員工培訓流程圖（個人培訓紀錄）
員工培訓流程圖，針對一名員工的培訓紀錄：培訓指派與限期、必修或選修、報名與出席、能力評估、結業證明與再訓練到期日。
甚麼是員工培訓流程圖（個人培訓紀錄）流程
員工培訓流程處理的是：當一項培訓要求落到某一名員工的紀錄上之後會發生甚麼。它獲指派下來，帶著一個限期，員工報名並出席，在工作性質需要時對能力作出判斷，紀錄隨之更新，令日後有人能夠說明這名員工接受過甚麼培訓、在甚麼時候，以及結果是如何判定的。以下全部內容都只針對單獨一名員工，其中沒有班期、沒有預算編製，也沒有課程目錄。
這個界線是刻意劃出來的，因為這並不是建立機構培訓體系的那個流程。培訓需求分析、年度培訓計劃、預算與脫產時間的批准、購買還是自行開發課程的決定，以及日後評估培訓是否真的改變了工作現場，都位於上游，而且面向的是群體而不是個人；那是更寬泛的培訓流程的範圍。本圖由它之後接手：課程已經存在，一名具名員工需要在某個日期之前完成它。它同樣止步於入職培訓之前——入職培訓是在更大的入職流程之中交付新人的第一批培訓——也止步於績效評估本身，而績效評估只是最初能把一項要求放上紀錄的三件事之一。
五條泳道承載這條流程。員工泳道容納了本人真正採取行動的那些節點——報名、出席以及接受考核——它也容納了終態，因為這份紀錄屬於員工本人。直屬主管確認職位要求甚麼、為選修培訓騰出時間、承接逾期升級，並決定考核不合格是否還有下一次機會。培訓部負責指派與紀錄。講師負責授課、判斷能力並簽發結業證明。合規負責日期，既包括到期掃描，也包括再訓練。把日期與培訓部分開，正是令逾期培訓被一個以此為職責的人看見的原因。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（員工、直屬主管、培訓部、講師、合規）分佈在五個階段：指派、通知與報名、出席與完成、能力檢查，以及紀錄與再訓練
- 指派：「員工的培訓要求到期」會記下三個觸發條件中生效的那一個（職位要求、法規變動，或績效評估中議定的行動），直屬主管確認職位需要甚麼，培訓部把它指派到該員工紀錄上，並連同限期通知本人
- 一道「必修還是選修？」的分流：必修的指派直接進入「預留課程名額」，而選修的先經直屬主管走到「議定學習時間與優先次序」，之後才預留名額
- 合規泳道中的「是否在限期前完成？」到期掃描，其逾期分支橫向升級到直屬主管的「議定新的完成日期」，並把員工送回報名，而不是靜靜結案
- 「是否需要能力評估？」這個決策會令認知層面的培訓略過評估，其後是講師泳道中的「是否達到能力要求？」；不合格會轉到直屬主管的「是否同意重考？」，它要麼把員工送回報名，要麼終止於「在完成再訓練之前暫停該項職務」
- 紀錄與再訓練：講師簽發結業證明，培訓部更新個人培訓紀錄，合規訂定再訓練到期日，再訓練分支在到期時回流到指派階段
何時使用本範本
- 你們能夠證明某次課程辦過，卻無法證明某一名具名員工在應完成的日期之前完成了它
- 必修或法規要求的培訓已經逾期，而無人議定過由誰獲通知、多快獲通知，以及獲通知之後應當做甚麼
- 你們正在 LMS 或人力資源系統中設定指派、提醒與升級規則，希望在有人動手搭建之前先把路徑定下來
- 審核員、客戶或監管機構詢問某一個具體職位在任者的能力是如何獲得證明的，而答案必須是一份紀錄，而不是一份課程目錄
- 重考與暫停職務是逐個個案處理的，這個決定需要一名具名負責人和一個書面結論
運作方式
把泳道改成你們真實的角色
把員工、直屬主管、培訓部、講師與合規，換成真正承擔這項工作的職能。規模較小的機構把培訓放在人力資源之下，把合規放在品質或職業健康安全那邊；請把這些泳道合併，而不是假裝它們是不同的人。如果課程由外部機構提供，請保留講師泳道並寫上該機構的名稱。即使員工泳道只有五個節點，也要保留它，因為它顯示了每一個在本人行動之前甚麼都不會推進的位置。
寫下甚麼會把一項培訓放上紀錄
起始節點涵蓋三個觸發條件：職位附帶的培訓要求、法規或標準的變動，以及績效評估中議定的行動。刪走在你們這裡不適用的，補上適用的，例如一次事故之後的糾正措施，或客戶合約中的要求。把觸發條件記在這條指派上，因為它通常決定限期，並在有人申請延期時成為這個期限的依據。
