會議記錄心智圖：議程同跟進事項免費範本
會議記錄心智圖範本：議程項目、決定、未解問題、跟進事項、負責人同後續題目，放喺同一畫布，會中即時填寫，會後分享。
會議記錄心智圖隨討論分支捕捉內容，再將重點整理成決定、問題同行動，令會議室入面講好嘅嘢唔會埋沒喺逐字稿入面。
會議記錄心智圖：議程同跟進事項免費範本
The interactive MindMap canvas for this explanation — every lane, row and arrow above is a real QueryChart diagram you can open and edit.
點樣閱讀呢張心智圖
- 會議前，閱讀 「目的與出席者」 同 「議程」。會議期間，將筆記記喺正在討論嘅議程題目之下；會後，閱讀 「決定」、「未解問題」 同 「跟進事項」，睇邊啲已解決，以及邊個要做乜。
- 虛線箭咀連接討論同其結果，例如 「題目二」 入面引致 「已作出嘅決定」 嘅要點，以及未解決事項同其負責人。跟住箭咀睇，就唔使重讀成頁筆記。
目的與出席者
「目的與出席者」 設定框架。喺 「會議目標」 下面用一句寫低開會原因，喺 「出席者」 下面寫低邊個出席。
如果會議開始前都未能填好 「會議目標」，就要考慮會議是否必要。有明確目的，亦令你可以打斷離題。
議程
「議程」 列出會討論嘅內容。每個題目作為一個意念，由 「題目一」 開始，並喺其下加上你需要小組提供嘅嘢：決定、意見，或者只係資訊。
討論期間嘅筆記放喺所屬題目之下，例如 「討論筆記」 下面。要等到變成決定或行動，先搬去相應分支。
決定
「決定」 記錄已達成共識嘅事項，用缺席者都睇得明嘅句子。「已作出嘅決定」 係決定本身，「理由」 係作出決定嘅簡短理由，「記錄異議」 係有異議、需要保持知會嘅人。
冇理由嘅決定會喺下次會議被重新打開。趁小組仲記得嘅時候記低理由。
未解問題
「未解問題」 放小組答唔到嘅問題。每項喺 「邊個去查」 下面加上邊個去查，喺 「答案限期」 下面加上幾時需要答案。
唔好令 「被卡住嘅工作」 變成垃圾桶。冇人負責嘅問題，等於一個未作出嘅決定，遲早浪費你嘅時間。
跟進事項
「跟進事項」 係會後大家會讀嘅分支，所以要精確。每個意念係一項任務：「任務描述」 以動詞開頭描述，而 「完成準則」 係完成嘅可見證明。
任何一個星期內完成唔到嘅嘢，都應該拆成較細嘅行動。如果 「倚賴事項」 不斷增長，就搬去項目計劃。
負責人與日期
「負責人與日期」 將任務變成承諾。每個行動都需要喺 「單一負責人」 下面有一個名，喺 「到期日」 下面有一個日期；兩個負責人通常等於冇人負責。
用 「跟進方式」 講明你會點樣跟進，例如喺共用頻道發訊息，或者喺下次會議開始時安排一段時間。
後續題目
「後續題目」 係擱置區，放啲好意念但會打亂議程。加入 「下次議程」 留俾下次會議，以及 「會後私下討論」 放更適合兩個人私下處理嘅事項。
編排下次議程時檢視呢條分支。兩次被搬到呢度嘅題目，需要獨立開會。
各分支點樣連繫
各分支構成一條流水線。「議程」 入面嘅議程題目，最後變成 「決定」 嘅決定、「未解問題」 嘅問題或 「跟進事項」 嘅行動。如果某個題目一樣都冇產生，就要問點解佢會喺議程上。
「負責人與日期」 應該涵蓋 「跟進事項」 同 「未解問題」 入面每一項。冇人負責嘅項目，最有可能喺下次會議被遺漏。
心智圖到邊度為止，其他圖表由邊度接手
心智圖用嚟捕捉同整理討論。當會議決定一個經常性流程應該點運作，就畫成流程圖；當會議敲定跨團隊嘅分工，就用泳道圖。
如果行動構成帶倚賴關係嘅時間表，就建立甘特圖。對於常設小組，組織架構圖可以顯示邊個以咩角色出席。
Key relationships and takeaways
- 第一條分支入面嘅目標，決定邊啲議程題目可以討論。
- 每個議程題目都應該以決定、未解問題或行動作結。
- 未解問題同行動一樣，需要負責人同日期。
- 連同決定一齊記錄嘅異議，可以防止之後突然被翻舊帳。
- 擱置嘅題目會成為下次會議嘅議程草稿。
When to use this visual
- 喺對話喺題目之間轉換嘅每週團隊會議即時做筆記。
- 列出議程同你需要嘅決定，準備持份者通話。
- 根據決定同行動而非會議紀錄，向缺席者分享清晰摘要。
運作方式
預備框架
為 「團隊會議」 改名，喺 「會議目標」 下面寫低目標，並喺 「議程」 下面每個題目加一個意念。事前同出席者分享張圖。
會議期間記錄
將要點加喺正在討論嘅題目之下。有共識就加入 「決定」；未有就加入 「未解問題」。
以負責人結束
大家離開之前，大聲讀出 「跟進事項」，並喺 「負責人與日期」 下面為每項確認一個名同一個日期。將剩低嘅放入 「後續題目」。
常見問題
點解會議記錄用心智圖而唔用文件？
對話好少按議程次序進行。就算小組稍後返回某個題目，心智圖都可以令你將意見加喺正確題目，並一眼睇到邊啲題目產生咗決定。正式會議紀錄仍然可以用文件，由呢張圖整理而成。
一次會議應該產生幾多個跟進事項？
冇固定數目，但如果一次會議產生多過幾項真正行動，往往代表議程太闊。每個行動要細到下次會議前完成得到，並標記少數不可延誤嘅項目。
擱置區分支應該放啲乜？
有道理但同今次會議無關嘅要點：相關意念、兩個人之間嘅爭論，或者需要準備嘅題目。記低項目同提出者以免忘記，並喺編排下次議程時帶返出嚟。
會議後可以分享記錄嗎？
可以。同出席者分享圖表，或者用唯讀連結同更多人分享。大家可以直接就決定或行動留言，而版本記錄會顯示會議結束後有咩改動。
使用呢張會議記錄心智圖
將範本開成你自己嘅畫布，寫低會議名稱，喺大家到齊之前開始填寫議程。