如何从电子表格创建 Visio 流程图
你的步骤在 Google Sheets、一份 CSV 导出或一张共享台账里，而 Visio 通往生成式图表的每条路都只认 Excel 工作簿。怎样规规矩矩地转换，以及怎样避免最后手上有两个版本的流程。
Visio 只从 Excel 工作簿生成流程图，所以一份放在别处的步骤清单，必须先另存为 .xlsx 并做成 Excel 表格，Create Diagram from Data 向导才会读它。
简而言之
- 向导要你选一个 Excel 工作簿、再选它里面的一个表格，所以一个 Sheet 或一份 CSV 必须先变成 .xlsx。
- Google Sheets 不在 Data Selector 向导为 Link Data to Shapes 记载的那六个源之中。
- 把导出的数据做成 Excel 表格，而不是自定义区域——Microsoft 把“让图表保持同步”系在使用表格上。
- 组织结构图向导（Organization Chart Wizard）是唯一能直接吃分隔文本的地方：它读以制表符或逗号分隔的 .txt。
- 导出之后，图表链接的是那份副本，而没有任何东西让副本和原来的清单保持一致。
通往 Visio 的每一道门，都是 Excel 那道门
Visio 通往生成式流程图的每一条路线，要的都是一个 Excel 工作簿。Create Diagram from Data 向导第一页要你“选择 Excel 工作簿”，然后“在工作簿中选择一个表格或一个自定义区域”。Link Data to Shapes 背后的 Data Selector 向导列出六个源——一个 Excel 工作簿、一个 Access 数据库、一个 SharePoint 列表、SQL Server、另一个 OLEDB 或 ODBC 源，或者一个此前创建的连接——而 Google Sheet 不在其中。所以如果你的步骤住在一个 Sheet、一份 CSV 导出、一张共享台账、Airtable 或一份 Jira 导出里，实际的答案是先把这份清单转成 .xlsx，再走 Excel 那条路。那次转换就是全部的活儿，而且值得认真做。
一落进 Excel，Microsoft 自己的指引就开始适用：“如果你想让图表和数据保持同步，请使用 Excel 表格而不是自定义区域。”向导会接受区域，不会有任何提示，图也照样看着正确——但区域悄悄让你放弃了 Refresh Diagram，而这恰恰是从数据生成图表、而不是手画一张图的唯一理由。这条路线还带两个约束。Microsoft 把 Data Visualizer 模板和 Create Diagram from Data 向导记载为仅 Visio Plan 2 可用，撰稿时的标价是每用户每月 15 美元、按年付费，而 Plan 2 是唯一包含 Windows 桌面版应用的订阅层级。Microsoft 没有面向 macOS 的 Visio 桌面版应用。
然后是那些导出说明里从不提的部分。一旦你导出，图表链接的是那份副本，而不是大家实际在编辑的那份清单。如果真正的待办住在一个四位同事都在更新的 Sheet 里，或者住在一张由表单喂数据的台账里，那么你现在手上有两个版本的流程，而其中一个从你按下保存的那一刻起就开始变旧。Refresh Diagram 是从你选定的那个工作簿里拉数据的，所以一次刷新让图表对那份副本保持诚实，而对原件什么也没说。Update Source Data 写的是另一个方向，写进同一份副本——而 Microsoft 明确表示，Data Visualizer 的源数据里不应使用公式，因为 Overwrite 会把每个公式转换成它的结果。
所以这条路线上真正的决定，是这两份副本哪一份是主本，而它更适合有意做出，而不是三个月后被发现。下面的实例在 QueryChart 里搭起一条从客户反馈到改进措施的流程，那里行就是图表：一个步骤一行，一列写明该步骤通向的行号，再加负责人列和阶段列。没有导出，也没有链接，所以不存在第二份副本可以漂移。逐个查看下面四个阶段，看每个阶段填的是哪一列——那也正是在 Visio 向导能做点有用的事之前，你那份 .xlsx 里需要的列顺序。这一切都不说明 Visio 那条路线是错的；它只说明这是一条中间带交接的路线，而交接就是准确性漏掉的地方。
