Projektplanungs-Mindmap: kostenlose bearbeitbare Vorlage

Projektplanungs-Mindmap: kostenlose bearbeitbare Vorlage

Die interaktive MindMap-Zeichenfläche zu dieser Erklärung — jede Bahn, jede Zeile und jeder Pfeil oben gehört zu einem echten QueryChart-Diagramm, das Sie öffnen und bearbeiten können.

So lesen Sie diese Mindmap

• Bei „Das Projekt“ beginnen und mit „Ziele“ im Uhrzeigersinn lesen. Die Zweige folgen grob der Reihenfolge, in der ein Plan entsteht: warum, was, wer, wann, was kann schiefgehen, womit und was als Nächstes.
• Gestrichelte Pfeile sind Querverbindungen zwischen Zweigen. Sie markieren die Abhängigkeiten, die eine Liste verbergen würde, etwa wie „Erfolgsmaße“ die Termine unter „Wichtige Meilensteine“ bestimmt und was die Gegenmaßnahme zu „Größte Risiken“ bezahlt.

Ziele

„Ziele“ ist der Zweig, der zuerst geklärt werden sollte, weil jeder andere Zweig daran gemessen wird. Er teilt sich in „Geschäftsergebnis“, das Ergebnis, das der Auftraggeber tatsächlich will, und „Erfolgsmaße“, den messbaren Nachweis, dass man es erreicht hat.

Unter „Geschäftsergebnis“ steht „Warum jetzt“: Ein Ziel, das sich nicht prüfen lässt, ist ein Wunsch; deshalb Zahl und Datum ergänzen, bevor es weitergeht.

Liefergegenstände

„Liefergegenstände“ macht aus dem Ziel Dinge, die existieren, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. „Hauptergebnisse“ listet, was übergeben wird, „Abnahmekriterien“ definiert, was „fertig“ für jedes bedeutet, und „Nicht im Umfang“ ist der Ort, an dem festgehalten wird, was bewusst ausgeklammert bleibt.

Streit über den Umfang lässt sich hier, auf einer Arbeitsfläche, am günstigsten beilegen und drei Wochen nach Lieferbeginn am teuersten.

Stakeholder

„Stakeholder“ handelt von Menschen statt von Aufgaben. „Kernteam“ ist das Team, das die Arbeit leistet, „Entscheidungsträger“ sind die, die entscheiden, und „Zu informierende Parteien“ sind die Betroffenen, die davon hören müssen.

„Entscheidungsträger“ eine namentlich benannte verantwortliche Person geben. Ein Projekt, dessen Entscheidungen niemand verantwortet, bleibt beim ersten Meinungsunterschied stehen.

Zeitplan

„Zeitplan“ hält den Zeitplan auf dem Niveau, das eine Mindmap tragen kann: „Wichtige Meilensteine“ sind die Punkte, die sich nicht verschieben lassen, „Phasen“ die Abschnitte dazwischen, und „Überprüfungsrhythmus“ ist, wie oft geprüft wird, ob man im Plan liegt.

Werden Abhängigkeiten, Dauern und Balken gebraucht, in diesem Zweig die Meilensteine vereinbaren und danach den Plan als Gantt-Diagramm aufbauen.

Risiken

„Risiken“ ist der Zweig, den die meisten Pläne überspringen. „Größte Risiken“ ist, was schiefgehen könnte, „Gegenmaßnahmen“ sagt, was man tut, bevor es passiert, und „Notfallplan“ sagt, was man danach tut.

„Risiko und verantwortliche Person“ neben die zugehörige Gegenmaßnahme zu schreiben ist die ganze Technik: Ein benanntes Risiko mit verantwortlicher Person ist eine Aufgabe, ein unbenanntes eine Überraschung.

Ressourcen

„Ressourcen“ beantwortet, ob das Projekt an Menschen, Geld und Werkzeugen bezahlbar ist. „Budget“ ist das Budget, „Menschen und Fähigkeiten“ sind die nötigen Fähigkeiten und Kapazitäten, und „Werkzeuge und Zugänge“ ist, was gekauft oder gebaut werden muss, bevor es losgehen kann.

„Menschen und Fähigkeiten“ mit den Namen unter „Kernteam“ abgleichen: Eine Lücke hier ist die früheste Warnung, dass der Zeitplan optimistisch ist.

Nächste Schritte

„Nächste Schritte“ ist der Punkt, an dem die Karte zur Handlung wird. „Diese Woche“ sind die drei Dinge, die diese Woche geschehen, „Verantwortliche“ ist, wer jedes verantwortet, und „Nächster Überprüfungstermin“ ist das Datum, an dem die Karte erneut angesehen und aktualisiert wird.

Diesen Zweig kurz halten. Wächst er über eine Handvoll Einträge hinaus, ist es richtig, ihn in eine Aufgabenliste oder ein Flussdiagramm zu überführen.