把必修與選修分開，並說明這個標記存放在哪裡
必修意味著員工不能拒絕，而限期由職位、法規或合約訂定。選修意味著由直屬主管決定它是否在本季發生。請決定你們系統中哪個欄位承載這個標記，並確保這兩份清單在員工檢視畫面中沒有被合併——一份不加區分的指派清單，會教會員工把全部內容都當成參考意見。
把限期與升級計時一併訂定
沒有後果的限期只是一個建議。在「是否在限期前完成？」這個決策上，請界定掃描在該日期之後多久運行、由誰接收升級、他們應當做甚麼，以及新的日期若再次錯過會發生甚麼。請把它送到對員工時間擁有權限的人那裡，通常是直屬主管，而不是培訓部。
在考核出現之前先寫明合格準則
針對每一類培訓，決定「達到能力要求」具體意味著甚麼：一個考試分數、一項由具名評核人簽署的現場觀察工作，或者一段帶教期。把它寫進「是否達到能力要求？」這個決策裡。沒有寫下的準則，結果就變成事後作出的主觀判斷，而這份紀錄證明的將是出席，而不是能力。
界定紀錄欄位、保留期與再訓練間隔
寫明「更新個人培訓紀錄」必須包含甚麼：員工、內容及其版本、日期、由誰授課、能力是如何判斷的、結果，以及下一個到期日。培訓紀錄屬於個人資料，因此請訂定保留期與覆核時點，而不是預設無限期保存。然後按培訓類型訂定再訓練間隔，並註明它來自法規、發證機構，還是你們自己的政策。
常見問題
員工培訓流程與整體培訓流程有甚麼分別？
它們運行在不同層級。培訓流程面向整個機構：識別各職位之間的能力差距、進行培訓需求分析、編製年度計劃、批准預算與脫產時間、揀選或設計課程，並評估培訓是否奏效。員工培訓流程則是在那套體系已經存在之後，發生在一名員工紀錄上的一項要求身上的事：指派、限期、必修或選修、報名、出席、能力評估、結業證明、紀錄更新與再訓練。如果你們的問題是決定機構應當開辦哪些培訓，請用體系層面的流程。如果你們的問題是證明某一名具名員工完成了他必須完成的內容，請用這一份。
必修培訓逾期時應當發生甚麼？
給逾期的個案一條屬於它自己的路徑，而不是留給碰巧發現的人。在這張圖裡，「是否在限期前完成？」的到期掃描位於合規泳道，其逾期分支橫向到達直屬主管，由他議定新的完成日期，並把員工送回報名。有三件事令它在實際運作中真正奏效：掃描自動遍歷未結的指派，而不是依賴某人去讀一份報表；升級抵達一個對員工時間擁有權限的人；新的日期被記錄下來，令第二次逾期顯示為一種模式，而不是一次全新的事件。當這項培訓是執行某項工作的前提條件時，誠實的做法是在完成之前暫停該項工作——「在完成再訓練之前暫停該項職務」這個節點正是為此存在的。
個人培訓紀錄應當包含甚麼？
足以在若干年之後回答：這個人接受過甚麼培訓，能力又是如何判斷的。也就是員工、內容及其收到的版本、日期、由誰授課、評估能力所用的方法、結果，以及下一個到期日。ISO 9001:2015 第 7.2 條要求機構確定所需的能力、在教育、培訓或經驗的基礎上確保人員具備能力、在存在差距時採取措施，並保留文件化資訊作為能力的證據；ISO 45001 就職業健康安全有一條對應的條款。一份簽到表達不到這個要求，因為它證明的是出席。單單畫出流程本身也不能滿足任何標準——作為證據的是保留下來的紀錄和評估結果。
每一門課程都需要能力評估嗎？
不需要，而假裝需要會貶低那些真正重要的評估。認知層面的培訓，例如一次政策簡介或行為守則的年度重溫，單憑完成就已經得到合理的證明。評估應當出現在做錯會產生後果的地方：操作設備、處理受規管的資料、臨床或安全關鍵工作，或者客戶與監管機構會點名查問的任何內容。這張圖裡之所以有「是否需要能力評估？」這個決策，正是為了令答案按培訓類型事先訂定，而不是由當日主持課程的人臨場決定。
再訓練應當多久重複一次？
這個間隔來自三個地方之一，而且值得把來源記下來。有些資格證書帶有由發證機構或監管機構訂定的有效期，續證日期沒有商量餘地。有些來自一般性的法定責任：英國《1999 年工作健康與安全管理條例》要求在適當情況下定期重複培訓，卻沒有規定具體間隔，這就把選擇的理由留給機構自己去說明。其餘的屬於內部政策，通常取決於內容或設備變動的速度。請按培訓類型訂定間隔，而不是全線套用一個數字，並給提醒一個負責人——在這張圖裡是合規泳道——令再訓練自行重新進入指派階段，而不是依賴某個人的記憶。