採購風險管理流程圖
可編輯的採購風險管理泳道圖：由找出關鍵物料，到判斷是否屬單一失效點，再到有紀錄的結果。
甚麼是採購風險管理流程
流程由「找出關鍵物料與依賴關係」開始。接着的兩步，「估算庫存可用天數與復原時間」和「評估財務、地域及產能風險」，先建立足以支持有理據決定的資料。圖中每一次交接都指派給一個職位，並在結案時保留證據。
主要關卡是「是否屬單一失效點或高影響？」和「緩解措施是否符合所需復原時限？」。第一個分支的「否」會走到「維持恆常監察並訂定檢討日期」；第二個分支的「否」則可能要「增加緩衝庫存、雙重來源或重新設計依賴關係」。請把關鍵供應商評級連繫到真實的庫存可用天數與復原時間。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「找出關鍵物料與依賴關係」，之後是「估算庫存可用天數與復原時間」。
- 「是否屬單一失效點或高影響？」，附有走向「維持恆常監察並訂定檢討日期」的路徑。
- 「要求供應商提供業務持續證明」與「測試替代來源或代用方案」，作為供應商與內部之間各自獨立的交接。
- 「緩解措施是否符合所需復原時限？」，決定不通過時走向「增加緩衝庫存、雙重來源或重新設計依賴關係」。
- 「批准緩解措施與觸發水平」、「監察預警指標」，以及以「記錄負責人、計劃及測試日期」作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定由誰負責「找出關鍵物料與依賴關係」，以及下一個職位需要甚麼資料。
- 當「是否屬單一失效點或高影響？」的答案不清晰，或者決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「記錄負責人、計劃及測試日期」在審計或營運檢討中看得見。
運作方式
指派決策負責人
把採購部、規劃部、營運部、風險小組、供應商這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，就讓「是否屬單一失效點或高影響？」的負責人與提出方分開。
設定各個關卡
把關鍵供應商評級連繫到真實的庫存可用天數與復原時間。訂明「緩解措施是否符合所需復原時限？」要有甚麼證據才足夠，以及誰有權批准例外。
連接下游紀錄
把「記錄負責人、計劃及測試日期」連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案，並按你們的文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
採購風險管理流程範本包含甚麼？
涵蓋「找出關鍵物料與依賴關係」、「評估財務、地域及產能風險」、「測試替代來源或代用方案」和「記錄負責人、計劃及測試日期」，並有兩個附標籤的判斷與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請把關鍵供應商評級連繫到真實的庫存可用天數與復原時間。在機構內使用這張圖之前，先修改關卡標籤、泳道與返回路徑。
應該保留哪些證據？
保留「是否屬單一失效點或高影響？」的輸入資料、「緩解措施是否符合所需復原時限？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「記錄負責人、計劃及測試日期」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程會交接給物料短缺流程。
後續流程
- 物料短缺流程 — 可編輯的物料短缺泳道流程，由「對照生產計劃識別短缺」經「盤點後確認短缺？」，直至有紀錄的結果，附有指定角色、例外路徑及證據。