgang« er det, I skal købe eller bygge, før I kan starte.

Sammenlign »Mennesker og kompetencer« med navnene under »Kerneteam«: et hul her er den tidligste advarsel om, at tidsplanen er optimistisk.

Næste skridt

»Næste skridt« er der, hvor kortet bliver til handling. »Denne uge« er de tre ting, der sker i denne uge, »Ejere« er, hvem der ejer hver af dem, og »Næste evalueringsdato« er datoen, hvor I kigger på kortet igen og opdaterer det.

Hold denne gren kort. Vokser den ud over en håndfuld punkter, er det rigtige at gøre den til en opgaveliste eller et flowchart.

Sådan hænger grenene sammen

Grenene er ikke uafhængige. »Mål« sætter grænser for »Leverancer«, »Leverancer« bestemmer indsatsen under »Ressourcer«, og »Ressourcer« sætter grænser for, hvad »Tidsplan« kan love. Ændrer I én gren, bør I kigge på den næste.

Når »Risici« bliver længere end »Mål«, er projektet mere usikkert end klart. Det er et tegn på, at I bør gøre første fase kortere og lære hurtigere, ikke planlægge hårdere.

Hvor et mindmap holder op, og andre diagrammer tager over

Brug mindmappet til at udforske og aftale projektets form. Gå videre til et Gantt-diagram, når I skal bruge datoer og afhængigheder, til et flowchart, når et leveringstrin indeholder beslutninger, til et swimlane-diagram, når ansvar krydser teams, og til et organisationsdiagram for at vise, hvordan holdet rapporterer.

Fordi alle diagrammer i QueryChart er bygget af de samme bokse og forbindelser, kan de idéer, I allerede har skrevet på dette lærred, genbruges, når I skifter.

Key relationships and takeaways

• Målene afgrænser omfanget: intet står under Leverancer, som ikke tjener et mål.
• Omfang driver ressourcer, og ressourcer begrænser tidsplanen, så disse tre grene bør redigeres sammen.
• Hver navngiven risiko har brug for en ejer og en afbødning, ellers er den kun en bekymring.
• Interessenter afgør omfanget, så den, der kan sige nej, hører hjemme på kortet, før arbejdet begynder.
• Næste skridt er den eneste gren, der bør være tom ved ugens udgang.

When to use this visual

• Opstart af et projekt med sponsor og team i én arbejdssession.
• Stresstest af en plan, en anden har skrevet, gren for gren, før I forpligter jer.
• At omsætte en vag henvendelse til et afgrænset oplæg, en kort risikoliste og en første række handlinger.

Sådan fungerer det

1. Navngiv projektet

   Erstat »Dit projekt« med projektets navn, og skriv dets mål under »Forretningsresultat«. Gør det, før du rører ved nogen anden gren.

2. Udfyld grenene i rækkefølge

   Arbejd fra »Mål« til »Næste skridt« med få ord pr. idé. Slet idéer, der ikke passer, og tilføj dem, der gør. Brug noterne til detaljer, der ikke behøver en egen node.

3. Forbind og aflever

   Tegn forbindelser mellem grene, hvor den ene afhænger af den anden, del derefter kortet med teamet, og book evalueringsdatoen under »Næste evalueringsdato«.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad bør et mindmap til projektplanlægning indeholde?

Som minimum: målene og hvordan succes måles, leverancerne, de involverede personer, milepælene, de største risici, ressourcerne og de næste handlinger. Skabelonen har en gren til hver, så du kan se, hvilken del af planen der stadig er tynd.

Hvornår skal jeg bruge et mindmap frem for en projektplan eller et Gantt-diagram?

Brug et mindmap i starten, når du udforsker omfanget og afgør, hvad der hører til projektet. Et Gantt-diagram eller en opgaveliste er bedre, når du har brug for datoer, varigheder og afhængigheder. Mange teams gør begge dele: mindmappet til at aftale formen, Gantt-diagrammet til at drive arbejdet.

Hvor detaljerede skal grenene være?

Hold idéerne til få ord, og brug noten på en node til alt længere. Kræver én gren mere end omkring otte idéer, fortjener den som regel sit eget kort, og du kan linke til det herfra.

Kan mit team redigere det samme mindmap?

Ja. Når skabelonen er åbnet som dit eget diagram, kan du dele det med samarbejdspartnere, kommentere enkelte idéer og beholde en versionshistorik som med ethvert andet diagram i QueryChart.

Brug dette mindmap til projektplanlægning

Åbn mindmappet som dit eget redigerbare lærred. Omdøb projektet, omskriv grenene, og tegn dine egne forbindelser.

Brug dette mindmap til projektplanlægning