員工培訓流程圖（個人培訓紀錄）
員工培訓流程圖，針對一名員工的培訓紀錄：培訓指派與限期、必修或選修、報名與出席、能力評估、結業證明與再訓練到期日。
運作方式
把泳道改成你們真實的角色
把員工、直屬主管、培訓部、講師與合規，換成真正承擔這項工作的職能。規模較小的機構把培訓放在人力資源之下，把合規放在品質或職業健康安全那邊；請把這些泳道合併，而不是假裝它們是不同的人。如果課程由外部機構提供，請保留講師泳道並寫上該機構的名稱。即使員工泳道只有五個節點，也要保留它，因為它顯示了每一個在本人行動之前甚麼都不會推進的位置。
寫下甚麼會把一項培訓放上紀錄
起始節點涵蓋三個觸發條件：職位附帶的培訓要求、法規或標準的變動，以及績效評估中議定的行動。刪走在你們這裡不適用的，補上適用的，例如一次事故之後的糾正措施，或客戶合約中的要求。把觸發條件記在這條指派上，因為它通常決定限期，並在有人申請延期時成為這個期限的依據。
把必修與選修分開，並說明這個標記存放在哪裡
必修意味著員工不能拒絕，而限期由職位、法規或合約訂定。選修意味著由直屬主管決定它是否在本季發生。請決定你們系統中哪個欄位承載這個標記，並確保這兩份清單在員工檢視畫面中沒有被合併——一份不加區分的指派清單，會教會員工把全部內容都當成參考意見。
把限期與升級計時一併訂定
沒有後果的限期只是一個建議。在「是否在限期前完成？」這個決策上，請界定掃描在該日期之後多久運行、由誰接收升級、他們應當做甚麼，以及新的日期若再次錯過會發生甚麼。請把它送到對員工時間擁有權限的人那裡，通常是直屬主管，而不是培訓部。
在考核出現之前先寫明合格準則
針對每一類培訓，決定「達到能力要求」具體意味著甚麼：一個考試分數、一項由具名評核人簽署的現場觀察工作，或者一段帶教期。把它寫進「是否達到能力要求？」這個決策裡。沒有寫下的準則，結果就變成事後作出的主觀判斷，而這份紀錄證明的將是出席，而不是能力。
界定紀錄欄位、保留期與再訓練間隔
寫明「更新個人培訓紀錄」必須包含甚麼：員工、內容及其版本、日期、由誰授課、能力是如何判斷的、結果，以及下一個到期日。培訓紀錄屬於個人資料，因此請訂定保留期與覆核時點，而不是預設無限期保存。然後按培訓類型訂定再訓練間隔，並註明它來自法規、發證機構，還是你們自己的政策。
常見問題
員工培訓流程與整體培訓流程有甚麼分別？
它們運行在不同層級。培訓流程面向整個機構：識別各職位之間的能力差距、進行培訓需求分析、編製年度計劃、批准預算與脫產時間、揀選或設計課程，並評估培訓是否奏效。員工培訓流程則是在那套體系已經存在之後，發生在一名員工紀錄上的一項要求身上的事：指派、限期、必修或選修、報名、出席、能力評估、結業證明、紀錄更新與再訓練。如果你們的問題是決定機構應當開辦哪些培訓，請用體系層面的流程。如果你們的問題是證明某一名具名員工完成了他必須完成的內容，請用這一份。
必修培訓逾期時應當發生甚麼？
給逾期的個案一條屬於它自己的路徑，而不是留給碰巧發現的人。在這張圖裡，「是否在限期前完成？」的到期掃描位於合規泳道，其逾期分支橫向到達直屬主管，由他議定新的完成日期，並把員工送回報名。有三件事令它在實際運作中真正奏效：掃描自動遍歷未結的指派，而不是依賴某人去讀一份報表；升級抵達一個對員工時間擁有權限的人；新的日期被記錄下來，令第二次逾期顯示為一種模式，而不是一次全新的事件。當這項培訓是執行某項工作的前提條件時，誠實的做法是在完成之前暫停該項工作——「在完成再訓練之前暫停該項職務」這個節點正是為此存在的。
個人培訓紀錄應當包含甚麼？
足以在若干年之後回答：這個人接受過甚麼培訓，能力又是如何判斷的。也就是員工、內容及其收到的版本、日期、由誰授課、評估能力所用的方法、結果，以及下一個到期日。ISO 9001:2015 第 7.2 條要求機構確定所需的能力、在教育、培訓或經驗的基礎上確保人員具備能力、在存在差距時採取措施，並保留文件化資訊作為能力的證據；ISO 45001 就職業健康安全有一條對應的條款。一份簽到表達不到這個要求，因為它證明的是出席。單單畫出流程本身也不能滿足任何標準——作為證據的是保留下來的紀錄和評估結果。
每一門課程都需要能力評估嗎？
不需要，而假裝需要會貶低那些真正重要的評估。認知層面的培訓，例如一次政策簡介或行為守則的年度重溫，單憑完成就已經得到合理的證明。評估應當出現在做錯會產生後果的地方：操作設備、處理受規管的資料、臨床或安全關鍵工作，或者客戶與監管機構會點名查問的任何內容。這張圖裡之所以有「是否需要能力評估？」這個決策，正是為了令答案按培訓類型事先訂定，而不是由當日主持課程的人臨場決定。
再訓練應當多久重複一次？
這個間隔來自三個地方之一，而且值得把來源記下來。有些資格證書帶有由發證機構或監管機構訂定的有效期，續證日期沒有商量餘地。有些來自一般性的法定責任：英國《1999 年工作健康與安全管理條例》要求在適當情況下定期重複培訓，卻沒有規定具體間隔，這就把選擇的理由留給機構自己去說明。其餘的屬於內部政策，通常取決於內容或設備變動的速度。請按培訓類型訂定間隔，而不是全線套用一個數字，並給提醒一個負責人——在這張圖裡是合規泳道——令再訓練自行重新進入指派階段，而不是依賴某個人的記憶。