هيكل تقسيم العمل في مخطط جانت: المجموعات والمهام

باختصار

• في QueryChart يتكوّن التقسيم من مستويين: مجموعة، ثم المهام داخلها. لا إزاحة ولا مجموعات فرعية.
• ينبغي أن يكون للمهمة مسؤول واحد ومدة تستطيع ذكرها بأيام العمل الكاملة. فإن فقدت أحدهما فقسّمها أكثر.
• يمتد شريط المجموعة من أبكر بدء بين مهامها إلى أتأخر انتهاء فيها. وليس مجموع مددها.
• قاعدة المئة بالمئة تتحقق منها أنت: ينبغي أن تغطي مهام المجموعة نطاقها كله، مرة واحدة.
• المجموعة مرحلة أو مُخرَج، وليست مهمة أبداً. ولا مدة خاصة بها.

قسّم العمل قبل أن تضع له تواريخ

يقسّم هيكل تقسيم العمل (WBS) نطاق المشروع كله إلى أجزاء أصغر فأصغر، حتى يمكن تقدير كل جزء وتسليمه إلى شخص واحد والتحقق من إنجازه. وهو يصف ما يجب إنتاجه أو إنجازه لا متى. أما التواريخ فتأتي لاحقاً، حين تُعطى الأجزاء مدداً واعتماديات. وتفشل الخطط في هذه الخطوة أكثر مما تفشل في الجدولة: فالعمل الذي لم يُسمَّ لا صف له، فلا مدة له ولا مسؤول عنه، ولا يظهر في الجدول إلا حين يتأخر.

في QueryChart مستويان لذلك: مجموعة ومهمة. المجموعة نطاق له شريط ملخّص، والمهمة صف له اسم ومدة بأيام العمل الكاملة وأشخاص وملاحظات اختيارية. لا يوجد مخطط هرمي بإزاحات ولا مجموعات فرعية. هذا قيد، لكنه يناسب أغلب الخطط. وإن احتجت إلى مستويات أكثر فاحمل المستوى في اسم المجموعة، مثل «الموقع والهيكل»، أو قسّم المشروع إلى مخططين. أما صفوف العمليات الفرعية فلا تُرسم في مخطط جانت أصلاً.

الاختبار المعتاد للتقسيم هو قاعدة المئة بالمئة: يجب أن تغطي الأجزاء تحت الأصل نطاق الأصل كله، ولا شيء خارجه. لا يتحقق QueryChart من هذه القاعدة لأنه لا يعرف النطاق. أنت من يطبّقها بقراءة أسماء المجموعات من الأعلى إلى الأسفل وسؤال نفسك: هل ينقص شيء، أو تكرر، أو وقع في نطاق خاطئ؟ يستخدم هذا الدليل قالب البناء والتشييد، الذي يجمع العمل بحسب المراحل، مثالاً. أما الاعتماديات والمسار الحرج اللذان يأتيان بعد التقسيم فتجدهما في دليل /ar/guides/اعتماديات-مخطط-جانت ودليل /ar/guides/المسار-الحرج-في-مخطط-جانت.

خطة بناء بوصفها تقسيماً للعمل

تسع عشرة مهمة في خمس مجموعات. المدد توضيحية، فاضبطها بحسب مشروعك. افتح لوحة جدول البيانات لترى عمود المجموعة خلف كل مرحلة.

1. المجموعة الأولى، تُغلقها مَعلَمة رئيسية

   تضم «التصميم والموافقات» المهام «الفكرة والموجز» (10 أيام عمل) و«التصميم التفصيلي» (25) و«تقديم طلب التصريح والموافقة عليه» (30)، وتنتهي بالمعلم الرئيسي «الحصول على التصاريح» ومدته 0. تجري المهام الثلاث الواحدة بعد الأخرى، فيغطي شريط المجموعة 65 يوم عمل.

2. مجموعة ثانية تتداخل مع الأولى

   تضم «المشتريات» المهمتين «المناقصة واختيار المقاول» (15) و«طلب المواد ذات التوريد الطويل» (5). تبدأ المناقصة حين ينتهي «التصميم التفصيلي»، في اليوم نفسه الذي يبدأ فيه «تقديم طلب التصريح والموافقة عليه»، فيقع هذا النطاق داخل امتداد الأول. المجموعات فئات للتقسيم لا مراحل يجب أن تتتابع.

3. مجموعة لها مَعلَمتها الرئيسية

   في «الموقع والهيكل» خمس مهام من «تجهيز الموقع» (5) إلى «السقف والغلاف الخارجي» (15)، ومعها المعلم الرئيسي «عزل المبنى عن الطقس». ينتظر «تجهيز الموقع» المعلم «الحصول على التصاريح»، فالمجموعتان مرتبطتان باعتمادية لا بترتيبهما في القائمة فقط.

4. المجموعة امتداد لا مجموع

   في «الخدمات والتشطيبات» أربع مهام تبلغ مددها معاً 70 يوم عمل (20 و25 و10 و15)، لكن شريطها يغطي 45 فقط، لأن «التمديدات الميكانيكية والكهربائية والسباكة (المرحلة الأولى)» تبدأ بعد انتهاء «الهيكل الإنشائي» بخمسة أيام عمل، ولأن «الأعمال الخارجية» تجري إلى جانب التشطيبات.

5. التقسيم كاملاً

   تُغلق مجموعة «الإنجاز» الخطة بـ«التفتيش ومعالجة الملاحظات» (8) والمعلم «شهادة الإنجاز» و«التسليم والتوثيق» (5). خمس مجموعات وتسع عشرة مهمة تغطي المشروع من الموجز إلى التسليم. أضف مسؤول كل مهمة في عمود الأشخاص.