同样的行，一列一列搭起来
一条从客户反馈到改进措施的流程，从一份扁平的步骤清单搭起来，列的顺序正是 Visio 读一份 Excel 导出之前所需要的。
导出的清单，只有标签
“通过任一渠道提出反馈”“将反馈登记入台账”“分类并判定严重程度”——三行，带图形而没有任何关系，而这正是一份台账导出给你的东西。每个步骤都在，流程却仍然看不见。
让它变成流程的那一列
填上每个步骤通向的行号就画出了箭头，而分叉出现在“客户是否需要单独回复？”。这一列是任何导出的台账都不会包含的，因为电子表格从来不需要说明接下来会发生什么。
给分支起名
“原因是否在自己的流程之内？”现在在两条出口上带着“在流程之内”和“不在可控范围”，而它下面那道重复发生的检验则把“是”和“偶发、影响小”分开。没有标签的出口，是一张生成的图表读不回来的最常见原因。
泳道、回环和两个结束
泳道列把每个步骤放到客户、客户服务、流程责任人或质量名下，横跨五个阶段，而“变更是否解决了问题？”在没有解决时会退回“商定措施、负责人与验证方式”。两个结束：变更已确认后结案，以及无流程变更结案并记下原因。
运作方式
从清单所在的地方把它导出来
把步骤从 Sheet、台账、Airtable 库或 Jira 视图里导成表格数据，一个步骤一行，一行表头。在这个阶段，CSV 是一种完全合适的中间格式——它只是不能作为你最终交给 Visio 的东西。合并单元格、分组表头和空的分隔行，趁你还在产生它们的那个工具里就先清掉。
在 Excel 里打开它并另存为 .xlsx
向导的 Excel 页要你“选择 Excel 工作簿”，所以这个文件必须是工作簿。用 Excel 打开 CSV，另存为 .xlsx 格式。把数据放在一个工作表上，表头行上面什么都不要，并检查各列是否落进了各自的单元格，而不是挤成一列全是逗号的东西——那是分隔符不匹配的结果。
把数据转成 Excel 表格
不要把它留作区域。Microsoft 的指引很明白——“如果你想让图表和数据保持同步，请使用 Excel 表格而不是自定义区域”——而向导的第二个提示“在工作簿中选择一个表格或一个自定义区域”，就是这个选择落地的地方。区域只管用一次，之后永不刷新，而且没有任何错误提示告诉你为什么。
补上向导要映射的那些列
向导需要一个唯一且绝不为空的 Process Step ID、一段描述、后继步骤的 Next Step ID、分支图形的连接线标签，以及一个图形类型；职能列和阶段列只对跨职能流程图有意义。把你现有的 ID 改写成那个形状是最琐碎的部分，而 /zh/guides/把excel数据变成visio流程图 逐格讲了这套结构。
在 Visio 桌面版里启动 Data Visualizer 模板
打开 Visio，如果你已经在编辑就选择 File > New，然后选择 TEMPLATES 并选择 Flowchart，挑“Basic Flowchart - Data Visualizer”或“Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer”。选一个度量单位、点创建，Create Diagram from Data 向导就会打开；把它的 Excel 页指向你的工作簿和你的表格。那五个向导页在 /zh/guides/用visio从excel创建流程图 里走了一遍。
定下哪一份是主本，然后让它们保持一致
在图表容器里单击，Data Tools Design 选项卡就会启用。Refresh Diagram 重新读取工作簿；Update Source Data 把图表的改动写回它，而如果工作簿放在台式机或网络文件服务器上，就必须先保存并关闭。这两条命令都不会碰你导出时用的那个 Sheet 或台账，所以给流程挑一个家，并告诉大家是哪一个。
应避免的错误
把一份 CSV 交给向导
Excel 页要的是一个工作簿，然后是它里面的一个表格或自定义区域；.csv 两者都不是，而改扩展名也改变不了这件事。先另存为 .xlsx。人们记得、然后过度推广的那个例外是组织结构图向导，它确实能读以制表符和逗号分隔的 .txt 文件——但它做的是组织结构图，不是流程流。
选了自定义区域而不是表格
