如何创建受控文件
创建具有稳定 ID、所有者、范围、修订、审核和批准证据、生效日期和当前副本位置的受控文档。
受控文件是经过批准的工作指令，具有固定编号、明确的现行修订版本，以及规定的变更或停用流程。
简而言之
- 为文档提供一个持久 ID，并显示其当前修订版本和所有者。
- 用可用术语说明范围、角色、说明、例外情况和相关记录。
- 将审核和批准与将要发布的确切问题绑定。
在路由之前构建文档
如果读者无法分辨谁拥有它、适用哪个问题以及何时生效，那么完善的程序仍然是草案。将这些详细信息放在文档本身中，而不仅仅是文件名中，因为打印和转发的副本会丢失其文件夹上下文。
与执行这些步骤的人员一起写下这些步骤。命名决策和例外情况，然后将候选修订版发送给技术审查和授权批准。 /zh/guides/如何创建文件审批工作流 解释路由；此页面重点关注路由必须识别的工件。
运作方式
完成身份块
记录标题、稳定 ID、所有者、候选版本、预期生效日期和审核触发条件。保留文档或其登记条目的问题历史记录。
用真实案例测试说明
根据所执行的工作检查范围、职责、决定、例外情况、表格和记录，然后解决草案中的差距。
批准并发布一项修订
保存经过审查的候选人，获取针对其的授权决定，指定生效日期并从受控位置发布。
应避免的错误
批准无固定候选人
如果草稿在签署后发生更改，则批准不再标识已发布的内容。将变更后的候选人送回进行所需的审核。
常见问题
文件编号后是否会受到控制？
不。它的问题还需要适当的审查、授权批准、当前副本访问以及撤回或修改的方式。
修订版本是否应该出现在每一页上？
对于可能要打印或提取的文档，重复 ID 和修订有助于用户识别分离或过时的页面。
初稿可以是版本 1 吗？
使用您记录的编号约定。本质区别在于候选草案和已批准的生效版本之间。