Wie die Zweige zusammenhängen

Die Zweige sind nicht unabhängig. „Ziele“ begrenzt „Liefergegenstände“, „Liefergegenstände“ bestimmt den Aufwand unter „Ressourcen“, und „Ressourcen“ begrenzt, was „Zeitplan“ versprechen kann. Wer einen Zweig ändert, sollte den nächsten ansehen.

Wird „Risiken“ länger als „Ziele“, ist das Projekt eher ungewiss als klar. Das ist ein Zeichen, die erste Phase zu verkürzen und schneller zu lernen, nicht, härter zu planen.

Wo die Mindmap endet und andere Diagramme beginnen

Die Mindmap dient dazu, die Gestalt des Projekts zu erkunden und zu vereinbaren. Zu einem Gantt-Diagramm wechselt man, sobald Termine und Abhängigkeiten gebraucht werden, zu einem Flussdiagramm, wenn ein Schritt der Umsetzung Entscheidungen enthält, zu einem Swimlane-Diagramm, wenn Zuständigkeiten Teams überschreiten, und zu einem Organigramm, um die Berichtswege des Teams zu zeigen.

Da jedes Diagramm in QueryChart aus denselben Kästen und Verbindungen besteht, lassen sich die bereits notierten Ideen auf dieser Arbeitsfläche beim Wechsel weiterverwenden.

Wichtige Zusammenhänge und Erkenntnisse

• Die Ziele bestimmen den Umfang: Unter Liefergegenstände erscheint nichts, was keinem Ziel dient.
• Der Umfang treibt die Ressourcen, und die Ressourcen begrenzen den Zeitplan, deshalb sollten diese drei Zweige gemeinsam bearbeitet werden.
• Jedes benannte Risiko braucht eine verantwortliche Person und eine Gegenmaßnahme, sonst ist es nur eine Sorge.
• Stakeholder entscheiden über den Umfang, daher gehört die Person, die Nein sagen kann, vor Arbeitsbeginn auf die Karte.
• Die nächsten Schritte sind der einzige Zweig, der am Ende der Woche leer sein sollte.

Wann Sie diese Darstellung nutzen

• Ein Projekt mit Auftraggeber und Team in einer einzigen Arbeitssitzung starten.
• Einen von anderen geschriebenen Plan Zweig für Zweig auf Belastbarkeit prüfen, bevor man sich darauf festlegt.
• Eine vage Anfrage in ein abgegrenztes Briefing, eine kurze Risikoliste und eine erste Reihe von Aktionen verwandeln.

So funktioniert es

1. Das Projekt benennen

   „Das Projekt“ durch den Projektnamen ersetzen und das Ziel unter „Geschäftsergebnis“ schreiben. Das tun, bevor ein anderer Zweig angefasst wird.

2. Die Zweige der Reihe nach füllen

   Von „Ziele“ bis „Nächste Schritte“ arbeiten, wenige Wörter pro Idee. Nicht zutreffende Ideen löschen und passende ergänzen. Notizen nutzen für Details, die keinen eigenen Knoten brauchen.

3. Verknüpfen und übergeben

   Verbindungen zwischen Zweigen ziehen, wo einer vom anderen abhängt, dann die Karte mit dem Team teilen und den Überprüfungstermin unter „Nächster Überprüfungstermin“ festlegen.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört in eine Projektplanungs-Mindmap?

Mindestens: die Ziele und wie Erfolg gemessen wird, die Liefergegenstände, die beteiligten Personen, die Meilensteine, die wichtigsten Risiken, die Ressourcen und die nächsten Aktionen. Diese Vorlage hat für jedes einen Zweig, sodass sich auf einen Blick zeigt, welcher Teil des Plans noch dünn ist.

Wann nutze ich eine Mindmap statt eines Projektplans oder Gantt-Diagramms?

Eine Mindmap am Anfang, wenn Umfang erkundet und entschieden wird, was ins Projekt gehört. Ein Gantt-Diagramm oder eine Aufgabenliste ist besser, sobald Termine, Dauern und Abhängigkeiten gebraucht werden. Viele Teams nutzen beides: die Mindmap, um die Gestalt zu vereinbaren, das Gantt-Diagramm, um die Arbeit zu steuern.

Wie detailliert sollten die Zweige sein?

Ideen auf wenige Wörter beschränken und die Notiz an einem Knoten für alles Längere nutzen. Braucht ein Zweig mehr als etwa acht Ideen, verdient er meist eine eigene Karte, die sich von hier aus verlinken lässt.

Kann mein Team dieselbe Mindmap bearbeiten?

Ja. Sobald die Vorlage als eigenes Diagramm geöffnet ist, lässt sie sich wie jedes andere Diagramm in QueryChart mit Mitwirkenden teilen, an einzelnen Ideen kommentieren und mit Versionsverlauf führen.

Diese Projektplanungs-Mindmap nutzen

Diese Mindmap als eigene bearbeitbare Arbeitsfläche öffnen. Das Projekt umbenennen, die Zweige umschreiben und eigene Verbindungen ziehen.

Diese Projektplanungs-Mindmap nutzen