向导接受区域，生成一张看着没问题的图，然后留给你一套不工作的同步。Microsoft 自己的指示是，如果你想让图表和数据保持同步就用 Excel 表格。修法是把数据转成表格并重跑向导；不会有任何对话框告诉你，Refresh Diagram 什么也没做正是因为这个。
让导出的副本和原件越漂越远
Refresh Diagram 读的是你选定的那个工作簿，而没有任何东西让这个工作簿和它来自的 Sheet 或台账保持一致。两周之后，这张图就是一份过期导出的忠实呈现。要么把那份 .xlsx 提为主本并停止编辑原件，要么在每次刷新之前把它当作一个有意的步骤重新导出覆盖。
丢掉导出文件里的公式
导出的东西常常带着公式，而搭一列 Next Step ID 通常会让人想用查找函数。Microsoft 的警告毫不含糊：不要在 Excel 数据源中使用公式，因为在 Update Source Data 对话框中选择 Overwrite 之后，Visio 会把公式转换为公式结果。第一次写回，就会把那列替你记账的东西压平。
改用行来搭这条流程
把客户反馈示例作为您自己的图表打开，把导出的行粘贴上去——不用工作簿、不用向导，也没有第二份副本要维持一致。
相关指南
常见问题
Visio 能直接导入一个 Google Sheet 吗？
没有任何有记载的路线可以。Link Data to Shapes 背后的 Data Selector 向导提供六个源——一个 Excel 工作簿、一个 Access 数据库、一个 SharePoint 列表、一个 SQL Server 数据库、另一个 OLEDB 或 ODBC 源，以及一个此前创建的连接——而 Google Sheets 不在其中。Create Diagram from Data 向导还要更窄：它要一个 Excel 工作簿，然后要它里面的一个表格或一个自定义区域。实际的做法是把这个 Sheet 下载成 .xlsx，把数据转成 Excel 表格，并从此把那个工作簿当作 Visio 所链接的文件。
我能从一个 CSV 文件创建 Visio 流程图吗？
走 Data Visualizer 这条路不行。它的向导要你选一个 Excel 工作簿，然后选它里面的一个表格或自定义区域，而 CSV 两者都不含，所以转成 .xlsx 是躲不掉的。分隔文本确实能进 Visio，但只有一个地方：组织结构图向导会读以制表符分隔和以逗号分隔的 .txt 文件，另外还读 Excel 工作簿、Org Plus 文本、Exchange Server 目录和 ODBC 源。那是组织结构图而不是流程流，/zh/guides/从excel创建visio组织结构图 讲了它。要做流程图，就先用 Excel 打开这个 CSV 并规规矩矩地另存一遍。
Visio 实际上能从哪些文件格式里读出一条流程？
比你正要离开的那个工具的导出菜单要窄。要生成一张流程图，只有一种：一个 Excel 工作簿，步骤放在一个表格或一个命名区域里。要把数据链接到你已经画好的图形上，Data Selector 向导记载了六个源——一个 Excel 工作簿、一个 Access 数据库、一个 SharePoint 列表、一个 SQL Server 数据库、另一个 OLEDB 或 ODBC 源，以及一个此前创建的连接。三者之中读得最宽的是组织结构图向导，它接受 .xls、.xlsx、.xlsm 和 .xlsb，还接受以制表符分隔、以逗号分隔和 Org Plus 的文本文件、一个 Exchange Server 目录以及 ODBC 源。这份清单里没有 Google Sheet、没有 CSV，也没有台账导出，所以 .xlsx 就是要转成的那个格式。
别人也在编辑那份电子表格，我怎么让图表和它保持一致？
在 Visio 这条路线上做不到，至少不能直接做到：图表绑定在你选定的那个工作簿上，所以总得有人重新导出、重新刷新，而这个人就是单点故障。有两个选项能去掉这次交接。把那份 .xlsx 本身当作工作文档，于是只有一份副本，并接受原来那张台账从此是个死件。或者把流程放在一个行就是图表的工具里——在 QueryChart 里，所有人在同一个网址上编辑同一批行，图表随之重新渲染，所以没有会被忘掉的导出步骤，也没有需要比对的副本。