كيف تعمل

1. اكتب النطاق وسرد المُخرَجات

   ابدأ خارج المخطط بجملة واحدة للنطاق وقائمة بما يجب أن ينتجه المشروع. كل ما ليس في هذه القائمة خارج النطاق. هذه القائمة هي ما ستفحص التقسيم عليه.

2. اختر المجموعات

   اقصد ثلاث مجموعات إلى خمس. جمّع بحسب المرحلة كما يفعل قالب البناء، أو بحسب المُخرَج إن كانت الأجزاء مستقلة في الغالب. اختر طريقة واحدة والزمها في المخطط كله. اكتب الاسم في عمود المجموعة (Group) لكل مهمة.

3. قسّم كل مجموعة إلى مهام

   قسّم حتى يصير للمهمة مسؤول واحد ومدة تستطيع تقديرها بأيام العمل الكاملة. سمِّ كل مهمة بفعل ومفعول، مثل «طلب المواد ذات التوريد الطويل». المهمة التي بلا مدة تُرسم يوماً واحداً، فاملأ عمود المدة (Duration) ولا تتركه فارغاً.

4. طبّق قاعدة المئة بالمئة

   اقرأ مهام كل مجموعة واسأل: هل تغطي هذه كل ما وُجدت المجموعة من أجله، ولا شيء غيره؟ ابحث عن مهمة تقع في مكانين، وعن عمل لا ينتمي إلى مجموعة، وعن مهام هي في الحقيقة مجموعات متنكرة. أصلح الأسماء قبل أن تضيف التواريخ.

5. أضف المسؤولين والمعالم الرئيسية

   ضع الشخص المسؤول في عمود الأشخاص (People). وأغلق كل مجموعة بمعلم رئيسي مدته 0 يوم، مثل «الحصول على التصاريح»، فتصير نهاية المجموعة حدثاً مرئياً يمكن لعمل آخر أن يعتمد عليه.

6. اربط المهام واقرأ أشرطة المجموعات

   املأ عمود تعتمد على (Depends on). تُحسب التواريخ ويُرسم شريط كل مجموعة من أبكر بدء إلى أتأخر انتهاء. فإن كان شريط أطول أو أقصر بكثير مما توقعت فراجع التقسيم أو الروابط. ويمكنك لصق جدول فيه أعمدة المهمة (Task) والمجموعة (Group) والمدة (Duration) والمسؤول (Owner) من جدول بيانات لتبدأ منه.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• معاملة المجموعة كأنها مهمة

  لا مدة للمجموعة. يُشتق شريطها من مهامها، فلا تستطيع إطالته بتعديله. وإن احتاج أمر إلى وقت خاص به، مثل انتظار موافقة، فأعطه مهمة.

• مهام أكبر من أن يملكها أحد

  مهمة مثل «البناء» ليس لها مسؤول واحد ولا مدة صادقة. وإن كان شخصان سيعطيان جوابين مختلفين عمّن المسؤول وكم تستغرق فقسّمها.

• انتظار مخطط هرمي

  في QueryChart مجموعات ومهام، لا مخطط هرمي بإزاحات وترقيم وتجميع للمجاميع. لا تحاكِ المستويات بمسافات في أسماء المهام. احمل المستوى في اسم المجموعة أو استخدم مخططاً ثانياً.

• قراءة التقسيم بوصفه خطة كاملة

  التقسيم الذي يجتاز قاعدة المئة بالمئة كامل بوصفه قائمة، لكن لم يقابله بالنطاق الحقيقي أحد سواك. راجعه مع من سينفذون العمل، وتوقّع إضافة مهام لاحقاً.

افتح مخطط جانت للبناء والتشييد

افتح قالب البناء، وانظر كيف قُسّمت المجموعات والمهام، ثم استبدلها بتقسيمك الخاص.

افتح مخطط جانت للبناء والتشييد

أدلة ذات صلة

• المهام المتداخلة في مخطط جانت: البدء ببدء والتأخير والتقديم
• كيف تضيف وقتاً احتياطياً إلى مخطط جانت
• ماذا يحدث لمخطط جانت حين تتأخر مهمة

الأسئلة الشائعة

هل مخطط جانت هو نفسه هيكل تقسيم العمل؟

لا. يقول هيكل تقسيم العمل ما هو العمل، ويقول مخطط جانت متى يحدث. يمكن أن تؤدي المجموعات والمهام في المخطط دور التقسيم، لكن المخطط يحمل أيضاً مدداً واعتماديات لا يحملها التقسيم.

كم مستوى يمكن أن يكون لدي؟

مستويان: مجموعة ومهمة داخلها. وتنتمي المهمة إلى مجموعة واحدة. ولتقسيم أعمق ضع المستوى الإضافي في اسم المجموعة أو وزّع العمل على عدة مخططات.

أين أسجّل مسؤول كل مهمة؟

في عمود الأشخاص (People) في الجدول. وهو اختياري ويقبل أكثر من اسم. ويُملأ أيضاً بلصق عمود عنوانه Owner أو Assigned to أو Resource.

هل يمكنني لصق تقسيم من جدول بيانات؟

نعم. انسخ الصفوف مع سطر الترويسة والصقها في الجدول. تُطابَق الأعمدة المسماة المهمة (Task) والمجموعة (Group، أو Phase أو Section) والمدة (Duration) والمسؤول (Owner) بالاسم، بأي ترتيب. ولا يوجد رفع ملفات لمخططات جانت بعد.

من أين أبدأ إن لم يكن لدي سوى عملية؟

ارسمها مخططاً انسيابياً أولاً، مثلاً من قوالب العمليات، ثم استخدم «تكرار كمخطط جانت». تصير كل خطوة مهمة وكل خط اعتمادية من نوع الانتهاء إلى البدء. ولا تُنسخ أي مدد، فأضفها بعد ذلك.