مخطط جانت للتأهيل والتدريب: جدول 30/60/90 يوماً
خطط التأهيل والتدريب بمخطط جانت: التحضير قبل اليوم الأول والتعارف ودفعات التدريب ولقاءات المتابعة ومراجعة اليوم التسعين، إلى جانب قائمة مهام التأهيل.
قائمة التحقق تقول ما يجب أن يحدث. أما الجدول الزمني فيقول متى وبأي ترتيب وما الذي يجب أن يكون جاهزاً أولاً. ولموظف جديد أو برنامج تدريب تريد عادةً الاثنين.
باختصار
- استخدم مخطط جانت للتوقيت وقائمة التحقق للخطوات الفردية؛ واربط بينهما باسم المهمة.
- خطط التحضير قبل اليوم الأول مجموعة مهام مستقلة تغذي كلها مهمة «اليوم الأول».
- ثبّت تاريخ بدء اليوم الأول وحده، ودع بقية الخطة محسوبة.
- شغّل التعارف والتدريب والمرافقة بالتوازي، وابدأ المشروع الأول قبل انتهاء التدريب على الدور.
- استخدم الإزاحات للمباعدة بين لقاءات المتابعة، ومعلماً رئيسياً للمراجعة الأخيرة أو التثبيت.
جدول زمني بجانب قائمة التحقق
قائمة التحقق هي الأداة الصحيحة للخطوات نفسها: إنشاء الحسابات وقراءة السياسات وتوقيع النماذج. لكنها لا تُظهر الزمن. فلا تقول إن الحاسوب يجب أن يُطلب قبل اليوم الأول بأسبوع، أو إن المشروع الأول يمكن أن يبدأ والتدريب على الدور مستمر. ومخطط جانت يحمل هذه المعلومات، ويمكن أن يوضع بجانب عملية قائمة التحقق لا بديلاً عنها.
للتأهيل نصفان كثيراً ما يُخطَّطان نصفاً واحداً. الأول التحضير قبل وصول الموظف الجديد: الأوراق والمعدات والحسابات ومكان العمل. وهذه المهام تعتمد على قبول العرض ويجب أن تنتهي كلها قبل اليوم الأول. والثاني الانطلاق: التعارف والتدريب على الامتثال والتدريب على الدور والمرافقة والمشروع الأول ولقاءات المتابعة عند نحو 30 و60 و90 يوماً. ورسم النصفين يجعل واضحاً أي مهمة تحضير على المسار الحرج إلى اليوم الأول.
البنية نفسها تصلح لبرنامج تدريب بعدة دفعات. عامل كل دفعة مجموعة، وأعطِ كل وحدة مدة بأيام العمل، واربط الوحدة بالتي تبني عليها. ولأن المخطط محسوب من المدد والروابط، يمكنك إعادة استخدام الخطة للموظف أو الدفعة التالية بنسخ المخطط وتثبيت تاريخ البدء الجديد.
المثال أدناه خطة لتسعين يوماً. افتح لوحة جدول البيانات لترى أرقام المهام وكيف ترتبط لقاءات المتابعة.
خطة تأهيل لمدة 30/60/90 يوماً
أربع عشرة مهمة من قبول العرض إلى تثبيت التعيين بعد التجربة. افتح لوحة جدول البيانات لترى الصفوف خلف كل مرحلة.
التحضير قبل اليوم الأول
«قبول العرض والأوراق» يستغرق 3 أيام عمل. و«الحاسوب والحسابات والصلاحيات» (5 أيام) و«تجهيز مكان العمل» (يومان) ينتظران ذلك ويجريان جنباً إلى جنب، و«اليوم الأول» ينتظر كليهما.
الأسابيع الأولى تجري بالتوازي
بعد «اليوم الأول»، يبدأ «التعارف مع الفريق والشركة» (4 أيام) و«التدريب على السياسات والامتثال» (5 أيام) معاً. ويقود التعارف إلى معلم «الاتفاق على أهداف 30/60/90 يوماً» ثم «التدريب على الدور» (15 يوماً) و«المرافقة» (10 أيام).
المشروع الأول ولقاءات المتابعة
«المشروع الأول» (30 يوماً) مرتبط من البدء إلى البدء بـ«التدريب على الدور» بإزاحة 5 أيام، فيبدأ أثناء التدريب. و«لقاء المتابعة بعد 30 يوماً» ينتظر التدريب على الدور، و«لقاء المتابعة بعد 60 يوماً» يبدأ بعد 15 يوم عمل منه.
المراجعة والتثبيت
«مراجعة اليوم التسعين» (يومان) تنتظر المشروع الأول ولقاء المتابعة بعد 60 يوماً معاً. و«تثبيت التعيين بعد التجربة» مدته 0، فهو معلم رئيسي يغلق الخطة.
كيف تعمل
ثبّت اليوم الأول
ثبّت «البدء» (Start) لمهمة «اليوم الأول» على التاريخ الحقيقي. فيُجدول كل ما قبله لينتهي بحلول ذلك التاريخ، ويعلّم المخطط مهمة تحضير لا تستطيع ذلك.
أضف مهام التحضير
اسرد الأوراق والمعدات والحسابات ومكان العمل مهاماً منفصلة تعتمد كلها على قبول العرض، واجعل «اليوم الأول» يعتمد عليها جميعاً. وأطولها يُظهر ما يجب بدؤه أولاً.
أضف الانطلاق مهاماً متوازية
بعد اليوم الأول أضف التعارف والتدريب على الامتثال والتدريب على الدور والمرافقة. أعطِ كلاً مدة بأيام العمل وجمّعها باسم مثل «الأسبوعان 1-2» أو «التدريب».
ابدأ المشروع الأول مبكراً
استخدم اعتمادية بدء إلى بدء مع إزاحة للمشروع الأول، فمثلاً 8SS+5 لمهمة تبدأ بعد 5 أيام عمل من بدء التدريب على الدور. فالتأهيل الحقيقي يتداخل هكذا.
باعد بين لقاءات المتابعة
أضف لقاءات المتابعة مهاماً من يوم واحد واربط كلاً بسابقه بإزاحة. تقول الأسماء 30 و60 و90، لكن التواريخ تأتي من الروابط، فتحقق منها على التقويم.
أعد استخدام الخطة
انسخ المخطط للموظف التالي، وثبّت اليوم الأول الجديد، وعدّل الأسماء والأشخاص. وشارك المخطط برابط مع المدير والموظف الجديد، أو صدّر ملف PDF.
أخطاء ينبغي تجنّبها
تصديق التسميات قبل التواريخ
مهمة اسمها «لقاء المتابعة بعد 30 يوماً» لا تقع في اليوم 30 إلا إذا وضعتها الروابط والمدد هناك. انظر إلى التاريخ المحسوب وعدّل الاعتماديات لا الاسم.
التخطيط بالأيام التقويمية
المدد بأيام العمل من الاثنين إلى الجمعة دون تقويم عطلات رسمية. وخطة لـ90 يوماً تقويمياً تساوي نحو 64 يوم عمل، ولن تُحذف لك عطلة تقع في الفترة.
نسيان جانب المدير
أضف مهاماً للمدير والزميل المرافق، مثل الاتفاق على الأهداف، إضافة إلى مهام الموظف الجديد. واستخدم حقل «الأشخاص» لإظهار من يملك كلاً منها.
تكرار قائمة التحقق داخل المخطط
ثلاثون مهمة صغيرة تجعل المخطط غير مقروء. أبقِ مهمة واحدة لكل كتلة عمل في مخطط جانت، والخطوات التفصيلية في قائمة التحقق.
خطط تأهيلاً
افتح خطة التأهيل كمخطط خاص بك، وثبّت اليوم الأول، واستبدل المهام بمهامك.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بينه وبين قائمة التحقق للتأهيل؟
تسرد قائمة التحقق الخطوات ومن يجب أن ينفذها. ويضيف مخطط جانت الزمن: الترتيب والتداخل وتاريخ بدء كل كتلة وانتهائها. استخدم الاثنين.
هل أستخدمه لبرنامج تدريب؟
نعم. استخدم مجموعة لكل دفعة أو أسبوع، ومهمة لكل وحدة، واربط الوحدات التي تبني بعضها على بعض. ويتوفر أيضاً قالب خطة تدريب.
كيف أُظهر تدريب عدة أشخاص معاً؟
أضف مهمة لجلسة التدريب وضع المشاركين في حقل «الأشخاص». لا يفحص المخطط التوافر، فتأكد منه على حدة.
هل يمكنني لصق جدول زمني موجود؟
يمكنك لصق صفوف من جدول بيانات. وإذا سمّى السطر الأول الأعمدة، مثل المهمة (Task) والبدء (Start) والمدة (Duration) والمسؤول (Owner)، طُوبقت بأسمائها.
هل يمكنني إعادة استخدام الخطة لكل موظف جديد؟
نعم. انسخ المخطط وثبّت اليوم الأول الجديد وحدّث الأسماء. ولأن التواريخ محسوبة يتحرك بقية الخطة معه.
